Оформляем разные виды переводов на другую работу

Постоянное или временное изменение трудовой функции работника у одного работодателя

На какой срок возможен временный перевод сотрудника на другую работу?

— Это зависит от ситуации.

Ситуация 1. Работник временно переводится со своего согласия. Тогдаст. 72.2 ТК РФ:

•если сотрудник переведен для замены временно отсутствующего работника, перевод оформляется до его возвращения на работу;

•во всех иных случаях максимальный срок перевода составляет 1 год.

Ситуация 2. Работник временно переведен без своего согласия (принудительно) на работу не ниже его квалификации. Такое возможно при возникновении чрезвычайных ситуаций (ЧС) (например, при катастрофе, производственной аварии, несчастном случае на производстве, пожаре, наводнении, голоде, землетрясении, эпидемии), при простое из-за ЧС, при необходимости предотвращения ущерба из-за ЧС. Тогда сотрудника можно перевести на другую работу на срок до 1 месяца.

Помните, что принудительный перевод даже при ЧС невозможен, если работника требуется перевести:

•или на работу более низкой квалификации;

•на срок более 1 месяца.

В этих случаях обязательно письменное согласие сотрудника на перевод.

Можно ли установить испытательный срок для переведенного на другую работу сотрудника?

— Нельзя ни при постоянном, ни при временном переводе. Испытательный срок устанавливается только при приеме на работуст. 70 ТК РФ.

Как оплачивать работу, на которую сотрудник переведен?

— Если человек переведен по соглашению сторон постоянно или временно, зарплата устанавливается в дополнительном соглашении о переводе.

При временном принудительном переводе:

•если оплата труда работника по новой выполняемой работе выше среднего заработка по его прежнему месту, то выплачивайте заработок по выполняемой новой работе;

•если оплата труда работника по выполняемой работе ниже среднего заработка по его прежнему месту, то выплачивайте прежний средний заработок. Средний заработок считайте по общим правилам.

Как составить дополнительное соглашение при переводе работника на другую должность?

— В дополнительном соглашении необходимо прописать:

•новую трудовую функцию работника;

•дату, с которой работник переводится на новую должность. Если перевод временный, то и дату, до которой он будет трудиться на новом месте (например, в период отпуска сотрудника, которого он замещает). Если дату окончания перевода определить нельзя, то в соглашении надо указать событие, например «...до выхода на работу основного работника» в случае замещения женщины в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком;

•условия, которые изменятся для работника на новой должности, например режим работы, размер оплаты труда, условия труда, гарантии и компенсации за работу в таких условиях.

Дополнительное соглашение о переводе на новую должность надо оформить в двух экземплярах:

•один вручите работнику;

•второй оставьте у себя. На нем пусть работник распишется, что свой экземпляр он получил на руки.

Нужно ли издавать приказ о переводе на другую работу?

— Нужно.

При принудительном переводе на другую работу приказ руководителя — единственное документальное подтверждение такого перевода. В приказе нужно указать, в связи с чем работник переводится, и сослаться на документ, подтверждающий причину принудительного перевода (например, акт о несчастном случае на производстве или акт, фиксирующий аварию, другое чрезвычайное происшествие).

При согласованном с работником переводе приказ издается на основании оформленного сторонами дополнительного соглашения к трудовому договору. В таком приказе также укажите основание перевода сотрудника:

•реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения о переводе;

•реквизиты документа, на основании которого начата процедура перевода. Например, заявления работника, если он сам выразил желание перейти на другую работу, приказа о предоставлении отпуска сотруднику, которого будет заменять переведенный на его место работник, медицинского заключения о необходимости перевода по медпоказаниям.

При любом варианте перевода с приказом о переводе сотрудника надо ознакомить под роспись.

Нужно ли сообщать о переводе сотрудника в СФР?

