Тренинг «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Хранение документов: порядок и сроки

Итак, вы составили внутренний или получили входящий документ и провели его в бухгалтерском и налоговом учете. Теперь ваша задача этот документ сохранить.

Первая проблема, с которой сталкиваются организации, только налаживающие внутреннюю систему документооборота, состоит в том, что разные законодательные акты нередко устанавливают различные сроки хранения одних и тех же документов. Кое-кто слишком спешит с уничтожением документов и выбирает более ранний из установленных сроков. Однако сроки хранения надо определять так, чтобы в будущем не попасть в неприятную ситуацию, когда проверяющие вдруг потребуют представить какие-то из уже уничтоженных вами документов, срок хранения которых на самом деле еще не истек.

Поэтому давайте начнем с того, что рассмотрим стандартные сроки хранения первичных документов и узнаем, какие исключения есть из этих правил.

Сроки хранения для целей бухучета

По Закону о бухучете первичные документы должны храниться 5 лет после отчетного года. То есть после года, в котором вы использовали данные из этих документов при составлении отчетности. Но этот срок применяется только в тех случаях, когда более длительный срок хранения не установлен Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры.

Сразу оговорюсь, для большинства бухгалтерской и кадровой первички Перечень Минкультуры предусматривает такой же срок хранения, как и Закон о бухучете, — 5 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был использован в последний раз. Исключение составляют некоторые документы, связанные с учетом кадров, у которых срок хранения 75 летЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 29
1. Первичные учетные документы... подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (приложение к Приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558)
1.4. В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством..

Сроки хранения для целей налогового учета

Кстати, в Перечне Минкультуры к некоторым документам есть примечание, согласно которому по истечении сроков хранения документы можно уничтожить, но при условии проведения по ним проверки. К сожалению, не уточняется, о каких именно проверках идет речь, но по разъяснениям разработчиков этого Перечня имеются в виду, конечно же, налоговые проверки.

Разъяснения чиновников относительно того, как соблюдать требования Перечня типовых управленческих документов, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, читайте в статье «Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения» («Главная книга», 2013, № 15).

Но позвольте, Мария Николаевна, многие наши документы налоговики не проверят никогда. Их что, надо продолжать хранить?

Конечно, нет. Вы правы, инспекторы просто физически не в состоянии проверить сплошным методом абсолютно все организации. Волноваться по этому поводу не стоит: даже если ваши документы так и не были исследованы налоговиками, их все равно можно уничтожить по истечении установленного НК срока хранения. Этот срок составляет 4 года и начинает исчисляться после окончания того налогового периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности или начисления и уплаты налогаСтатья 23 НК РФ
1. Налогоплательщики обязаны:
8) в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов...

Письмо Минфина от 30.03.2012 № 03-11-11/104
...течение... срока [хранения документов, установленного НК РФ] начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов..

Впрочем, даже если налоговики уже проверили ваши документы, лично я не советую уничтожать их раньше 4-лет­него срока. Ведь возможна новая проверка за тот же период либо встречная проверка. Или вам самим эти бумаги могут понадобиться.

И не забудьте: стандартный срок хранения первичных документов, установленный в Законе о бухучете, на год больше, чем срок хранения документов в целях НК.

Поэтому, к примеру, документы, подтверждающие безнадежную задолженность, списанную по истечении исковой давности, придется хранить как минимум 7 лет: 3 года исковой давности плюс 4 года после учета безнадежной дебиторки в налоговых расходахПостановление ФАС ВВО от 08.11.2012 № А11-6321/2011
2. ...для подтверждения права на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на убытки в виде безнадежных долгов налогоплательщик должен документально подтвердить факт наличия дебиторской задолженности и истечение срока исковой давности для ее взыскания. К документам, подтверждающим указанные факты, относятся договоры, акты приема-передачи, письма, накладные и другие первичные документы.
Согласно справке к акту инвентаризации от 31.12.2009 № 4 с 01.01.2005 за ЗАО... числится задолженность перед Обществом в сумме 1 230 000 рублей.
В подтверждение обоснованности включения указанной задолженности в состав внереализационных расходов Общество представило приказ о списании просроченной задолженности от 30.12.2009 № 65, бухгалтерскую справку от 31.12.2009 № 420, акт инвентаризации расчетов от 31.12.2009 № 4.
Вместе с тем первичные документы, подтверждающие образование и наличие дебиторской задолженности за ЗАО... Общество не представило.
При таких обстоятельствах налогоплательщик документально не подтвердил сумму возникших у него убытков....

