Первичный документ: что это такое

Добрый день, коллеги! Итак, наша тема — документооборот в организации. Но говорить мы будем не обо всех документах, а в первую очередь о тех, которые необходимы для бухгалтерского и налогового учета. Мы рассмотрим документы, которые составляются при сделках с контрагентами и при расчетах с работниками. То есть мы будем разбираться в основном с документооборотом первичных документов.

Мы также затронем отдельные документы, которые сами по себе не являются основанием для бухгалтерских проводок или отражения операции для целей налогообложения, но без которых организация обойтись не может. Большинство этих документов оформляется по определенным шаблонам, например кадровая документация и бумаги, заполняемые при работе с ККТ.

Итак, приступим. И для начала определимся, что такое первичный документ и для чего он нужен.

Назначение первички для бухучета

Первичные документы составляются в первую очередь в связи с требованиями Закона о бухучете, согласно которым каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом. Ведь именно из первичных документов сведения об этих фактах попадают в бухгалтерские регистры, а оттуда и в финансовую отчетность. Таким образом, качество информации, содержащейся в отчетности, напрямую зависит от качества первички.

Итак, назначение первичного документа — закрепить и сохранить информацию о каком-либо факте хозяйственной жизни организацииЗакон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 9
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом..

Определение термина «факт хозяйственной жизни» появилось в Законе о бухучете № 402-ФЗ, действующем с 2013 года. Этим термином обозначают сделки, события и операции, способные повлиять на финансовое положение, результаты деятельности компании или ее денежные потокиЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 3
8) факт хозяйственной жизни — сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Статья 5
Объектами бухгалтерского учета... являются:
1) факты хозяйственной жизни.. В старом Законе о бухучете № 129-ФЗ использовался термин «хозяйственная операция». И вроде тоже всем было понятно, о чем идет речь. Однако слово «операция» предполагает выполнение каких-то действий, в то время как событие может произойти без участия организации и даже помимо ее воли. Например, изменился курс валюты, обесценились ценные бумаги или в результате пожара сгорели материалы на складе. Все эти события, безусловно, влияют на финансовое положение организации, а для того, чтобы они нашли свое отражение в ее отчетности, они должны быть отражены в первичке. Так что термин «факт хозяйственной жизни» более корректен с точки зрения учета.

Назначение первички для налогового учета и сделок с контрагентами

Но первичные документы нужны не только для бухучета. Они используются и для целей налогообложения. Налоговый кодекс, в главах 21 и 25, указывает на необходимость оформления первички в соответствии с действующим законодательством и никаких дополнительных требований к ней не предъявляетСтатья 172 НК РФ
1. Вычетам подлежат... суммы [НДС]... при наличии... первичных документов.

Статья 248 НК РФ
1. Доходы определяются на основании первичных документов...

Статья 252 НК РФ
1. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством...

Письмо Минфина от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458
...подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.. А значит, в целях налогообложения под первичными понимаются те же документы, составленные согласно требованиям законодательства о бухучете.

Кроме того, первичная документация играет важную роль во взаимоотношениях компании с контрагентами. Грамотно составленный документ позволит в случае спора отстоять право на получение денег за поставленный товар или оказанную услугу, а также может подстраховать от попыток недобросовестных контрагентов взыскать с вас то, что им не причитается. Решение этих проблем не относится напрямую к компетенции бухгалтера, но отражается на благополучии компании в целом.

Что такое первичный документ и для чего он нужен, мы выяснили, теперь можно разбираться с правилами его оформления.