— Если работник переведен на другую постоянную работу, то необходимо подать в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ о переводеподп. 1 п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В случае ведения по работнику трудовой книжки внесите в нее запись о переводе на основании приказа о переводе не позднее 5 рабочих дней со дня его изданияст. 66, ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ; пп. 4, 9 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

О временном переводе на другую работу не нужно сообщать в СФР и делать запись об этом в трудовой книжке. Можно отразить факт временного перевода в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника, если вы продолжаете вести карточки у себя в компании.

Обязательно ли при переводе на другую работу повторно проводить инструктаж по охране труда?

— Инструктаж по охране труда повторно с работником проводить не надо, если при переводе сохраняются прежние условия труда и источники опасности. Если работник переходит в другие условия труда (в том числе на работу с другим оборудованием или агрегатами), обладающие иными источниками опасности, то необходимы и новое обучение по технике безопасности, и проверка знаний по результатам такого обученияп. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464; Письмо Минтруда от 30.05.2022 № 15-2/В-1677 (п. 1).

Как считать стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска при переводе сотрудника на другую должность?

— При постоянном или временном переводе человека на другую должность у него:

•продолжает накапливаться отпускной стаж в общем порядке;

•сохраняется право на неиспользованный отпуск.

Переведенный работник вправе пойти в ежегодный очередной оплачиваемый отпуск по графику, утвержденному до его перевода.

Нужно ли оформлять допсоглашение к трудовому договору, если сотруднику предоставляется другое рабочее место?

— Не нужно. Предоставление другого рабочего места — это перемещение, а не перевод на другую работу, в том числе в случае, когда сотрудника перемещают в другое структурное подразделение в пределах одной местности, если оно не указано в его трудовом договорест. 72.1 ТК РФ.

Более того, для перемещения на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, для поручения работы на другом механизме или агрегате без изменения трудовой функции не требуется согласие работника. Достаточно:

•издать приказ о перемещении;

•ознакомить с ним работника под роспись.

Между прочим, невыполнение такого приказа — дисциплинарное нарушение, за которое сотрудника можно наказать.

О перемещении не надо делать запись в трудовой книжке и подавать сведения в СФР.

Как перевести работника на прежнее место работы после истечения срока временного перевода?

— Рекомендуем издать приказ о предоставлении сотруднику работы по прежней должности. Например, со дня выхода на работу сотрудника, которого замещал переведенный работник, или со дня, когда закончилось действие дополнительного соглашения о переводе. Никаких записей в трудовой книжке и сообщений в СФР об этом делать не надо. Ознакомьте сотрудника под роспись с приказом о предоставлении прежней работы.

Если не издать такой приказ и человек по окончании срока действия дополнительного соглашения о переводе продолжит трудиться на новой должности и не изъявит желание вернуться на прежнюю должность, то перевод из временного превратится в постоянныйст. 72.2 ТК РФ.

Есть ли преимущественное право перевода на другую работу при простое на основной работе?

— ТК РФ не предусматривает преимущественного права какого-либо из работников на перевод на другую работу на время простоя.

Напомним, что для изменения трудовой функции, даже временного, необходимо желание как работника, так и работодателя. При этом последний вправе:

•сам выбрать переводимого сотрудника;

•не объяснять письменно или устно остальным желающим свой выбор кандидатов на перевод.

Чтобы узнать об особенностях перевода по медицинским показаниям, читайте наши статьи «“Медицинский” перевод на другую работу: как, куда, на сколько», «Как перевести будущую маму на легкий труд».

Перевод на работу в другую местность вместе с работодателем

В каком случае смена адреса работодателя повлечет перевод сотрудников на работу в другую местность?

— В случае переезда рабочих мест при смене места нахождения работодателя. То есть при смене места нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, иного органа или человека, уполномоченных выступать от имени организации по закону или согласно учредительному документу. Причем смена места госрегистрации работодателя должна произойти за пределы административно-территориальных границ населенного пункта, в котором первоначально он был зарегистрированп. 2 ст. 54 ГК РФ; абз. 3 п. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2. При этом изменение адреса фиксируется в учредительных документах и в ЕГРЮЛ.

