Документооборот: как организовать | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2015 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Форум
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Содержание

Документооборот: как организовать

Итак, компании стоит наладить работу с документами. Для этого придется разработать локальные нормативные акты, которые будут регламентировать все до мелочей на всех этапах жизни документа, а также порядок хранения и уничтожения документов.

Общие указания по созданию системы управления документами можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Его положения можно взять за основу при разработке регламентов внутри компании.

Справка

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 хотя и носит рекомендательный характер, однако обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качестваст. 12 Закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Как разработать положение о документообороте

Оптимальный вариант — это разработать и утвердить положение о документооборотеПоложение о документообороте — свод правил работы с документами в компании., которое будет обязательным для всех ваших работников. И если вы хотите не просто получить еще один внутренний нормативный акт, только чтобы поставить себе галочку и при случае показывать его проверяющим, а на самом деле улучшить работу сотрудников с документами, то предлагаю такой план действий.

Не сомневаюсь, что вы в курсе процессов и операций, происходящих в вашей фирме. Однако в любом случае, начиная работу над положением о документообороте, не помешает детально ознакомиться со всеми видами документов и маршрутами их движения в вашей организации. Ведь изначально никто не может, да и не обязан, знать всей совокупности документов, имеющих в ней хождение. Поэтому придется собрать информацию со всех структурных подразделений о создаваемых и получаемых ими документах. О том, кто их составляет, на основе какой информации, где они далее используются в системе управления. Не помешает выслушать и возможные предложения коллег по улучшению порядка работы с документами. Кстати, если работники не могут предложить вам способы, как улучшить документооборот в компании, пусть просто опишут проблемы, которые возникают у них при работе с документацией. Ведь только зная имеющиеся проблемы, можно найти пути их решения.

На основе собранной информации уже можно рассмотреть возможности по оптимизации документопотоков в вашей организации, установить, где необходим дополнительный контроль и где есть узкие места. Скажем, регулярная задержка документов от вашего контрагента может быть связана не с нерадивостью вашего отдела продаж, а с незаинтересованностью менеджера контрагента в передаче документов в срок. Согласитесь, эту проблему невозможно решить только с помощью положения о документообороте. Придется в договорах закрепить сроки передачи вам документов контрагентами и установить обязательные санкции за их несоблюдение. А уже в положении о документообороте можно прописать порядок действий ваших сотрудников при непоступлении документов в срок. Это может выглядеть так. Сначала вы напоминаете контрагенту о необходимости представить документы. Затем, если документы так и не получены, уведомляете ваших юристов о том, что срок не соблюден, и они уже предъявляют претензии контрагенту.

При этом обязанности и полномочия следует распределять между всеми сотрудниками организации, для которых создание и использование документов является частью их работы.

Для этого в положении о документообороте необходимо:

— определить подразделения, которые составляют документы и передают их в другие структурные подразделения компании или третьим лицам, и должности лиц, которые за это отвечают;

— определить места и условия хранения документов;

— назначить работников, ответственных за хранение.

И не забудьте в положении о документообороте указать, что оно распространяется на все подразделения организации и его требования обязательны для исполнения всеми работниками.

Как разработать график документооборота

А детально порядок создания и движения документов с указанием лиц, ответственных за каждый участок, можно зафиксировать в графике документооборотаГрафик документооборота — часть положения о документообороте, иллюстрирующая движение документов внутри организации. компании, оформив его как приложение к положениюПоложение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий... принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.
5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
.

Разделы в графике документооборота могут быть сформированы:

— или исходя из структуры подразделений;

— или исходя из бизнес-процессов (например, производство, продажи, корпоративное управление, подбор персонала и т. п.);

— или по видам документов, составляемых на определенных участках деятельности компании (например, по учету основных средств, по учету материалов, по учету кадров и расчетов с персоналом и т. п.).

В графике нужно указать должности работников, ответственных за оформление документов, сроки создания и передачи документов лицам, ответственным за их учет. Там же можно прописать сроки хранения документов и указать лиц, ответственных за их хранение. Поскольку график документооборота содержит большой объем различной информации, для наглядности удобнее всего составить его в форме таблицыПоложение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
5.3. График должен устанавливать... рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
.

Еще один немаловажный аспект, который нужно учитывать при организации системы документооборота в компании: для составления корректной отчетности зачастую необходимо получение информации, требующей специальных познаний. Поэтому надо предусмотреть распределение обязанностей по подготовке сведений, полученных от юридических, кадровых, планово-экономических, технических служб. Определите, какая именно информация и от каких служб может понадобиться бухгалтерии для ведения учета, и разработайте процедуру своевременного получения нужных сведений. Например, определить срок эксплуатации основного средства или выяснить, относятся проведенные работы к ремонту или реконструкции ОС, должен работник технической службы. Оценить вероятность погашения долга перед вашей компанией может финдиректор, а шансы на выигрыш в суде — юрист.