Однако для некоторых документов налогового учета НК устанавливает особые сроки хранения. Как правило, это связано с длительным периодом признания в налоговых расходах затрат, подтверждаемых этими документами.

Самый известный случай — это налоговый убыток, который можно переносить на будущее аж в течение 10 лет после убыточного года. Соответственно, хранить документы, подтверждающие размер убытка, надо в течение всего срока, пока вы уменьшаете налогооблагаемую прибыль, плюс 4 года после окончания года, в котором была учтена последняя часть убыткаПисьмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278
На основании п. 4 ст. 283 [НК РФ]... налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
При этом Кодекс не предусматривает прекращения... обязанности по хранению документов после проведения налоговой проверки..

Допустим, вы переносили убыток в течение 10 лет, тогда общий срок хранения документов, подтверждающих сумму убытка, составит 14 лет после года его получения. Причем вас не освободит от обязанности хранить документы в течение всего этого срока даже тот факт, что сумма убытка была подтверждена в ходе выездной налоговой проверки.

Следующий особый срок хранения прямо предусмотрен в НК для документов по расходам на обучение работников, в том числе и тех, чье обучение вы оплатили в обмен на их обязательство отработать у вас потом определенное время. Документы, подтверждающие такие расходы, нужно хранить как минимум в течение всего срока обучения плюс еще 1 год работы обученного за ваш счет товарища. Специальный срок хранения обусловлен тем, что учтенные расходы придется восстановить:

— если трудовой договор с обучавшимся работником будет расторгнут до истечения года со дня начала его действия — в периоде его расторжения;

— если тот, кого вы обучили, так и не заключит с вами трудовой договор — в периоде, когда истекут 3 месяца со дня окончания обучения.

При этом обычный срок хранения таких документов должен составлять не меньше 4 лет после окончания года, в котором расходы на обучение вы учитывали в последний разСтатья 264 НК РФ
3. Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица... но не менее 4 лет..

Еще одна ситуация, в которой срок хранения «расходных» документов удлиняется, — это списание стоимости амортизируемого имущества. Первоначальную стоимость такого имущества мы относим на расходы в течение срока полезного использования (который может составлять и 20, и 30 лет). А значит, документы, подтверждающие затраты на его приобретение, надо хранить в течение всего этого периода и еще 4 года после его окончания. Иначе в случае налоговой проверки могут быть проблемы с документальным подтверждением признанной в расходах амортизацииПисьмо Минфина от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270
...срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества)..

Сроки хранения для целей исчисления взносов

А вот по Закону № 212-ФЗ плательщики взносов, то есть все работодатели, обязаны хранить документы, подтверждающие исчисление и уплату взносов, в течение 6 лет. Какие это документы, в Законе не уточняется. Но и так понятно: это все то, что может запросить ПФР или ФСС при проверке. То есть документы, связанные с начислением выплат в пользу физлиц, кассовые и банковские документы по этим выплатам, а также по самим взносам. Особое внимание уделите документам, на основании которых работникам были начислены пособия, финансируемые ФССЗакон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах»

Статья 28
2. Плательщики страховых взносов обязаны:
6) обеспечивать в течение 6 лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Методические рекомендации, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п
14. Проверка достоверности представленных страхователями... сведений... осуществляется по первичным бухгалтерским документам (формы № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-54 «Лицевой счет»... расходные, кассовые, банковские документы, распорядительные документы, которые служат основанием для начисления выплат работникам)..