А вот если меняется только юридический адрес работодателя, а рабочие места остаются в прежней местности, то перевода работников не будет.

В каком порядке переводить сотрудников в связи с переездом работодателя в другую местность?

— Законодательно порядок не прописан. Рекомендуем действовать так.

Шаг 1. Вручите работникам письменное уведомление в свободной форме о предстоящем переезде компании не позднее чем за 2 месяца. Укажите, где будет располагаться работодатель и в какие сроки предполагается переезд. Обозначьте сотруднику срок, в течение которого он должен подписать допсоглашение. Сделайте два экземпляра уведомления — один оставьте у себя, второй под роспись на вашем экземпляре вручите сотруднику.

Объясните, что сотрудник вправестатьи 72.1, 74 ТК РФ:

•или согласиться, подписать допсоглашение и переехать;

•или отказаться от переезда. Тогда трудовой договор с ним будет расторгнут по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с даты, о которой договорятся стороны, например в день, предшествующий закрытию офиса по старому местонахождению. При таком увольнении работнику положено выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработкаст. 178 ТК РФ.

Шаг 2. Получите письменное согласие работника на переездст. 72.1 ТК РФ. Это может быть отдельный документ или надпись на вашем экземпляре уведомления о переводе «На перевод на работу в другую местность согласен» с подписью сотрудника.

Шаг 3. При согласии работника на работу в другой местности оформите:

•дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием обновленных условий труда — новое место работыст. 57 ТК РФ;

•приказ о переводе на работу в другую местность в связи со сменой места нахождения работодателя по унифицированной форме Т-5 или по утвержденной у вас форме.

Требуется ли от работодателя возмещать работнику траты на переезд?

— Если сотрудник согласился перейти на работу в другую местность вслед за работодателем, то работодатель обязан возместить работнику расходыст. 169 ТК РФ:

•по его переезду, переезду членов его семьи и провозу имущества, если сам работодатель не предоставил работнику необходимые средства передвижения;

•по обустройству на новом месте жительства.

Порядок и размеры такого возмещения расходов определяются коллективным договором, ЛНА или соглашением между работником и работодателем. В таких документах может быть предусмотрено, например:

•каким способом возмещаются расходы — выдается аванс или оплачиваются уже произведенные расходы;

•какой период дается для переезда родственников, чтобы расходы на их переезд тоже оплачивались полностью;

•при каких условиях работник возвращает сумму оплаченных ему расходов (например, если он без уважительной причины не вышел на работу на новом месте или был уволен с нее за виновные действия до истечения 1 года работы).

Надо ли облагать НДФЛ и исчислять взносы с суммы компенсации, выплаченной работнику в связи с переездом в другую местность вслед за работодателем?

— Суммы возмещения работодателем расходов работника при переезде на работу в другую местность в размерах, предусмотренных коллективным договором, ЛНА или соглашением, не облагаются НДФЛ и взносамип. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; Письма Минфина от 30.11.2020 № 03-04-06/104194, от 01.10.2020 № 03-04-05/85847.

Если вы возмещаете сотруднику расходы на наем жилья, то, по мнению Минфина, такую сумму следует облагать НДФЛ и исчислять с нее взносы, даже если такая компенсация предусмотрена ЛНА или трудовым договором. Ведь ст. 169 ТК РФ прямо не установлена необходимость компенсировать работнику расходы на аренду жилья, в том числе на проживание в гостинице на период поиска постоянного жильяПисьма Минфина от 19.03.2021 № 03-15-06/19723 (п. 1), от 08.09.2022 № 03-04-05/87274, от 07.07.2022 № 03-04-06/65366.

В суде работодателям иногда удается отстоять отсутствие необходимости исчислять взносы с компенсации за аренду жилья. Аргументация такая: компенсация выплачивается работнику не в рамках трудовых отношений, поэтому с нее не должны исчисляться страховые взносыПостановления АС УО от 23.11.2020 № Ф09-6258/20; АС ПО от 14.09.2021 № Ф06-8166/2021.

