Электронная подпись: использование в 2021 г. и новшества 2022 г.

Электронная подпись – это цифровой аналог собственноручной подписи. С помощью ЭП можно подписывать электронные документы (ЭД). При этом Закон об электронной подписи дает такое определение электронной подписи – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемая информация) и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Как понять, что документ подписан электронной подписью? На документе электронная подпись выглядит как набор символов. Иногда это штамп с подписью и печатью (например, именно так выглядит электронная подпись на выписке из ЕГРЮЛ). А иногда электронная подпись в принципе не видна на документе.

В определенных случаях электронная подпись записывается на материальный носитель – USB-флешку.

Виды электронной подписи

Закон об электронной подписи выделяет следующие виды ЭП (ст. 5 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

 

1. Простая электронная подпись. Это ЭП, которая посредством использования кодов, паролей и иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Это наименее защищенный вид подписи. Например, простая ЭП – это код, который отправляется в смс-сообщении. Простая ЭП приравнивается к собственноручной, если это прямо предусмотреть в соглашении между лицами, которые собираются обмениваться ЭД (ч. 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Кстати, если говорить о получении простой электронной подписи для физлиц, то это совсем легко и быстро. На определенных сайтах вам предложат заполнить регистрационную форму, а затем ввести код, отправленный в смс-сообщении по указанному вами телефонному номеру. Вы получите у оператора логин и пароль, которые и будут являться простой электронной подписью для входа в соответствующий сервис.

Простая ЭП часто используется гражданами в банковской сфере для подтверждения банковских операций. А организации используют простую ЭП во внутреннем документообороте, например, когда идентификация работника производится с помощью корпоративной электронной почты.

 

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП, позволяет определить лицо, подписавшее документ, позволяет обнаружить факт внесения изменений в ЭД после момента его подписания, создается с использованием средств ЭП. НЭП приравнивается к собственноручной подписи, только если предусмотреть это соглашением или нормативным правовым актом. НЭП выдается любым удостоверяющим центром. НЭП используется во внутреннем документообороте организаций, а также во взаимоотношениях с контрагентами по договоренности.

 

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Дополнительно к признакам, перечисленным для НЭП, ключ проверки КЭП указан в квалифицированном сертификате, а для создания и проверки КЭП используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям Закона об электронной подписи. КЭП автоматически приравнивается к собственноручной подписи.

КЭП используется для сдачи отчетности в электронном виде в ИФНС, ПФР, ФСС и другие госорганы, для подачи документов в суд, для получения госуслуг, для документооборота с контрагентами.

Ключ электронной подписи

Ключ электронной подписи – это уникальная последовательность символов, с помощью которой создается ЭП (п. 5 ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Доступ к ключу есть только у владельца ЭП. Одновременно с ключом электронной подписи выдается ключ проверки электронной подписи. Он нужен для того, чтобы получатель документа мог проверить подлинность ЭП (п. 6 ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Этот ключ является открытым – к нему есть доступ у получателей ЭД, подписанных ЭП.

Сертификат ключа электронной подписи

Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – это документ, который создается для усиленной квалифицированной подписи и подтверждает, что ключ принадлежит владельцу (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Сертификат выдается аккредитованным удостоверяющим центром или Минцифры в электронном виде или на бумаге. Кстати, для НЭП тоже может создаваться сертификат.

Электронная подпись действует только в течение срока действия сертификата, а срок действия устанавливает удостоверяющий центр.

Отметим, что иногда сертификат еще называют открытый ключ, поскольку это набор данных, входящий в состав сертификата ключа проверки электронной подписи, указывающий на принадлежность определенному закрытому ключу и подтверждающий его владельца.

Каждый гражданин может посмотреть через портал госуслуг информацию о сертификатах, выданных на его имя.

Аккредитованные удостоверяющие центры

Удостоверяющий центр – это организация, которая выдает и обслуживает усиленные электронные подписи. В качестве удостоверяющего центра может выступать как коммерческая организация, так и госорган или орган местного самоуправления (п. 7 ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Актуальный список аккредитованных удостоверяющих центров можно посмотреть на сайте Минцифры.

Вместе с тем, важно проверить, чтобы центр был аккредитован после 1 июля 2020 г. (п. 2 Письма Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604). Информация о дате аккредитации тоже содержится на сайте Минцифры.

