Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год

Систематизация документооборота является не столько обязанностью организаций (утверждение номенклатуры дел обязательно только для государственных организаций), сколько необходимостью, так как большое количество документов предполагает проблемы с их поиском, сохранностью и отслеживанием сроков хранения. Все эти проблемы призвана решать номенклатура дел отдела кадров на 2017 год.

Что такое номенклатура дел

Госорганизации при систематизации документооборота обязаны руководствоваться Правилами, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Однако частные организации также используют данные Правила при утверждении собственной номенклатуры дел.

Данному вопросу посвящен подраздел 3.4 Правил. Согласно приведенному в Правилах определению номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, по утвержденной форме, в котором указываются сроки хранения дел.

Правила различают три вида номенклатур:

типовая – утверждается для однотипных организаций нормативным документом;
примерная – носит рекомендательный характер;
индивидуальная – составляется организацией на основании типовой и примерной номенклатур.

Внутри организации также устанавливаются два вида номенклатур:

номенклатуры подразделений (для каждого своя);
сводная – составляется на основании номенклатур всех подразделений.

Содержание номенклатуры дел

Номенклатура составляется с учетом видов документов, используемых в делопроизводстве, и утверждается на каждый год в последнем квартале предыдущего года. Так, номенклатура дел отдела кадров на 2017 год может включать:

приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе и т.д.);
договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и т.д.);
личные карточки работников;
документы по учету, например отработанного времени;
трудовые книжки;
графики отпусков и др.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, в которой заполняются следующие столбцы:

индекс дела, состоящий из кода структурного подразделения организации и номера заголовка дела (например, отделу кадров присвоен код 01, тогда индекс дела будет выглядеть как «01-ХХ»);
заголовок – означает определенную группу документов, например трудовые книжки, должностные инструкции;
количество дел – заполняется в конце года;
срок хранения дел с указанием нормативного документа и его структурной единицы, устанавливающей такой срок;
примечание – приводится информация о движении дел в организации (заведении, передаче, уничтожении и т.д.).

По окончании года оформляется итоговая запись к номенклатуре, в которой отражаются сведения о количестве дел с учетом сроков их хранения – постоянного хранения и временного. Данные сведения сообщаются в архивное учреждение.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Так как кадровый отдел является подразделением организации, его номенклатура ведется отдельно, а затем входит в состав сводной номенклатуры дел по всей организации в целом.

В конце года кадровый работник формирует номенклатуру и согласовывает ее с руководителем отдела кадров и сотрудником, на которого возложено ведение архива. Уполномоченные лица проставляют на номенклатуре утверждающие подписи. Также может быть издан приказ руководителя об утверждении номенклатуры.

После согласования и утверждения номенклатур иных подразделений кадровая номенклатура дел включается в сводную. В госорганизациях последняя согласуется на уровне ведомств, а также с экспертными комиссиями.