Сроки хранения для целей трудового законодательства

Что касается трудовых проверок, то здесь нет какого-нибудь срока, после которого трудинспектор не вправе требовать от вас документы, касающиеся соблюдения трудового законодательства. А значит, трудовая инспекция вправе затребовать документы за любой период деятельности организации, но с учетом установленных Перечнем Минкультуры сроков их хранения.

Определяя же срок хранения конкретного документа, ориентироваться всегда следует на максимальный из возможных сроков. Например, платежки на перечисление зарплаты придется хранить не 4 и не 5, а 6 лет.

Где и как хранить документы

По завершении года первичные документы, относящиеся к нему, имеет смысл отделить от документов нового года. Для этого их нужно разделить по видам и сброшюровать в папки в хронологическом порядке. А к каждой папке составить сводный реестр (опись), в котором указать, какие документы содержатся в папке, за какой период и каково их общее количество. В идеале в таком реестре можно указать и основные реквизиты документов, содержащихся в папке.

На всякий случай, один экземпляр такого реестра храните отдельно от самих документов. Тогда, даже если документы будут уничтожены при пожаре или затоплении в офисе, у вас останутся сведения о том, что именно утрачено.

Где хранить документы и кто будет иметь к ним доступ, компания решает сама. Единственное законодательное требование — должны быть обеспечены такие условия, чтобы документы подвергались минимальному риску их случайной утраты или внесения в них несанкционированных измененийЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 7
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

Статья 29
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений..

Как правило, оперативное хранение документов (примерно в течение 3 лет со дня их составления или получения) обеспечивается в структурных подразделениях компании, работающих с этими документами. А затем документы, которые не нужны постоянно, хранятся в специально отведенном для этого помещении.

Для средних и крупных организаций одним из наиболее эффективных способов может стать создание архивной службы, в которую документы сдаются сразу же по завершении активной работы с ними в других подразделениях. Помимо обеспечения лучшей сохранности документации, такая практика позволяет избавить работников от уже ненужных для работы бумаг, а также установить контроль над доступом к информации. А если у руководства компании есть желание и финансовые возможности, то можно воспользоваться услугами специальных архивных организаций.

Поскольку нужно обеспечить безопасные условия хранения документов, помещение, где они хранятся, должно быть оснащено пожарной сигнализацией и автоматической системой пожаротушения. Ведь от причины утраты документов, наличия или отсутствия вины компании в этом зависит возможность применения и размер санкций, связанных с утратой документов.

Недостаточно, например, просто доказать факт пожара в вашем офисе. Надо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания.

Другой пример: в помещении, имеющем старую электропроводку и протекающую крышу, хранили все документы, в том числе те, по которым еще не была подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность. В праздники случился пожар, бумаги сгорели, и при проверке компания их представить не смогла. В результате налоговики сняли все не подтвержденные документами вычеты по НДС и начислили штраф за неуплату налога по пункту 1 статьи 122 НК РФ. А суд пришел к выводу, что все доначисления законны, так как компания не обеспечила сохранность документовПостановление 2 ААС от 02.04.2009 № А82-12072/2008-20
Суд... обоснованно отклонил доводы налогоплательщика об отсутствии его вины в непредставлении документов, необходимых для проверки. ...одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность... как на бумажных, так и на электронных носителях на время новогодних каникул, позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность... утраты [документов] в результате этих действий..

Поэтому в ваших интересах предпринять все от вас зависящее для сохранности документов. Но не только из-за возможного применения штрафных санкций.

Часто архив организации представляет собой банальный склад с бумагами и папками, доступ к которым имеют все подряд, а учет использования и перемещения документов в компании не ведется. На поиски нужного документа может уйти целый день, а то и больше.

Поэтому создание собственного архива заключается не только в оборудовании помещения для хранения документов, но и в выделении работника, отвечающего за архив. В его должностные обязанности будут входить приемка документов в архив и их выдача, а также фиксация всех этих перемещений в специальном журнале (картотеке) или автоматизированной системе ведения архива. Так вы сможете сделать работу с документами, размещенными в архиве, более эффективной.