Служебная записка о замещении на время отпуска
Причина, по которой оформляется замещение, – отсутствие на своем рабочем месте сотрудника, например, из-за отпуска, болезни или командировки. В таком случае обязанности отсутствующего сотрудника руководитель может временно возложить на другого работника.
В чем смысл замещения
Расскажем о сути замещения на примере замещения на время отпуска работника.
Ситуация 1. Сотрудник, замещающий отпускника, свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу коллеги, ушедшего в отпуск (ст. 72.2 ТК РФ). В такой ситуации имеет место временный перевод работника на место отпускника. Зарплату при этом переведенный работник должен получать по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по своей основной работе. Например, зарплата ведущего инженера составляет 45 тыс. руб., а зарплата главного инженера, которого он будет замещать, 60 тыс. руб. Значит, на период замещения ведущий инженер должен получать зарплату, как главный инженер. Если же он будет замещать, допустим, инженера с зарплатой в размере 35 тыс. руб., то на период замещения за ведущим инженером должен сохраниться его заработок, так как зарплата инженера меньше его собственной.
Отметим, что такой вариант, как правило, выбирают при довольно долгом отсутствии работника, чью работу должен кто-то выполнять. Например, если работник оформил отпуск по уходу за ребенком.
Ситуация 2. Сотрудник, замещающий отпускника, исполняет как свои трудовые обязанности, так и выполняет работу коллеги, ушедшего в отпуск. В ТК РФ такая ситуация обозначена, как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. В этом случае замещающему работнику устанавливается доплата. Ее можно определить в абсолютном значении, а можно - как процент от оклада (ст. 60.2, 151 ТК РФ).
Документальное оформление
И временный перевод, и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы требуют оформления:
- приказа о временном переводе или приказа о временном исполнении обязанностей;
- дополнительного соглашение к трудовому договору (Письмо Минтруда от 28.04.2021 N 14-2/ООГ-3821).
При этом в указанных документах должны быть прописаны новые условия оплаты труда замещающего работника.
Сведения о переводе или дополнительной работе в бумажную трудовую книжку замещающего сотрудника не вносятся, как не подаются и сведения по форме ЕФС-1.
Важно помнить, что по общему правилу замещение возможно только по соглашению сторон. Поэтому отказ работника от замещения коллеги не является нарушением трудовой дисциплины и, соответственно, к нему не могут применяться никакие дисциплинарные взыскания. Конечно, если обязанность замещать кого-либо из коллег прямо не прописана в его трудовом договоре. Кстати, в последнем случае заключать допсоглашение и менять оплату труда работника не нужно (Письмо Минтруда от 06.04.2018 N 14-2/ООГ-2682).
Особенности замещения руководителя и главного бухгалтера
Как правило, и у руководителя, и у главного бухгалтера есть официальные замы. Но если таковых нет, то замещение оформляется на кого-то из сотрудников. И тут нужно помнить, что такие сотрудники должны иметь доверенность на право подписи различных документов (отчетности, платежек и т.д.).
Кроме того, нужно учитывать, что не на каждого работника можно возложить обязанности руководителя и главного бухгалтера, поскольку есть законодательно установленные ограничения. К примеру, замещать руководителя на время его отсутствия не может дисквалифицированное лицо (ч. 1 ст. 3.11, ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). А работу бухгалтера не вправе выполнять временно пребывающий в РФ иностранный гражданин (п. 3 ст. 14 Закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).
Служебная записка о замещении во время отпуска: образец
Такую записку обычно пишет непосредственный начальник того сотрудника, который уходит в отпуск, предлагая кандидатуру для замещения. Служебная записка о замещении на время отпуска передается руководителю организации для утверждения. Если кандидатура одобрена руководителем (ставится виза «не возражаю»), то на основе служебной записки о замещении на время отпуска издается приказ о замещении. Но вообще составление такой записки необязательно.
Унифицированной формы служебной записки о замещении на время отпуска нет. Она составляется в произвольной форме. Выглядеть служебная записка на время отпуска может так.
Другой пример служебной записки можно найти в Готовом решении: "Как составить служебную записку о возложении обязанностей".