Обратите внимание, к аккредитованным удостоверяющим центрам относятся УЦ ФНС России, Казначейства России, Банка России (ч. 1 ст. 15 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Далее поговорим о получении усиленной электронной подписи.

Как получить электронную подпись с 1 января 2022 г. бесплатно

По общему правилу с 1 января 2022 г. организации и предприниматели смогут применять лишь квалифицированную электронную подпись (КЭП), квалификационный сертификат которой выдает удостоверяющий центр ФНС. Кстати, УЦ ФНС уже начал выдавать электронные подписи с 1 июля 2021 г. (Информация ФНС от 15.07.2021).

Квалификационные сертификаты для юридических лиц и предпринимателей выдаются бесплатно. Владельцем сертификата ключа проверки ЭП юрлица будут указывать организацию и лицо, которое действует от ее имени без доверенности (руководителя).

Квалификационные сертификаты будут выдаваться территориальными налоговыми органами по предварительной записи. Услуга оказывается независимо от места регистрации заявителя в любой точке выдачи УЦ ФНС или в точках выдачи доверенных лиц УЦ ФНС. Список доверенных лиц УЦ ФНС можно посмотреть здесь.

Заявитель должен лично представить в налоговую инспекцию заявление на выпуск КЭП, паспорт, СНИЛС и пройти процедуру идентификации.

Квалификационный сертификат записывается на флешку формата USB Тип-A, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ. Купить такую флешку можно у дистрибьютеров производителей или в специализированных интернет-магазинах. Кстати, на один ключевой носитель можно записать до 32 экземпляров КЭП и сертификатов к ним, выданных как коммерческими, так и государственными УЦ (Информация ФНС от 15.07.2021).

Для подготовки заявления на выдачу квалифицированного сертификата и приобретения ключевых носителей можно обратиться к оператору электронного документооборота.

Кроме того, с 1 июля 2021 г. физлица, имеющие право действовать от имени организации без доверенности (то есть руководители) и индивидуальные предприниматели могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица» на сайте ФНС.

Что будет с электронными подписями, выданными в 2021 г.

Если сертификат ЭП был создан УЦ, получившим аккредитацию после 1 июля 2020 г., то полученная в 2021 г. подпись будет действовать и в 2022 г. до конца срока своего действия. Причем это касается всех владельцев квалифицированных сертификатов ключа проверка ЭП – как физлиц, действующих от имени юрлица на основании учредительных документов или доверенности, так и физлиц, действующих от имени юрлица без доверенности. Аналогично будут «работать» квалифицированные электронные подписи для ИП (неважно, кто является владельцем квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП – сам ИП или физлицо, уполномоченное действовать от имени ИП по доверенности) (Письмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604).

А вот уже по окончании срока действия сертификата электронную подпись юрлица или ИП придется получать именно в УЦ ФНС.

Если же УЦ не прошел аккредитацию, то сертификат ЭП будет действителен только до 01.01.2022 (Письмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604).

Как сделать электронную подпись в 2021 г.

В 2021 г. обратиться за электронной подписью организациям и предпринимателям лучше сразу в любую точку УЦ ФНС (на территории России их более 1000). Процедура получения КЭП такая же, какой она будет в 2022 г. Сама электронная цифровая подпись выдается бесплатно. Но для ее записи нужно приобрести носитель (флешку), на котором будет сгенерирована подпись, то есть закрытый ключ. А уже затем выпускается сертификат ЭП.

Для получения ЭП УЦ придется посетить всего один раз. Причем можно заранее заполнить заявление онлайн и тогда ЭП оформят еще быстрее. А для перевыпуска сертификата вообще не придется обращаться в УЦ – сертификат можно обновить удаленно через специальные сервисы. То есть в 2022 г. электронную подпись можно будет продлить онлайн.

Обратите внимание – электронную подпись юрлица может получить только лично лицо, действующее без доверенности от имени организации. Предприниматель также может получить ЭП только лично. Получить ЭП по доверенности нельзя.

Если же организация или ИП решат получить КЭП в 2021 г. в коммерческом удостоверяющем центре, то порядок будет такой. Нужно выбрать удостоверяющий центр из списка, размещенного на сайте Минцифры – см. выше. Затем подготовить заявление и требуемые документы (форма заявления и перечень документов будут приведены на сайте УЦ). Далее оплачиваете услуги УД. По итогам вам выдадут ключ электронной подписи, ключ проверки электронной подписи, сертификат ключа проверки ЭП.

