Кадровый аудит 4

Кадровая документация предприятия должна соответствовать трудовому законодательству. В деятельности предприятия возникают случаи, когда проведение проверки отдела кадров необходима. Оценка функционирующей на предприятии (организации) системы по управлению персоналом и ее организационной структуры представляет собой кадровый аудит.

Ситуации, когда проверка необходима

Существуют следующие ситуации в деятельности предприятия, когда возникает необходимость проведения кадрового аудита:

• была осуществлена смена кадрового сотрудника, в обязанности которого входит осуществление документооборота по кадрам;
• если в законодательно-правовое регулирование кадровой деятельности были внесены изменения;
• была осуществлена смена руководства предприятия;
• перед проведением внешних проверок.

Цель проведения проверки

В результате проведения кадрового аудита проверяются и анализируются документы, связанные с кадровой деятельностью. При смене кадрового сотрудника целью проведения проверки и оценки существующей системы управления персоналом являются обнаружение и ликвидация ошибок в деятельности, что значительно облегчает вступление в должность нового работника отдела кадров.

Целью проведения кадрового аудита при внесении изменений в федеральные законы, кодексы и другие правовое акты, регулирующие деятельность по управлению персоналом, является приведение существующей кадровой документации в соответствие с актуальным законодательством. При наличии изменений и противоречий с актуальным законодательством кадровых документов необходимо своевременно вносить требуемые изменения и дополнения.

Способы проведения проверки кадровой документации

Проведение проверки кадрового документооборота на предприятии возможно двумя способами:

• своими силами;
• с привлечением сторонних специалистов.

Сторонние компании, специализирующиеся на проведении кадрового аудита, проводят кадровый аудит, по результатам проверки оформляется отчет, содержащий указания на недочеты и ошибки, рекомендации по устранению выявленных ошибок.

Проведение аудита системы кадрового документооборота своими силами

Проверку состояния дел в системе управления персоналом можно осуществить собственными силами предприятия.

Для этого на предприятии издается приказ о начале осуществления данной проверки с указанием ее сроков и перечня лиц, осуществляющих данную проверку.

После того, как выйдет приказ с указанием сроков проведения кадрового аудита, определяются этапы его проведения.

В таблице 1 представлены основные этапы проведения кадрового аудита собственными силами.

Таблица 1

В результате осуществления первого этапа кадрового аудита проверяется фактическое наличие обязательных кадровых документов, составляются рекомендации по их разработке при их отсутствии.

На втором этапе осуществления процедуры кадрового аудита своими силами проводится экспертиза документов на их соответствие требованиям трудового законодательства.

На последнем (третьем) этапе составляется отчет о результатах проведенного кадрового аудита. Сведения, отражаемые в отчете по результатам проведения кадрового аудита, должны содержать результаты проверки обязательных кадровых документов в целом по предприятию и по отдельным сотрудникам.

Обязательные кадровые документы

Кадровые документы, которые обязательно должны быть в наличии на предприятии, подразделяются на две группы. К первой группе относятся кадровые документы, наличие которых обязательно на любом предприятии. Они должны быть на любом предприятии вне зависимости от того, какова организационно-правовая форма данного предприятия и какой вид деятельности оно осуществляет.

К кадровым документам данной группы относятся такие, необходимость оформления которых обязательна и прописана в трудовом законодательстве.

Ко второй группе относятся такие кадровые документы, наличие которых становится обязательным при определенных условиях, например, если на них дана ссылка в трудовом договоре.