Кстати, при налогообложении прибыли расходы на переезд работника и провоз его имущества относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализациейподп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 01.04.2020 № 03-03-06/1/25840, от 13.10.2021 № 03-03-06/1/82929. А траты на аренду жилья для сотрудника можно учесть в расходах, только если возмещение найма жилья прописано в трудовом или коллективном договоре как часть оплаты труда, выраженная в натуральной формеп. 25 ст. 255, п. 29 ст. 270 НК РФ; Письма Минфина от 19.03.2021 № 03-15-06/19723 (п. 2), от 18.02.2022 № 03-03-06/1/11643; ФНС от 28.02.2018 № ГД-4-11/3931@.

Временный перевод к другому работодателю, если объявлен простой

Обязан ли работодатель соглашаться на временный перевод своего работника к другому работодателю?

— Работодатель вправе отказать своему сотруднику во временном переводе к другому работодателю. Причем законодательно не установлена обязанность мотивировать такой отказп. 3 Особенностей правового регулирования трудовых отношений... в 2022 и 2023 годах, утв. Постановлением Правительства от 30.03.2022 № 511 (далее — Особенности).

Как действовать работодателю, который не против временного перехода его сотрудника к другому работодателю?

— Законодательно процедура не прописана. Работодатель может действовать так.

Шаг 1. При получении от сотрудника предложения службы занятости о временном переводе к другому работодателю распишитесь на бланке предложения и в знак согласия на перевод издайте приказ о разрешении временного перевода. Ознакомьте с приказом сотрудника под роспись. С этого дня работник вправе оформить с новым работодателем срочный трудовой договор.

Шаг 2. Оформите с работником соглашение о приостановлении действия вашего с ним трудового договора со дня подписания трудового договора у другого работодателя на срок его действия. Приостановление трудового договора означает, что вы:

•не должны оплачивать сотруднику простой. Об отсутствии обязанности оплаты простоя работнику, с которым приостановлен трудовой договор, можно указать или в отдельном приказе о приостановлении договора, или в приказе, разрешающем временный перевод в шаге 1п. 2.1 Вопросов, доведенных Письмом Минтруда от 01.06.2022 № 14-4/10/В-7208 (далее — Вопросы);

•обязаны сохранить за ним должность до его возвращения независимо от того, будет расторгнут срочный договор с новым работодателем досрочно или в связи с истечением срока, на который договор оформили.

Шаг 3. Утвердите у себя в ЛНА код для отражения в табеле учета рабочего времени периода отсутствия вашего переведенного сотрудника. Например, «ПТД» (приостановление трудового договора) или «ВПДР» (временный перевод к другому работодателю). Проставляйте такой код за все дни приостановления трудового договора.

Обязан ли работодатель отзывать из отпуска сотрудника, получившего предложение о временном переводе к другому работодателю, чтобы оформить такой перевод?

— Не обязан. Во-первых, отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия, а для некоторых категорий работников вообще неприменимст. 125 ТК РФ. Во-вторых, в связи с отзывом работодателю придется пересчитывать и возвращать отпускные работнику.

Поэтому нельзя перевести сотрудника, который находится в отпуске (основном оплачиваемом, дополнительном или в отпуске без сохранения зарплаты) или на больничномп. 2.14 Вопросов.

Если работодатель не против временного перевода его работника, оформить приостановление трудового договора можно после выхода сотрудника из отпуска.

Может ли работодатель заставить простаивающего работника, получившего предложение о временном переводе к другому работодателю, перевестись туда?

— Нельзя заставить сотрудника перейти временно к другому работодателю, даже при наличии предложения из органа занятости. Согласиться с временным переводом — это право, а не обязанность работникап. 1.12 Вопросов.

Обязан ли работодатель принять сотрудника, направленного ему службой занятости для временного перевода?

