Справка о сумме заработка

Кому надо выдавать справки о сумме заработка

Человек, претендующий на пособие, в течение 2 лет, предшествующих страховому случаю, мог трудиться у разных работодателей. Например, менять работу, трудиться по совместительству. Закон № 255-ФЗ допускает случаи, когда работодатель рассчитывает пособие на основании не только своих выплат, но и выплат «коллег», если суммы были включены в базу по взносам в ФСС.

Сведения о таких выплатах содержатся в справке о зарплате, у которой есть утвержденная формаприложение № 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н.

Справку работодатель должен выдать в день увольнения. Также справку необходимо оформить и бывшему работнику, если он попросил вас об этом. Сделать это надо в течение 3 рабочих дней с момента его письменного обращения к вамп. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ч. 1 ст. 4.3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Вполне возможно, что к вам обратится бывшая работница с просьбой выдать справку о ее заработке, скажем, за 2011 и 2012 гг. Так как она хочет, чтобы по ее теперешнему месту работы при исчислении пособия заменили годы расчетного периода. Но до июля 2013 г. применялась другая форма справки. Какую использовать сейчасприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н (утратил силу с 02.07.2013)?

Нынешнюю, коллеги, поскольку важен период, которым выдается документ, а не периоды, которые вы в нем покажете.

При этом сведения о работнице (ее ф. и. о., паспортные данные, адрес) в справке укажите также по состоянию на день выдачи. Например, если девушка вышла замуж и сменила фамилию, то впишите в справку новую фамилию и новые паспортные данные. Тогда сведения о бывшей сотруднице будут актуальны на дату выдачи справки. И проверяющие из ФСС не усомнятся, что информация в справке относится именно к этому человеку.

Если справку просит действующий работник

В Законе № 255-ФЗ говорится только об обязанности работодателя выдать справку увольняющемуся или бывшему работнику. А может ли претендовать на это действующий сотрудник?

Справка о зарплате — документ, связанным с наличием трудовых отношений. Поэтому — да, действующий работник вправе попросить у вас этот документ и без увольнения, если сейчас он также трудится у другого работодателя совместителем и хочет получить там пособие с учетом заработка по всем местам работы.

В этом случае в течение 3 рабочих дней с момента письменного обращения работнику также надо выдать справку о заработке. Плюс справку, что вы пособие ему не начисляли и не выплачивали. Оба документа понадобятся другому работодателю, чтобы доказать обоснованность использования при расчете назначенного им пособия «чужих» выплатст. 62 ТК РФ; ч. 2.2 ст. 13, ч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; Письмо ФСС от 14.11.2013 № 15-03-14/12-13959.

Сколько справок выдать, если человек работал по нескольким трудовым договорам

Понятно, что если у работника с вами был заключен один-единственный трудовой договор, то вы ему при увольнении выдаете одну справку о зарплате. Хотя количество экземпляров такой справки может быть любым, чтобы впоследствии, если человек будет менять работу, ему не пришлось бежать к вам за копией справки.

Но бывает, что увольняющийся сотрудник трудился у вас по разным трудовым договорам. Например, по основному месту работы и по совместительству. Причем действовать и прекращаться такие договоры могут как одновременно, так и в разное время. И тогда бухгалтер может запутаться в том, сколько справок нужно выдать работнику и как их заполнить.

В подобных ситуациях следует руководствоваться таким алгоритмом выдачи справок.

Ситуация первая. Если у сотрудника было два трудовых договора с одним работодателем, между периодами действия которых есть временны´е разрывы, то отдельная справка о зарплате выдается при прекращении каждого из этих трудовых договоров. И в каждой такой справке отражают сведения только по конкретному трудовому договору.

Предположим, работник трудился у вас по основному месту работы, потом уволился, а затем снова был принят на работу, но уже по совместительству, однако вновь ушел.

Это два периода работы по двум разным трудовым договорам. Поэтому, несмотря на то что работодатель один и тот же, надо выдать работнику две справки о сумме заработка: одну — при увольнении с основного места работы, другую — при увольнении с работы по совместительству.

Напомню, что если по обоим договорам сотрудник успел поработать в одном и том же году, то суммарно выплаты за этот год по данным обеих справок не должны превышать предельный размер базы по взносам в ФСС за этот год. Ведь базу по взносам считают по работнику (а не по разным договорам с ним) нарастающим итогом с начала года.

Ситуация вторая. Основной сотрудник работал у вас еще и внутренним совместителем. И увольняется он одновременно с основной работы и с работы по совместительству. Либо сначала с работы по совместительству, а спустя какое-то время и с основной.

