Документы утрачены: как восстановить | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2015 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Содержание

Документы утрачены: как восстановить

Последствия утраты документов

Но как бы хорошо ни была налажена работа по хранению документов, невозможно полностью исключить вероятность событий, в результате которых документы будут испорчены или утрачены. Причины этого могут быть самыми различными — от банальной халатности сотрудников до масштабных стихийных бедствий.

Последствия отсутствия документов могут оказаться очень серьезными. Ведь по закону именно мы отвечаем за сохранность нашей документации.

И по мнению Минфина, независимо от причин утраты, организация должна предпринять все возможные меры по восстановлению документов. В противном случае ей грозит ответственность за непредставление истребованных налоговиками документов, даже если они были утрачены по объективным причинам. Эти разъяснения Минфина ФНС направила своим Письмом инспекциям для применения в работе. И суды нередко с такой позицией соглашаются.

Даже то, что истребованные документы относятся к периоду, который уже был охвачен выездной проверкой, по мнению чиновников, не освобождает организацию от обязанности восстановить эти документы в случае их утратыПисьмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 (направлено налоговым органам Письмом ФНС от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@)
...документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.
Непредставление... документов... влечет ответственность, установленную статьей 126 Кодекса.

Письмо Минфина от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191
Вопрос: Вправе ли организация не восстанавливать утраченные первичные документы за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки?
Ответ: ...документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Постановление ААС от 17.11.2014 № 09АП-41905/2014-ГК
Ответчиком... не представлено... доказательств, что им проводились... мероприятия по фиксации фактов утраты, а также попыток восстановления утраченных документов...
.

Что же нам нужно сделать, чтобы избежать претензий в свой адрес? Частично мероприятия, которые надо провести в связи с утратой документов, перечислены в советском Положении о документах и документообороте.

Как расследовать факт утраты

Во-первых, руководитель должен приказом назначить комиссию по расследованию факта утраты документов. Ее задача — выявить и документально подтвердить причину утраты.

Если это произошло из-за каких-то чрезвычайных событий (пожара, затопления, кражи в офисе и т. п.), то надо обратиться к представителям уполномоченных органов. У них можно будет получить документ, подтверждающий, что утрата вашей документации произошла по независящим от организации причинамПостановление 4 ААС от 04.02.2013 № А78-5389/2012
...инспекцией установлено, что... отсутствует перечень уничтоженных документов... отсутствует перечень мер, предпринятых налогоплательщиком для восстановления утраченных при затоплении документов...
Кроме того, акт затопления составлен без привлечения компетентной сторонней организации: коммунальных служб, органов милиции...

Положение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия... назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем...
.

Например:

— справку органов противопожарной службы — при пожаре;

— справку службы МЧС — при наводнении, урагане или иной чрезвычайной ситуации, связанной со стихийным бедствием;

— справку коммунальных служб — при аварии, связанной с коммунальными сетями;

— справку органов внутренних дел — при краже.

По результатам работы комиссия оформляет акт об утрате документов в произвольной формеПостановление 4 ААС от 04.02.2013 № А78-5389/2012
...инспекцией установлено, что... отсутствует перечень уничтоженных документов... отсутствует перечень мер, предпринятых налогоплательщиком для восстановления утраченных при затоплении документов...
Кроме того, акт затопления составлен без привлечения компетентной сторонней организации: коммунальных служб, органов милиции...

Положение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия... назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем...
.
В нем надо указать перечень утраченных документов, причины их утраты и мероприятия, которые планируется провести для восстановления утраченной документации. Акт подписывают председатель и все члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Пример. Приказ о создании комиссии по установлению причин утраты документов

Общество с ограниченной ответственностью «Атлант»

ПРИКАЗ № 57

г. Москва

31.05.2015

О создании комиссии по установлению причин утраты документов

В связи с частичной утратой первичных учетных документов ООО «Атлант» в соответствии с требованиями пункта 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 № 105,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Для установления причин утраты документов назначить комиссию в составе:
председатель комиссии Геннадий Васильевич Белов — заместитель генерального директора;
члены комиссии:
Тамара Алексеевна Виноградова — главный бухгалтер;
Вера Сергеевна Чуприна — бухгалтер-кассир;
Роман Евгеньевич Тарасов — начальник АХО.

2. Комиссии в период с 01.06.2015 по 30.06.2015:
— провести инвентаризацию сохранившейся первичной бухгалтерской и налоговой документации и составить перечень утраченных документов;
— определить причину утраты и подготовить рекомендации по восстановлению документов.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директорО.А. Киреев

Порядок восстановления документов

После этого приступаем к восстановлению бумаг, срок хранения которых еще не истек. В законодательстве нет правил о том, как это делать. Поэтому остается руководствоваться здравым смыслом.

Сначала надо определить какой-то разумный срок на мероприятия по восстановлению первички. Он зависит от количества документов, которые надо восстановить, и их вида. Понятно, что восстановление документов, в составлении которых участвовали ваши контрагенты, потребует больше времени, чем восстановление документов, составленных исключительно силами работников вашей компании.

Следующий шаг — назначаем работников, ответственных за восстановление. Контроль за выполнением мероприятий по восстановлению документов можно поручить той же комиссии, что устанавливала причины их утраты.

