Письменное пояснение в налоговую по НДФЛ (образец)

Налоговики не могут проводить камеральные проверки в отношении представленных налоговым агентом Справок 2-НДФЛ, т.к. эти справки не являются налоговой декларацией или расчетом (ст. 80, п. 1 ст. 88 НК РФ). Однако это не означает, что инспекторы вообще не изучают полученные Справки. Более того, если они выявят в них какие-либо неточности, то попросят налогового агента представить письменные пояснения по НДФЛ (ст. 31 НК РФ). И лучше такие просьбы не игнорировать. Иначе должностных лиц организации или ИП могут оштрафовать на сумму от 2000 руб. до 4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).

Причины, по которым ИФНС запрашивает пояснения

На самом деле поводов для запроса у налогового агента пояснений по НДФЛ немало. Например, агента могут попросить объяснить, почему отличаются суммы исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ с доходов конкретного работника или почему неправильно применены вычеты. Или, к примеру, инспекторы могут поинтересоваться причинами снижения суммы НДФЛ, уплаченной в текущем году, по сравнению с перечисленной в прошлом году, если такое снижение превышает 10% (Письмо ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12722).

Как написать пояснение в налоговую по НДФЛ

Письменные пояснения по НДФЛ оформляются в произвольной форме. Главное – дать аргументированный ответ. Срок для представления пояснений по НДФЛ Налоговым кодексом не установлен, но затягивать с ответом не стоит. Можно ориентироваться на срок, отведенный для дачи пояснений при камеральной проверке декларации, – 5 рабочих дней с момента получения соответствующего требования (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Образец возможных пояснений приведен ниже.

ИФНС России по г. Дмитрову МО
141800, МО, г. Дмитров, ул. Пушкинская, д.73
от ООО «Снежинка»
ИНН 5007123456/КПП 500701001
ОГРН 1125007509780
141800, МО, г. Дмитров, ул. Советская, д.3
Контактное лицо: Гл. бухгалтер Снегурочкина Е.П.
Контактный телефон: (496) 223-19-07

Пояснения

В ответ на ваше требование о представление пояснений (исх. № 13-15/12684 от 20.04.2015 г.) относительно расхождений в сумме удержанного и перечисленного НДФЛ сообщаем, что в представленной Справке по форме 2-НДФЛ на Морозова Е.М. содержится техническая ошибка. Удержанный с доходов Морозова Е.М. НДФЛ перечислен в бюджет своевременно и в полном объеме. 22 апреля в ИФНС представлена уточненная Справка по форме 2-НДФЛ (копия прилагается).

Генеральный директор                                                                  В.С. Сугробов

С 2016 года одними пояснениями не обойтись

С 01.01.2016 г. для налоговых агентов вводится новая форма отчетности – 6 НДФЛ. Инспекторы будут проводить камеральные проверки данных Расчетов. Соответственно, с налоговых агентов будут требовать не только представления пояснений, но и представления документов (ст. 93 НК РФ). Например, могут запросить документ, из которого будут видны установленные дни выплаты зарплаты. И уже на основании этой информации будут проверять своевременность перечисления «агентского» НДФЛ в бюджет.

С 2016 года за отчетность по НДФЛ с ошибками будут штрафовать

Если налоговики обнаружат, что представленные Справки 2-НДФЛ или Расчеты 6-НДФЛ содержат недостоверные сведения, то налоговому агенту грозит штраф за каждую справку/расчет с ошибками (ст. 126.1 НК РФ, в ред., действующ. с 01.01.2016).