Срок действия ЭП, выданных УЦ ФНС

Срок действия электронной подписи, выданной УЦ ФНС, составляет 15 месяцев.

Личная электронная подпись для физических лиц

С 2022 г. обычные работники организации не смогут являться владельцами сертификата ЭП юрлица. Они смогут подписывать документы личными электронными подписями лица по доверенности от организации. А личные ЭП можно будет получать в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах (Информация ФНС от 15.07.2021).

Электронная подпись на сайте ФНС

Как мы уже сказали выше, с 2022 г. именно УЦ ФНС выдает организациям и предпринимателям усиленные квалифицированные электронные подписи. КЭП можно использовать, в частности, для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности через сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме» на сайте www.nalog.gov.ru.

И в принципе для работы со всеми интерактивными сервисами на официальном сайте ФНС www.nalog.gov.ru необходима усиленная квалифицированная электронная подпись, за исключением сервиса «Личный кабинет налогоплательщика для физического лица».

Для работы с ЛК ФЛ физлицо может использовать как усиленную квалифицированную электронную подпись, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную УЦ ФНС России.

Использование усиленной электронной подписи

Для работы с электронной подписью нужно будет установить криптопровайдер, драйверы для корректной работы носителей ключей электронной подписи, специализированное программное обеспечение, а также специализированные плагины.

Криптопровайдер – это специальное программное обеспечение, позволяющее создавать подпись, проверять ее, шифровать и расшифровывать информацию.

Как мы уже сказали, КЭП юрлица или предпринимателя записывается на материальный носитель. Скопировать квалифицированный сертификат, выданный УЦ ФНС, на другой носитель невозможно, поскольку такие сертификаты являются неэкспортируемыми.

Теоретически можно будет работать с КЭП и на мобильных устройствах, если будет установлен сертифицированный криптопровайдер с возможностью подключения носителя ключа.

Кстати, в случае потери носителя с ключами электронной подписи нужно обратиться в УЦ, выдавший сертификат, с заявлением на отзыв этого сертификата. Это надо сделать незамедлительно, чтобы нашедшие флешку с КЭП не успели ею воспользоваться.

Отметим, что порядок использования электронных подписей во внутреннем документообороте организации, как правило, регулируется локальным нормативным актом. Организация сама решает, когда и какую электронную подпись использовать, например, для отдельных документов может применяться даже простая ЭП, выданная работникам.

Как подписать электронной подписью

Процесс подписи документа электронной подписью устанавливается оператором. Кто-то просит дополнительно вводить пароль к сертификату электронной подписи, кто-то использует иные дополнительные средства защиты, кто-то допускает подпись документа электронной подписью просто при воткнутом в устройство ключевом носителе.

Отметим, что КЭП позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Поэтому при внесении изменений в документ, подписанный электронной подписью, документ необходимо подписать заново электронной подписью.

Госуслуги: какая электронная подпись подходит

Для работы на порталах mos.ru, gosuslugi.ru подходит усиленная квалифицированная электронная подпись. Получить ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Как проверить электронную подпись

Проверка электронной подписи и проверка подлинности документа, подписанного этой ЭП, проводится с помощью специальных программ и сервисов. Кроме того, на портале госуслуг есть возможность проверить действительность электронной подписи, созданной для конкретного документа.

Электронная подпись для юридических лиц: как учесть расходы

В бухучете любые расходы на приобретение ЭП (без учета входного НДС) включаются в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Причем, учитывая, что сумма расходов, как правило, невелика, всю сумму можно признать единовременно, не растягивая на период действия сертификата. Покажите затраты на получение электронной подписи на счете 26 или 44. Кстати, стоимость ключевого носителя (флешки) можно не прогонять через счет 10, а сразу списать в дебет счета 26 или 44 (п. 2 ФСБУ 5/2019 «Запасы»).

Организации и ИП, применяющие общий режим налогообложения и являющиеся плательщиками НДС, принимают входной НДС по расходам на ЭП к вычету при наличии счета-фактуры.

Для целей налогообложения прибыли стоимость услуг удостоверяющего центра по созданию ключа ЭП, ключа проверки ЭП, сертификата и материального носителя ключа ЭП без учета НДС, можно учесть в составе прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).