Пример. График документооборота

Приложение № 1
к положению о документообороте
от «31» декабря 2012 г.

Номер формы или указание на форму, утвержденную ОбществомНаименование документаСоздание документаПримечаниеПередача документаХранение оригинала
Кол-во оригиналовСрок оформленияОтветственный за оформление/получениеКонтроль за оформлением/получениемПолучатель документаФорма документаСрок передачиОтветственный за хранениеСроки хранения
Документы для начисления заработной платы. Поощрения. Взыскания
Т-51Расчетная ведомость1За 2 рабочих дня до срока выплаты заработной платыРаботник отдела бухгалтерского учета и отчетностиГлавный бухгалтерПрименяется для расчета заработной платы работникам на основании данных по учету отработанного времениГлавный бухгалтерОригиналВ день подписанияГлавный бухгалтер75 лет
Учет основных средств
ОС-1Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)2В день приема объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)Приемочная комиссияГлавный бухгалтерАкт применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатациюГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтерВ течение срока эксплуатации, увеличенного на 5 лет
ОС-1А"Акт о приеме-передаче здания, сооружения2В день приема-передачи здания, сооруженияПриемочная комиссияГлавный бухгалтерАкт применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи зданий (сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатациюГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтерВ течение срока эксплуатации, увеличенного на 5 лет
Приложение к учетной политикеАкт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)2В день выбытия основных средствКомиссия по списанию объектаГлавный бухгалтерАкт является основанием для списания объекта основного средстваГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтер5 лет
ОС-6Инвентарная карточка учета объекта основных средств1С момента поступления, по мере перемещения и восстановления объекта и до момента списанияРаботник отдела бухгалтерского учета и отчетностиГлавный бухгалтерИнвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект. Карточка заполняется на основании документов на зачисление объекта, его перемещение, дооборудование, реконструкцию, модернизацию, капитальный ремонт и списаниеГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтерВ течение срока эксплуатации, увеличенного на 5 лет
Учет расчетов с подотчетными лицами
АО-1Авансовый отчет1В течение 3 рабочих дней после расходования подотчетных сумм или после даты возвращения из командировкиПодотчетное лицо и бухгалтерГлавный бухгалтерПрименяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, командировочные расходыГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписанияГлавный бухгалтер5 лет
Приложение к учетной политикеПутевой лист легкового автомобиля1Каждый рабочий день в течение отчетного месяцаВодительРуководитель транспортного отделаЯвляется первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и списанию ГСМГлавный бухгалтерОригиналНе позднее 2-го числа месяца, следующего за отчетнымГлавный бухгалтер5 лет

Как заставить работников соблюдать график документооборота

Ну а чтобы работники вашей компании соблюдали сроки, установленные в графике документооборота, каждому из них надо вручить под роспись выписку из графика, где перечислены относящиеся к его сфере деятельности документы и указано, кому и в какие сроки их надо передатьПоложение, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105
5.5. Работники предприятия... создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
.

Кроме того, обязанность правильно оформлять документы и своевременно передавать их по назначению, в том числе и в бухгалтерию, должна быть закреплена в должностных инструкциях работников, так же как и ответственность за нарушение установленных правил. Как показывает практика, без этого не будет работать никакое положение о документообороте, каким бы совершенным оно ни было. И не забудьте, что со своей должностной инструкцией или внесенным в нее дополнением работник тоже должен быть ознакомлен под роспись.

Пример. Выдержка из должностной инструкции менеджера отдела материально-технического снабжения

Должностные обязанности

Менеджер отдела материально-технического снабжения исполняет следующие обязанности:

3) обеспечивает передачу в департамент бухучета в сроки, установленные графиком документооборота, авансовых отчетов и документов, составление которых предусмотрено условиями договоров с поставщиками, в частности:
— счетов-фактур;
— товарных накладных;
— универсальных передаточных документов.

При ненадлежащем исполнении или неисполнении своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, менеджер отдела материально-технического снабжения может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Также ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, учитывается при принятии решения о назначении премии и определении ее размера.

О том, как эффективно простимулировать работника добросовестно трудиться, полностью соблюдая при этом законодательство, читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал», 2015, № 2.

