Расчет командировочных в 2020 году с примерами
Если организация направляет работника в командировку, то она должна выплатить ему полагающиеся командировочные расходы, в состав которых входят (ст. 168 ТК РФ):
- суточные за каждый день командировки;
- стоимость проезда до места командировки и обратно, а также стоимость проезда в месте командировки;
- стоимость проживания в месте командировки;
- другие расходы, согласованные с работодателем.
Про расчет и выплату среднего заработка за время командировки вы можете прочитать здесь.
Рассмотрим расчет командировочных расходов на примере.
---
Вам может пригодиться образец приказа о направлении работника в командировку.
---
Суточные
Организация самостоятельно устанавливает в своих внутренних документах нормы и правила возмещения командировочных расходов. В частности, размер суточных для целей возмещения работнику законодательно не ограничен. Есть только нормативы суточных, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами. То есть организация может установить, что работнику за каждый день командировки по России выплачиваются суточные, например в размере 1000 руб. При этом из них 700 руб. не будут облагаться НДФЛ и взносами, а 300 руб. будут (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Суточные выплачиваются за каждый день командировки (в том числе выходные), включая день отъезда и день приезда (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749).
Для целей налогообложения прибыли и для целей исчисления взносов на травматизм нормативов для суточных нет. То есть в расходах можно учесть всю сумму суточных, выплаченных работнику на основании ЛНА организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Расходы на проезд и проживание
Работодатель должен возместить всю потраченную работником сумму на проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). В то же время именно работодатель определяет, каким видом транспорта и какого класса работник должен добираться до места командировки и обратно, в гостинице какой категории он может проживать. Правила возмещения командировочных расходов могут различаться для разных категорий работников. К примеру, может быть установлено, что работники на руководящих должностях могут приобретать авиабилеты бизнес-класса, а все остальные работники могут летать только эконом-классом.
НДС по расходам на проезд можно принимать к вычету без счета-фактуры, если налог отдельно выделен в билете (Письмо Минфина от 07.09.2018 N 03-07-11/63996).
Расчет командировочных расходов в 2020 году на примере
Организация направила работника в служебную командировку в другой город с 9 по 14 сентября 2020 года. Предварительно работнику был перечислен на банковскую карту аванс в размере 30 000 руб.
Работник самостоятельно приобрел билеты на поезд (12 000 руб., включая НДС), оплатил гостиницу (10 000 руб., НДС не облагается). В командировке работник ездил на такси по согласованию с руководителем. Расходы на такси составили 2 500 руб. (без НДС).
В ЛНА организации предусмотрено, что за каждый день командировки по России работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб.
Оставшуюся неизрасходованной сумму 1 300 руб. работник сдал в кассу организации после утверждения авансового отчета руководителем.
Командировка была необходима для управленческих нужд, поэтому расходы на нее учитываются на счете 26.
Приведем проводки по учету командировочных расходов в 2020 году.
| Содержание операции | Дебет счета | Кредит счета | Сумма |
|---|---|---|---|
На дату выдачи работнику аванса на командировку | |||
Выдан аванс работнику | 71 | 51 | 30 000 |
На дату утверждения авансового отчета | |||
Учтены расходы на проезд | 26 | 71 | 10 000 |
Учтен НДС по расходам на проезд | 19 | 71 | 2 000 |
Принят к вычету НДС по расходам на проезд | 68 | 19 | 2 000 |
Учтены расходы на проживание | 26 | 71 | 10 000 |
Учтены расходы на такси | 26 | 71 | 2 500 |
Учтены суточные за 6 дней командировки | 26 | 71 | 4 200 |
На дату сдачи работником денег в кассу организации | |||
Оприходован в кассу неизрасходованный командировочный аванс | 50 | 71 | 1 300 |
В налоговом учете организация учла в расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
- расходы на проезд – 10 000 руб.;
- расходы на проживание – 10 000 руб.;
- расходы на такси – 2 500 руб.;
- суточные – 4 200 руб.
Вся сумма суточных не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
