Первичный документ: форма | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2015 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Форум
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Содержание

Первичный документ: форма

Свобода в выборе форм первички

Как вы помните, начиная с 2013 года новый Закон о бухучете № 402-ФЗ разрешил организациям самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Это было вызвано тем, что российский бухучет активно сближается с международными стандартами финансовой отчетности. А согласно МСФО многие факты отражаются в учете в соответствии с профессиональным суждением бухгалтера. Именно бухгалтер решает, как квалифицировать факт хозяйственной жизни, оценивает объекты учета, и для этого ему могут понадобиться индивидуальные формы документов.

Еще одним мотивом для отказа от унифицированных форм первичных документов стало то, что все чаще стали возникать ситуации, которые проблематично задокументировать с использованием унифицированных, типовых форм.

Обязательные формы для бюджетников

По-прежнему обязаны составлять первичку по типовым формам, утвержденным Минфином, только бюджетники. Но бюджетный учет — это отдельная система, которая отличается от бухучета коммерческих организаций, и он остается за пределами нашего семинара.

Что же касается форм, разработанных когда-то для всех организаций, то Приказ Минфина и Госкомстата об обязательности применения унифицированной первички от 98-го года, как и сами формы, создавались во исполнение Закона о бухучете № 129-ФЗ, утратившего силу с 2013 года. Поэтому все эти нормативные акты с 2013 года автоматически утратили силу, даже без их специальной отмены.

В результате большинство унифицированных форм стало необязательным, но за отдельными исключениями, когда обязанность применять утвержденные госорганами формы закреплена в других федеральных законах.

Обязательные формы для «денежных» документов

Поэтому, как и прежде, вы обязаны оформлять платежные поручения по форме, утвержденной Банком России. Иначе ваш банк просто не проведет платеж.

Остались обязательными к применению и формы кассовых документов, утвержденные ГоскомстатомИнформация Минфина № ПЗ-10/2012
...обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Письмо ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941
Альбом унифицированных форм... по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением [ККТ]... утвержден постановлением Госкомстата... от 25.12.98 № 132.
Альбом [разработан]... в целях реализации положений законодательства о применении [ККТ]...
В этой связи... недопустимо определение руководителем экономического субъекта форм учетных документов, использование которых определено законодательством о применении [ККТ]...

Правила, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272
6. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной... по форме согласно приложению № 4...

Письмо Минфина от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918
...оформление транспортной накладной... по форме согласно Приложению № 4 [к Правилам], необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.
,
так как именно на них ссылается Банк России в Указании о порядке ведения кассовых операций. Это:

— приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);

— кассовая книга (форма № КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

— расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

А тем компаниям, которые получают выручку наличными или по банковским картам, как и раньше, надо оформлять унифицированную первичку, связанную с применением ККТ. Так разъясняет ФНСИнформация Минфина № ПЗ-10/2012
...обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Письмо ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941
Альбом унифицированных форм... по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением [ККТ]... утвержден постановлением Госкомстата... от 25.12.98 № 132.
Альбом [разработан]... в целях реализации положений законодательства о применении [ККТ]...
В этой связи... недопустимо определение руководителем экономического субъекта форм учетных документов, использование которых определено законодательством о применении [ККТ]...

Правила, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272
6. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной... по форме согласно приложению № 4...

Письмо Минфина от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918
...оформление транспортной накладной... по форме согласно Приложению № 4 [к Правилам], необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.
.

Если же вместо ККТ ваша организация при оказании услуг использует бланки строгой отчетности (БСО), то надо проверить, не относятся ли эти услуги к тем, для которых утверждена обязательная форма БСО.

Справка

Например, организации обязаны использовать утвержденные Минфином формы БСОп. 2 Постановления Правительства от 06.05.2008 № 359, это:

— квитанция на оплату ветеринарных услугПриказ от 09.04.2008 № 39н;

— туристическая путевкаПриказ от 09.07.2007 № 60н;

— квитанция на получение страховой премииПриказ от 17.05.2006 № 80н;

— залоговый билет и сохранная квитанцияПриказ от 14.01.2008 № 3н.

