УПД (универсальный передаточный документ): когда можно применять

В 2013 году ФНС России ввела в гражданский оборот новую форму первичного документа – УПД (универсальный передаточный документ). Когда можно применять УПД? Для чего нужна эта форма? Кто может ее использовать и что для этого сделать? Расскажем в этой статье.

Назначение УПД

21.10.2013 налоговики написали Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, которым была доведена форма нового учетного документа, а также даны разъяснения по поводу того, для чего она вводится, как ее применять и заполнять.

Налоговики акцентировали, что новая форма является рекомендуемой. Ее основная цель — упростить оформление хозяйственных операций, когда вместо нескольких документов, используемых для оформления и содержащих дублирующие реквизиты, можно составить один универсальный. Форма УПД объединяет в себе реквизиты счета-фактуры и документа, оформляющего передачу материальных ценностей (ТОРГ-12, ОС-1, ТТН, М-15).

Кто применяет УПД?

Данную форму могут применять любые компании и предприниматели. Делать это они могут независимо от режима налогообложения. То есть компании и ИП на специальных налоговых режимах также могут ее использовать. Ею могут пользоваться и налогоплательщики, освобожденные от уплаты НДС. В этих случаях они используют УПД в качестве первичного документа.

УПД могут использоваться:

• при поставках, подрядных работах, оказании услуг;
• по сделкам по передаче имущественных прав;
• при осуществлении посреднических операций и т.д.

Отдельные виды сделок и лиц, участвующих в их совершении, приведены во втором приложении к указанному выше письму ФНС.

При этом УПД является рекомендуемой формой. Налогоплательщики сами решают, использовать ли ее для оформления хозяйственных операций, отражая это решение в учетной политике. Причем ничто не мешает принять решение об использовании этих форм, например, по одним видам сделок или операций, с применением обычных счетов-фактур – по другим. Когда можно применять универсальный передаточный документ, следует указать в учетной политике. Например, компания может перейти на работу с УПД по договорам подряда, а по иным видам договоров продолжать использовать счета-фактуры и стандартные первичные документы. Впрочем по разъяснениям ФНС допускается смешанное применение УПД в рамках одного и того же договора. Например, когда при периодических поставках на одну партию оформлен УПД, а на другую — товарная накладная. Такой вывод обоснован в Письме от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963.

Виды УПД

УПД может использоваться в 2-х вариантах:

• либо одновременно как счет-фактура и передаточный документ;
• либо только как документ, подтверждающий передачу материальных ценностей.

В первом случае в УПД указывается статус документа 1, во втором – 2. В зависимости от варианта использования предусмотрены разные правила заполнения этих документов.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Только в этом случае такой документ можно будет применять для получения вычетов по НДС и учета затрат по налогу на прибыль.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции. Счет-фактура при этом оформляется при необходимости отдельно.

Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете от 06.12.2011 N 402-ФЗ.