Что такое апостиль и кто его проставляет

В России вопрос проставления апостиля регулируется Законом от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (далее – Закон об апостиле). В консультации рассмотрим, что такое апостиль, на каких документах он обязателен, как проставить апостиль.

Гаагская Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных документов

В 1961 году в г. Гааге была заключена «Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов» (далее – Конвенция). Конвенция предусматривает, что каждое из договаривающихся государств освобождает от легализации документы, на которые распространяется Конвенция и которые должны быть представлены на его территории.

Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен. То есть процесс оформления иностранных официальных документов упростился.

Эта Конвенция вступила в силу для России в 1992 году.

Официальными документами, на которых может быть проставлен апостиль, согласно Конвенции являются:

документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
административные документы;
нотариальные акты;
официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Что такое апостиль

Апостиль – штамп, соответствующий требованиям Конвенции и Закона об апостиле. Он проставляется компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ (ст. 2 Закона от апостиле). Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Прсотыми словами, апостиль применяется, если есть необходимость вывезти российский официальный документ за рубеж для совершения там юридически значимых действий.

Например, если российский гражданин собирается вступить в брак с иностранцем на территории иностранного государства, может потребоваться проставить апостиль на свидетельстве о рождении, свидетельстве о расторжении предыдущего брака и т.д.

В определенных случаях апостиль может понадобиться на сертификате (справке) о резидентстве.

Юридические лица могут проставлять апостиль на регистрационных документах – на свидетельстве о регистрации юрлица, на свидетельстве о постановке на налоговый учет, на уставе.

Граждане России, собирающиеся устроиться на работу за рубежом, могут заверять с помощью апостиля документы об образовании (дипломы, аттестаты).

Требования к апостилю

Согласно требованиям Конвенции апостиль должен иметь форму квадрата со стороной не менее 9 см.

Апостиль заполняется на русском языке, могут использоваться английский и (или) французский языки (ст. 8 Закона об апостиле).

На каких документах можно проставить апостиль

Перечень российских официальных документов, на которых может быть проставлен апостиль, приведен в ст. 5 Закона об апостиле. Это, в частности, документы выданные:

федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;
федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов РФ;
органами прокуратуры России;
органами исполнительной власти субъектов РФ;
организациями, осуществляющими образовательную деятельность;
органами местного самоуправления при ведении отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления;
государственными и муниципальными учреждениями;
нотариусами РФ при совершении нотариальных действий или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия;
многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

Указанные органы ведут книгу (картотеку) учета проставленных апостилей. И по требованию любого заинтересованного лица обязаны проверить, соответствуют ли сделанные в апостиле записи данным в книге (картотеке).

Апостиль не проставляется:

на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями;
на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами.

Кто может проставить апостиль

Перечень лиц, уполномоченных на проставление апостиля, утвержден Постановлением Правительства РФ от 30.05.2016 № 479. Назовем некоторые из них:

Министерство внутренних дел РФ (МВД) – на выданных ОВД РФ справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования и т.д., архивных документах и справках о реабилитации;
Генеральная прокуратура РФ – на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров РФ;
Федеральное архивное агентство – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти и федеральными государственными архивами;
уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта РФ;
Минюст России – на тех российских официальных документах, проставление апостиля на которых не относится к полномочиям компетентных органов, указанных в других пунктах перечня из Постановления Правительства.

Оплата услуги по проставлению апостиля

Перед подачей документа в компетентный орган для проставления апостиля необходимо заплатить госпошлину – 2 500 руб. за каждый документ (ст. 7 Закона об апостиле; п. 48 ст. 333.33 НК РФ).

Срок проставления апостиля

В общем случае срок проставления апостиля составляет максимум 5 рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя. Вместе с тем, если компетентный орган посчитает нужным подать запрос об уточнении информации, этот срок будет продлен до 30 рабочих дней (ч. 1, 2 ст. 6 Закона об апостиле).

Такой запрос подается, если у компетентного органа отсутствуют образцы подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ. Запрос направляется соответствующему лицу, выдавшему документ (ч. 1 ст. 9 Закона об апостиле).

А вот организациям, ведущим образовательную деятельность, на проставление апостиля выделяется 45 рабочих дней (ч. 4 ст. 9 Закона об апостиле).

Порядок обращения за апостилем

Положение об особенностях обращения с запросом о проставлении апостиля, проставления апостиля утверждено Постановлением Правительства от 20.03.2021 № 436. В частности, им утверждено, что запрос о проставлении апостиля в электронном виде на российских официальных документах можно направить через Портал госуслуг по форме, утвержденной Минюстом. Такой запрос подписывается посредством усиленной неквалифицированной электронной подписи.