А формы бланков авиа- и железнодорожных билетов устанавливает Минтрансст. 105 Воздушного кодекса РФ; ст. 82 Закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ.

Обязательные формы: для транспортных накладных

К обязательным унифицированным формам относится и транспортная накладная, утвержденная Правительством. Поэтому автоперевозчикам и их клиентам без ее оформления не обойтись. Транспортная накладная подтверждает не только заключение договора перевозки, но и понесенные расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Ее форма предусматривает все реквизиты, необходимые для первичных документов, поэтому если у вас есть транспортная накладная, то оформлять дополнительные первичные документы на перевозку не нужно.

Только организации, работающие в сфере оборота алкогольной продукции, при перевозке алкоголя должны составлять именно товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т (ТТН). Ничего не поделаешь, эта обязанность прямо установлена Законом об обороте алкогольной продукцииЗакон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции»

Статья 10.2
1. Оборот... продукции осуществляется только при наличии [товарно-транспортной накладной]...
.

Справка

В соответствии с разъяснениями Росалкогольрегулирования унифицированная форма товарно-транспортной накладной (ТТН) № 1-Т является обязательным сопроводительным документом, удостоверяющим легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. За отсутствие ТТН могут оштрафоватьч. 2 ст. 14.16 КоАП РФ:

— организацию, которая поставляет, закупает, перевозит или реализует спирт и алкогольную продукцию, — на 200—300 тыс. руб. с конфискацией товара, на который нет накладной;

— ее руководителя — на 10—15 тыс. руб.

А кадровую первичку мы тоже обязаны по унифицированным формам вести? Ведь в Постановлении Госкомстата сказано, что эти формы утверждены в целях реализации требований ТК.

Обязательные формы для личной карточки

На ваш вопрос Роструд ответил еще в 2013 году: организации могут не использовать унифицированную кадровую первичку. Ведь Трудовым кодексом не предусмотрена передача функций по разработке таких форм Госкомстату и Минфину с Минтрудом, с которыми эти формы были согласованы. Поэтому если для вас эти формы неудобны, то можете разработать свои. Есть только одно исключение — личная карточка работника по форме № Т-2, она обязательна.

По этой форме работодатели обязаны вести воинский учет согласно Положению, утвержденному ПравительствомЗакон от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Статья 8
6. Порядок воинского учета граждан... определяется настоящим Федеральным законом и Положением о воинском учете.

Положение, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719
27. Воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма № Т-2)...

Письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ
...с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов... разработанными ими самостоятельно.
...формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Закон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
.
А Правительство, утверждая Положение, действовало на основании Закона о воинской обязанности. То есть мы должны применять форму, утвержденную уполномоченным органом на основании федерального закона.

Собственные формы: плюсы и минусы

Итак, за исключением перечисленных случаев, самостоятельно разработанные организацией формы первички — полноценные документы. Конечно, если в них есть перечисленные в Законе о бухучете № 402-ФЗ обязательные реквизиты, на которых мы остановимся отдельно. Ведь по общему правилу, какие компания будет использовать формы первичных учетных документов, решает ее руководительЗакон от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Статья 8
6. Порядок воинского учета граждан... определяется настоящим Федеральным законом и Положением о воинском учете.

Положение, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719
27. Воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма № Т-2)...

Письмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ
...с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов... разработанными ими самостоятельно.
...формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Закон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
.

Кстати, хотя Закон № 402-ФЗ действует уже третий год, ситуация с применением своих форм первички по-прежнему двоякая.

С одной стороны, бухгалтеры и другие работники, оформляющие первичку, давно мечтали об отмене громоздких унифицированных форм с большим количеством реквизитов на все случаи жизни и ценят эту возможность.

С другой стороны, после появления права создавать свою первичку немногие поспешили им воспользоваться. Большинство по-прежнему отдает предпочтение унифицированным формам.