Кстати, Роструд согласен с тем, что положение о премировании компании может содержать условия о лишении работника премии или снижении ее размера за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичных документовПисьмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1
...если положением о премировании... организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, то такое лишение или снижение правомерно.
.

Еще хочу обратить ваше внимание на один немаловажный аспект, связанный с документооборотом. Как вы знаете, Закон № 402-ФЗ всех обязал создавать систему внутреннего контроля (СВК). СВК — вещь нужная и полезная, так как помогает формировать достоверную финансовую отчетность и работать в рамках законодательства. Как показывает практика, при налаженном внутреннем контроле работа компании становится более эффективной.

Больше узнать о том, что представляет собой система внутреннего контроля компании, о ее принципах и составляющих ее элементах вы можете из отчета о семинаре О.А. Сухаревой «Новый закон о бухучете» («Главная книга. Конференц-зал», 2012, № 12, с. 24).

И надо сказать, качество работы с первичными документами — это зеркало состояния системы внутреннего контроля в организации. Поэтому положение о документообороте является ключевым элементом СВК и во многом предопределяет создание достоверной отчетности.

Кто отвечает за правильность оформления первички

Понятно, что внутренний контроль включает в себя и проверку правильности оформления первичных документов, то есть наличия в них обязательных реквизитов. Что касается форм первички, создаваемой самой организацией, то, скорее всего, они согласовывались с бухгалтерией и на этом этапе надо было отследить наличие в первичке обязательных реквизитов. А работник, ответственный за ввод данных из такого документа в регистры, просто должен проверить, правильно ли они заполнены. Если же это «внешний» документ, который оформляется контрагентом и форма которого закреплена условиями договора, то необходимо еще на этапе заключения договора проверить, есть ли в нем все необходимые реквизиты. А это значит, что в положении о документообороте надо прописать обязательность такой проверки, выбрать работников, ответственных за проверку, и закрепить за ними эти контрольные функцииЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 19
1. Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
2. Экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности...

Информация Минфина № ПЗ-11/2013
3. Внутренний контроль — процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:
а) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
в) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.
8.1. Экономический субъект может применять следующие процедуры внутреннего контроля:
а) документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов...
б) подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям (например, проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету).
.

Кстати, после отмены обязательной унифицированной первички многие стали сталкиваться с такой проблемой: в организацию поступает документ на нестандартном бланке, а рядовой бухгалтер или другой работник сначала неправильно квалифицирует такой документ, потом вводит из него данные в учетные регистры, а дальше ошибки множатся. Как этого избежать? Очень просто: в положении о документообороте определите лицо, в должностные обязанности которого входит принятие решений о квалификации нестандартных документов или операций, а также проверка того, все ли обязательные реквизиты есть в этих документах и верно ли отражены сведения из них в бухгалтерских регистрах.

Кто контролирует соблюдение графика документооборота

Как правило, контролирует соблюдение исполнителями графика документооборота главный бухгалтер компании. И в старом Законе о бухучете прямо говорилось, что требования главбуха по оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. В Законе № 402-ФЗ аналогичной нормы нет. Но это не означает, что требования главбуха можно игнорировать. Ведь правильное и своевременное документальное оформление фактов хозяйственной жизни относится к ведению бухучета. А если за ведение учета и достоверность отчетности отвечает главный бухгалтер, то, соответственно, у него должно быть и право требовать от других работников соблюдения установленного в компании порядка документооборота. К тому же в Законе № 402-ФЗ определено, что в настоящий момент все не противоречащие этому Закону правила бухучета сохраняют свою силуЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 30
1. До утверждения... федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных настоящим Федеральным законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета... утвержденные... до дня вступления в силу настоящего Федерального закона.
.
Следовательно, продолжает действовать и норма Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, где говорится об обязательности выполнения работниками организации требований главного бухгалтераПоложение, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н
12. Требования главного бухгалтера... по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
.

Как мы выяснили, одной из основных задач системы документооборота является обеспечение сохранности документов в течение срока их хранения. Потому тему хранения нам не обойти.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
В каком месяце вы можете уйти в отпуск летом?
В июне: в июле отчетность, а в августе требования по ней
В августе: сдам отчетность и уеду
В любом: есть кем меня заменить
Ни в каком: отдыхают все остальные
Я удаленный бухгалтер, могу работать хоть на даче, хоть на море
Я не бухгалтер, мой отпуск к отчетности не привязан
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.36%
апрель 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.75%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет
Подтвердите демодоступ и вам откроются:

Свежий номер журнала «Главная книга»

Весь архив статей и семинаров с 2011 по 2019 год

Более 1200 бухгалтерских консультаций

Подтвердить демодоступ