Кассовый чек в Word

По общему правилу все компании и предприниматели при расчетах наличными денежными средствами или электронными средствами платежа в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ (п. 1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Однако на практике бывают ситуации, когда онлайн-касса может выйти из строя (например, в результате поломки ККТ или из-за массового технического сбоя). Возможно ли в этом случае самостоятельно сделать кассовый чек на компьютере, или стоит прекратить работу до момента устранения неисправности кассового аппарата, расскажем в нашей консультации.

Как сделать (напечатать) кассовый чек на компьютере

Минфином был утвержден шаблон (образец) кассового чека в формате Word. Кассовый чек в Word (форма по ОКУД N 0700003) применялся в случае отключения электроэнергии и невозможности применения ККМ (Письмо Минфина РФ от 12.03.1999 N 16-00-24-32).

Но, начиная со вступления в силу Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, компании и предприниматели при ведении расчетов больше не вправе использовать чек по форме N 0700003 вместо чека ККТ (Письмо ФНС РФ от 09.03.2006 N ШТ-6-06/245@, Письмо Минфина России от 13.02.2006 N 03-01-15/1-32).

Также неправомерным будет печать документа строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, на компьютере и принтере без обращения в типографию (ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Данная позиция содержится и в Письме Минфина от 25.11.2010 N 03-01-15/8-250.

В случае ведения расчетов без применения кассового аппарата в результате его выхода из строя, необходимо будет после возобновления работы кассовой техники сформировать кассовый чек коррекции (п. 4 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Шрифт кассового чека должен быть четким и легко читаемым в течение не менее 6-ти месяцев со дня печати чека (п. 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Кассовый чек должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные действующим законодательством РФ (п. 1, п. 5 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, табл.3, табл.19 приложения 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@).

Корректировочный кассовый чек: онлайн-печать

Чтобы избежать административного наказания за неприменение ККТ в случае неисправности онлайн-кассы из-за поломки рекомендуется иметь в наличии подменную онлайн-кассу. Если расчеты все-таки велись без использования ККТ, то после восстановления работы онлайн-кассы необходимо будет сформировать кассовые чеки коррекции по каждой проведенной операции. Также нужно будет в письменной форме сообщить в ИФНС о допущенном нарушении и о произведенной корректировке расчетов с указанием реквизитов чеков коррекции. В противном случае компании или предпринимателю грозит привлечение к административной ответственности, предусмотренной ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@, Примечание ст. 14.5 КоАП РФ).

В случае неисправности онлайн-кассы в результате массового сбоя ФНС России разрешает вести расчеты без применения ККТ до возобновления работы кассового аппарата без угрозы наложения штрафных санкций. После восстановления работы кассового аппарата нужно будет сформировать кассовый чек коррекции на общую сумму неучтенной выручки (Письмо ФНС России от 20.12.2017 N ЕД-4-20/25867).

Подробнее о порядке оформления чеков коррекции читайте здесь.