Почему так складывается? Вероятно, первая из возможных причин — память о пристальном внимании и жестких требованиях проверяющих к первичке, постоянных придирках к малейшим недочетам в оформлении с целью снять налоговые расходы или отказать в вычете НДС. И если с требованиями к заполнению прежних форм компании более-менее знакомы, то угадать, что может не понравиться проверяющим в самостоятельно созданном бланке, — невозможно. А неизвестность всегда пугает.

Вторая причина связана с тем, что часто в составлении первичного документа участвует несколько человек. Причем зачастую кто-то из этих товарищей не является работником вашей организации.

Условно все первичные документы можно поделить на две группы.

Первая группа — документы, создаваемые и используемые исключительно внутри организации (накладные на отпуск материалов в производство, акты инвентаризации, путевые листы, табели учета рабочего времени и т. п.). Оформление этих документов находится полностью в ведении самой компании. А научить своих работников действовать по своим же правилам хотя, может быть, и нелегко, но вполне возможно.

Вторая группа — документы, в создании которых участвуют не только ваши работники, но и работники ваших контрагентов. Это, как правило, документы, которые составляются при исполнении договорных обязательств (товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ и т. п.). В их составлении принимают участие как минимум две компании, а значит, может возникнуть необходимость согласовывать формы документов.

Дело в том, что, оформляя первичку, продавец использует свои формы. А они могут не устроить покупателя, который будет настаивать на применении своих форм. Однако если контрагенты не согласовали оформление первички в договоре, то требовать от продавца замены документа покупатель не вправе. Это обстоятельство надо учитывать. И если для вас форма документа принципиальна, предупредите об этом работников, которые занимаются составлением и экспертизой договоров.

Пример. Условие договора о согласовании применяемой формы первичного документа

Договор об оказании услуг

Не позднее двух рабочих дней после оказания услуги Исполнитель представляет Заказчику на подписание Акт об оказании услуг в двух экземплярах по форме, согласованной в Приложении № 2 к настоящему договору, с приложенным к нему отчетом о содержании оказанных услуг.

Таким образом, в отсутствие всеобщей жесткой регламентации форм первички одни и те же по сути операции, совершаемые с разными контрагентами, могут оформляться разными по форме документами. Конечно, это не нарушение, но существенно затрудняет обработку первички бухгалтерией. Во-первых, потому что, сталкиваясь с незнакомой формой документа, нужно определить его полноценность для целей учета, то есть наличие в нем всех обязательных реквизитов. А во-вторых, возрастает вероятность ошибок при внесении данных таких нестандартных документов в бухгалтерские регистры. Ведь их разнообразие не позволит делать эту работу автоматически.

Ну и последняя причина, по которой организации не спешат отказываться от унифицированных форм, — как правило, компании ведут учет в стандартных бухгалтерских программах, куда их разработчики уже заложили формы первички. По большей части это все те же унифицированные формы. И если компания решает использовать в работе документы по самостоятельно разработанным формам, ей надо перенастроить программу. А это дополнительные и весьма значительные затраты если не денег, то времени.

Как «легализовать» используемые формы первички

Однако независимо от того, какие формы первички вы используете, унифицированные или разработанные самостоятельно, они должны быть «легализованы», то есть официально введены в систему документооборота организации. Только тогда они будут полностью соответствовать требованиям законодательства.

Хочу обратить ваше внимание на то, что раньше руководитель компании утверждал формы первичных документов, а с 2014 года он эти формы определяет, такое изменение внесено в пункт 4 статьи 9 Закона о бухучетеЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Закон «О бухгалтерском учете» (ред., действ. до 01.01.2014)

Статья 9
4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
.

На мой взгляд, эта поправка связана с тем, что применять вы будете не только собственные формы, тогда как утвердить можно только то, что сам разработал. Поэтому и была изменена формулировка: руководитель просто определяет, что и когда будет применяться.

Откуда же компании берут формы первички? Тут есть варианты.