— Не обязанп. 4 Особенностей. Например, потенциальному временному работодателю не подходит срок, на который с соискателем предложено оформить трудовой договор. Кроме того, работодатель вправе провести собеседование с соискателем в общем порядке и установить, подходит ли человек по деловым и профессиональным качествам. В связи с этим рекомендуем:

•фиксировать ход беседы, ответы кандидата на профессиональные вопросы и результат беседы;

•письменно обосновать отказ.

При отказе в приеме на работу уведомите об этом орган службы занятости в электронной форме с использованием единой цифровой платформы либо сделайте отметку в направлении органа службы занятости, возвращаемом соискателюп. 5 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1.

Нужно ли требовать трудовую книжку от работника, трудоустраиваемого в порядке временного перевода от другого работодателя?

— Не нужно. Трудовая книжка вашего временного работника остается у его первоначального работодателяПисьмо Минтруда от 23.09.2022 № 14-2/ООГ-5986. Временный сотрудник не должен вам ее предъявлять, и вы не обязаны делать в ней какие-либо записи. По желанию сотрудника запись о временном переводе внесет первоначальный работодатель.

Попросите временного работника принести форму СТД-Р. На основании сведений из этого документа вы будетеп. 2.7 Вопросов:

•оформлять прием на работу;

•подавать в СФР сведения в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 о приеме сотрудника по срочному трудовому договору и об увольнении человека, когда выйдет срок заключенного с ним трудового договора. Кстати, если вы будете продлевать такой договор, то подавать сведения об этом в СФР будет не нужноп. 2.22 Вопросов.

Как временному работодателю оформить прием временного сотрудника?

— Если вам подходит предлагаемый службой занятости временный работник, то действуйте так.

Шаг 1. Оформите срочный трудовой договор с временным работником. В договоре укажите основание срочности, например: «На основании предложения центра занятости населения от 06.03.2023 в соответствии с Постановлением Правительства от 30.03.2022 № 511 настоящий трудовой договор заключен на срок до 30 июля 2023 г. включительно».

Напомним, пока Правительством РФ разрешен максимальный срок действия трудового договора с принимающим работодателем только до 31.12.2023. Возможно, такой срок будет продлен, как в 2022 г.Постановление Правительства от 19.09.2022 № 1653

Шаг 2. Уведомьте орган службы занятости о приеме на работу направленного ею соискателя в течение 5 календарных дней со дня оформления трудового договора с временным работником. Такое сообщение можно сделатьп. 5 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1; п. 1.13 Вопросов:

•или в письменном виде, вернув в службу занятости ее направление с отметкой о приеме кандидата на работу;

•или через единую цифровую платформу.

Шаг 3. Заполните подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по основанию «ПРИЕМ» и представьте ее в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления срочного трудового договора с временным сотрудником или издания приказа о его приеме на работу, если вы оформляете такие приказып. 2.23 Вопросов; подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; Письмо Минтруда от 25.04.2022 № 14-6/ООГ-2712.

Шаг 4. Рабочее время переведенного к вам сотрудника отмечайте в табеле в общем порядке. Например, отработанный день — кодом «Я» или «01», выходной день — «В» или «26».

Нужно ли сообщать в военный комиссариат о приеме временного сотрудника?

— Работодатель, к которому временно перешел сотрудник, должен поставить его на воинский учет в течение 2 недель со дня оформления с человеком срочного трудового договораподп. 6 п. 1 ст. 8 Закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ; подп. 11 п. 1 ст. 9 Закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ; п. 1 ст. 4 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ; п. 1, подп. «а» п. 32 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719; п. 9 Методических рекомендаций по ведению воинского учета, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017. Потому что происходит именно прием на работу по новому трудовому договору, а не перевод на другую работу.

В связи с этим в период действия договора к принимающему работодателю может прийти повестка из военкомата на временного сотрудника. Если, к примеру, повесткой работник вызван для отправки на срочную службу, то принимающий работодатель должен оформить увольнение призванного сотрудникап. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. К первоначальному работодателю сотрудник пойдет увольняться самостоятельно. Принимающий работодатель в связи с получением повестки на своего временного работника ничего сообщать первоначальному не обязан.