Сама работа по восстановлению начинается с установления того, какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. Если уцелели регистры бухгалтерского учета, то информацию об этом можно взять из них. Если же утрачены и бухгалтерские регистры, то, например, сведения о покупках и продажах можно получить путем анализа движения денег по расчетному счету организации. По вашему запросу обслуживающий вашу компанию банк предоставит вам копии выписок и платежных документов, проходивших по вашему счетуПисьмо УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411
1. ...руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат... хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т. д.
.
Таким образом, вы сможете восстановить список контрагентов. Понятно, что при наличии реестров (описей) хранившихся документов (о которых мы говорили ранее) эта задача существенно упрощается.

Далее каждому из контрагентов надо направить запрос с просьбой предоставить копии документовПисьмо УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411
1. ...руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат... хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т. д.
.
И ждать. Исходящие же документы восстанавливайте собственными силами.

Обратите внимание: судьи допускают, что при восстановлении утраченных документов их дубликаты могут подписать вместо сотрудников, составивших оригиналы документов и уже уволившихся, другие люди, имеющие на это полномочия. Поскольку ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к их дубликатамПостановление ФАС МО от 09.02.2009 № КА-А40/80-09
...судом... учтено, что отсутствие в некоторых документах подлинных подписей ответственных должностных лиц... связано с тем, что... назначен новый руководитель...
...нормативно-правовые акты... не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов...

Постановление АС СЗО от 27.01.2015 № А42-7933/2013
1. По мере получения от заказчика и восстановления документов Общество представляло их в налоговый орган с возражениями к апелляционной жалобе, а также в суд.
...на основании исследования и оценки которых суды... пришли к выводу о реальном осуществлении финансово-хозяйственной деятельности заявителя...

Постановление АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14
Если восстановить все документы не представляется возможным, ответственное [за восстановление документов] лицо составляет соответствующий акт, в котором излагаются причины невозможности либо нецелесообразности продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов. Вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии.
.

Проверяющие могут запросить у вас утраченную первичку до того, как вы успели ее восстановить. Тогда в первую очередь уведомите контролеров о том, что документы утрачены и уже ведутся мероприятия по их восстановлению, указав срок, в который вы рассчитываете их завершить. После чего вы будете представлять документы в ИФНС или в суд по мере восстановления. Таким образом, даже если налоговики при проверке снимут у вас расходы и вычеты по НДС по причине утраты вами подтверждающих документов, восстановив соответствующие документы и представив их в вышестоящую инспекцию или в суд, вы сможете отстоять свое право на признание расходов и вычетов.

Что делать, если не все удалось восстановить

К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала еще всего год или два тому назад. И даже то, что вы нашли контрагента и направили ему запрос, не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документы, которые были составлены с участием постоянных партнеров компании. Не исключены сложности и с собственной первичкой. Кто-то из сотрудников мог уволиться, кто-то просто забыть о том, что было год-два назад. Таким образом, не исключено, что организация по объективным причинам не сможет восстановить утраченное полностью.

Если так случилось, ответственный за восстановление документов работник составляет акт. В нем он излагает, почему продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов нецелесообразно. А все документы, подтверждающие проведение мероприятий по восстановлению утраченного (запросы, объяснительные записки работников, переписку с контрагентами, справки из банков и т. п.), подшиваются и хранятся в организации для предъявления проверяющим на случай истребования невосстановленных документовПостановление ФАС МО от 09.02.2009 № КА-А40/80-09
...судом... учтено, что отсутствие в некоторых документах подлинных подписей ответственных должностных лиц... связано с тем, что... назначен новый руководитель...
...нормативно-правовые акты... не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов...

Постановление АС СЗО от 27.01.2015 № А42-7933/2013
1. По мере получения от заказчика и восстановления документов Общество представляло их в налоговый орган с возражениями к апелляционной жалобе, а также в суд.
...на основании исследования и оценки которых суды... пришли к выводу о реальном осуществлении финансово-хозяйственной деятельности заявителя...

Постановление АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14
Если восстановить все документы не представляется возможным, ответственное [за восстановление документов] лицо составляет соответствующий акт, в котором излагаются причины невозможности либо нецелесообразности продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов. Вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии.
.
С помощью этих документов вы сможете доказать, что сделали все от вас зависящее для восстановления документов. А значит, привлекать вас к ответственности по статье 126 НК за непредставление запрошенных налоговиками документов или по статье 120 НК за грубое нарушение правил учета незаконно.

Мария Николаевна, а может, стоит предварительно, до проверки, уведомить контролирующие органы (ИФНС, ПФР и ФСС) об утрате документов и о невозможности их полного восстановления?

На этот вопрос должно ответить ваше руководство. Но я бы не торопилась. Вполне возможно, что у налоговой инспекции или фондов никогда не дойдут руки до проверки вашей компании за соответствующий период. Вот когда придут проверять, тогда и сообщите о том, что утрачено безвозвратно и что вы сделали, чтобы все восстановить.

Со сроками и правилами хранения документов, а также порядком их восстановления мы разобрались. Но рано или поздно срок жизни любого документа заканчивается. И когда места на полках в офисе или в архиве начинает не хватать под текущую документацию, возникает необходимость избавиться от лишних бумаг.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Вы уже применяете онлайн-ККТ?
Да, мы используем кассу уже больше года
Да, мы применяем ККТ с 1 июля 2019 г.
Нет, мы работаем только по безналу с юрлицами/ИП
Нет, мы торгуем через посредников
Нет, я ИП без работников и у меня отсрочка до 1 июля 2021 г.
Нет, мы вообще освобождены от применения ККТ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.15%
июль 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

19 351

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.25%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ФорумКонференция Аудит-Вела
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
24.05.2019

РЕЙТИНГ ПРОФЕССИОНАЛЫ МСФО 2019, Компания "Prof-Arena"