Первый — компания сама для себя разрабатывает формы первичных документов, включая в них все обязательные реквизиты и иногда добавляя реквизиты, необходимые в силу специфики деятельности. Эти формы должен утвердить руководительПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547
...каждый налогоплательщик определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно. Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов.
.

При этом недостаточно просто написать в учетной политике, что вы применяете формы первичных учетных документов, в которых есть все обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона № 402-ФЗ. В учетной политике (точнее, в приложении к ней) надо привести разработанные вами формы первички.

Второй вариант (самый популярный) — использование форм, подготовленных госорганами или поставщиками программного обеспечения.

Как я уже говорила, многие организации не спешат отказываться от унифицированных форм. И они вправе продолжать их применять — это не запрещеноИнформация Минфина № ПЗ-10/2012
...руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов <*>.
________
<*> Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов... разработанные экономическим субъектом самостоятельно... а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации...
.
Но тут нужно учитывать следующий аспект. Раньше применение таких форм гарантировало их соответствие требованиям закона, так как в них есть все необходимые реквизиты. То есть при правильном заполнении документ всегда имел юридическую силу, его можно было спокойно применять в хозяйственном обороте, а также для целей бухгалтерского и налогового учета.

Но теперь давнее утверждение формы госорганом не делает автоматически документ, составленный по этой форме, оформленным в установленном порядке.

Для того чтобы «легализовать» такие унифицированные формы, их надо упомянуть в своей учетной политике. То есть руководитель может определить в учетной политике, что компания использует такие-то формы, утвержденные такими-то актами Госкомстата или Роскомстата. Этого вполне достаточно. И кстати, не нужно вымарывать из бланков информацию об утверждении формы органом статистики, она не сделает документ недействительным. Не стоит дополнять форму и информацией об утверждении ее руководителем вашей компании — смысла в этом нет никакого.

Все это относится и к формам документов, разработанным и рекомендованным к применению не только Росстатом, но и другими госорганами. Например, к формам универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД). Эти формы разработаны ФНС и рекомендованы к применению налогоплательщиками. Безусловно, вы не обязаны ими пользоваться (в общем-то они весьма громоздки и неудобны), но если захотите их применять, то их тоже надо упомянуть в учетной политике.

Точно так же надо поступить, если ваша компания использует формы, которые выдает бухгалтерская программа. В этом случае в учетной политике можно указать, что используемые первичные учетные документы являются приложением к бухгалтерской компьютерной программе, а сами формы перечислить в приложении к учетной политике.

Но, как я уже говорила, формы документов, составляемых при исполнении сделок, могут быть определены соглашением сторон договора. И заранее предусмотреть, к какому соглашению на этот счет вы придете с тем или иным контрагентом, невозможно. Поэтому в любом случае надо указать в учетной политике, как принимается решение о выборе форм документов, применяемых сторонами договора. Например, прописать, что если формы первичных учетных документов определены договором, то в рамках этих отношений вы используете формы, которые предусмотрены договором.

Пример. Положения учетной политики о формах первичных учетных документов, применяемых организацией

Общество применяет следующие формы первичных учетных документов:

1) формируемые бухгалтерской компьютерной программой «...» по унифицированным формам, утвержденным постановлениями Госкомстата (Приложение № 3);

2) самостоятельно разработанные:
— акт на списание материалов (Приложение № 4);
— дефектная ведомость (Приложение № 5);
— путевой лист (Приложение № 6);

3) применение которых установлено договором — при составлении документов в рамках исполнения такого договора.

...

Приложение № 3 к учетной политике

При учете труда и его оплаты используются формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
— записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61).

Как организация определяет формы применяемой первички, мы выяснили. А теперь разберемся с обязательными реквизитами первичных учетных документов.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.69%
декабрь 2018 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.75%

История

РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

ОПРОС
Использует ли ваша компания векселя третьих лиц в расчетах?
Да, поскольку это удобно
Нет, мы работаем на УСН и знаем, что будут проблемы с налогами
Стараемся не связываться с векселями, но иногда приходится приобретать их для расчетов по конкретным сделкам
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Весенний конгресс ТАСКОМФорум