Можно ли продлевать срочный трудовой договор с временным работодателем?

— Продление срочного договора пока возможно до 31.12.2023, но только с согласия первоначального работодателя. Порядок продления и запроса согласия первоначального работодателя может быть предусмотрен в ЛНА первоначального и принимающего работодателя, в срочном трудовом договоре с работникомп. 2.6 Вопросов.

Например, можно прописать, что:

•работник при намерении продлить срочный договор должен письменно запросить разрешение на это у первоначального работодателя за 5 рабочих дней до истечения срока договора;

•первоначальный работодатель вправе отказать в продлении. Тогда работник обязан вернуться на первоначальную работу по истечении срока договора с временным работодателем, и трудовой договор с первоначальным работодателем возобновит свое действие.

Как учитывать период приостановления трудового договора в отпускном стаже?

— Период приостановления трудового договора засчитывается в стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска у первоначального работодателяп. 2.4 Вопросов. Право на ежегодный отпуск у временного работодателя наступает в общем порядке. Например, принимающий работодатель не обязан предоставлять отпуск, если переведенный работник трудится у него менее 6 месяцев.

При этом работник:

•не может использовать у временного работодателя отпуск, «заработанный» у первоначального работодателя. То есть при временном переводе сотрудника нужно будет перенести его отпуск по графику у основного работодателя;

•получит компенсацию при увольнении у временного работодателя, если не успеет сходить в отпуск в период работы у него.

Нужно ли представлять в ЦЗН срочный трудовой договор при временном приеме на работу сотрудника от другого работодателя?

— Не нужно. Обязанность передать в центр занятости документы, которыми оформлен временный перевод к другому работодателю (например, приказ о приостановлении трудового договора, срочный трудовой договор или его копию), не установлена ни для первоначального работодателя, ни для принимающего работодателя, ни для работника.

Только работнику Минтруд предлагаетп. 36 Стандарта, утв. Приказом Минтруда от 28.01.2022 № 27н; п. 1.13 Вопросов:

•в течение 3 рабочих дней с момента получения предложения о временном переводе направить в ЦЗН информацию о результатах переговоров с работодателем, с которым предполагается заключение срочного трудового договора;

•вернуть в орган занятости его предложение с указанием работодателем причины отказа в приеме на работу.

Ни один из работодателей не обязан контролировать выполнение работником такой рекомендации трудового ведомства.

Кто из работодателей оплачивает временно переведенному сотруднику первые 3 дня нетрудоспособности по больничному листу?

— Временно переведенный к другому работодателю человек является его работником и обеспечивается пособием по временной нетрудоспособности в общем порядке. И даже при оформлении срочного трудового договора на срок до 6 месяцев первые 3 дня все равно оплачивает принимающий работодатель.

Кто из работодателей учитывает временно переведенных сотрудников в списочной численности?

— В списочной численности по форме П-4 временно переведенных сотрудников учитывает работодатель, к которому они перешли и у которого получают зарплатуп. 2.21 Вопросов; подп. 10 п. 75 Указаний, утв. Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872.

У обоих работодателей такой работник не может быть учтен, поэтому первоначальный работодатель не отражает переведенного человека в своей статотчетностиподп. 4 п. 76 Указаний, утв. Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872.

Надо ли подавать в ИФНС персонифицированные сведения на временно переведенного или временно принятого сотрудника?

— Персонифицированные сведения (ПС) подают оба работодателяп. 2.24 Вопросов. Потому что ПС должны представляться на всех работающих застрахованных лиц независимо от того, выплачивается ли им зарплата и платятся ли за них страховых взносы. А при временном переводе к другому работодателю:

•действие трудового договора с первоначальным работодателем не прерывается, а приостанавливается. Сотрудник остается его работником даже в период приостановления договора;

•с временным работодателем возникают трудовые отношения по срочному договору.