Тогда ему можно выдать одну справку о зарплате:

— или в момент прекращения обоих трудовых договоров, если это происходит одновременно;

— или в момент увольнения с основного места работы, если с работы по совместительству он уволился раньше.

Сделать так можно, поскольку время основной работы совпадает со временем работы по совместительству у одного и того же работодателя.

В справке нужно указать период с момента поступления на работу в вашу организацию по день увольнения с основной работы и с работы по совместительству (или по день увольнения с основной работы, если это произошло позже). При этом общая сумма выплат по основной работе и по совместительству, указанная в справке за «пересекающиеся» периоды, не должна превышать предельную базу для начисления взносов в соответствующем году.

Заполняем разделы 1 и 2 справки

Раздел 1 предназначен для сведений о страхователе, то есть о вашей организации. Там все просто, не вижу смысла останавливаться на нем подробно. Разве что отмечу: самое главное — правильно указать регистрационный номер страхователя в ФСС. Даже если в остальные сведения раздела вкрадется ошибка, этот номер однозначно идентифицирует вас.

В разделе 2 справки, предназначенном для данных о застрахованном лице, вы, в частности, указываете период со дня поступления человека на работу в вашу организацию по день его увольнения, то есть его последний день работы. Поэтому если в справке вы показываете сведения о периоде работы за год, когда работник только начал трудиться в вашей организации, то вы указываете именно ту дату, когда началась его трудовая деятельность у вас, а не 1 января этого года.

Заполняем раздел 3 справки: основные строки

В разделе 3 справки о зарплате указывают суммы выплат, на которые были начислены взносы в ФСС на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Эти суммы вы берете из карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов работникаПисьмо ПФР № АД-30-26/16030, ФСС № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014:

— отдельно за текущий год;

— отдельно за прошлый календарный год (в этом году — за 2015 г.);

— отдельно за позапрошлый календарный год (в этом году — за 2014 г.).

Суммы выплат, показанных в справке, не могут превышать предельный размер базы по взносам в ФСС, установленный на соответствующий годПостановления Правительства от 26.11.2015 № 1265, от 04.12.2014 № 1316, от 30.11.2013 № 1101:

— за 2016 г. — 718 000 руб.;

— за 2015 г. — 670 000 руб.;

— за 2014 г. — 624 000 руб.

Если вы имеете право на льготы и тариф взносов в ФСС для вас равен 0%, все равно показывайте трудовые начисления в справке. Да, Фонд деньги от вас не получал, но в базу выплаты вы все равно включалич. 3.3, 3.4 ст. 58, ст. 58.1 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; примечание 3 к Справке, утв. Приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н.

Выплаты в разделе 3 справки должны включать суммы, начисленные работнику по день увольнения включительно. Поэтому не оформляйте справку до тех пор, пока у вас не будет сведений обо всех суммах, причитающихся работнику.

Заполняем раздел 3 справки: дополнительные строки

Раздел 3 справки о зарплате содержит также дополнительные строки. Их заполняют, если в году увольнения или 2 предшествующих ему календарных годах работница была в декрете или отпуске по уходу за ребенком.

В допстроках надо указать выплаты работнице за любые годы, предшествующие 2 годам перед годом увольнения. Это нужно для того, чтобы работница могла воспользоваться правом заменить годы расчетного периода, на которые пришлись материнские отпуска, на другие годы ее работы у вас с тем, чтобы увеличить размер пособияч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; примечание 4 к Справке, утв. Приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н.

Предположим, в 2016 г. увольняется работница, которая в 2014 и 2015 гг. находилась в отпуске по уходу за ребенком. Но у нее были отработанные дни и выплаты в 2012 и 2013 гг.

В этом случае раздел 3 справки заполняйте так:

— в первых трех строках покажите выплаты работнице за год увольнения (2016 г.) и 2 предшествующих ему года (2015 и 2014 гг.). Если выплаты в эти годы работница не получала, то в соответствующих строках ставится ноль или прочерк;

— в допстроках покажите выплаты работнице за годы, предшествующие двухлетнему периоду перед годом увольнения. Например, за 2012 и 2013 гг.

Заполняем раздел 4 справки

Раздел 4 справки вы заполните, только если у работника (впрочем, в 99% случаев это будет работница) были периоды, которые могут быть исключены из расчета пособия для материнских отпусков. К таким исключаемым периодам относятся, например, дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенкомч. 3.1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

В этом разделе также есть дополнительные строки, которые заполняют, если в 2 календарных годах, предшествующих году увольнения, либо в году увольнения работница была в материнских отпусках.

Как уже было сказано раньше, в этом случае надо заполнить дополнительные строки в разделе 3, чтобы отразить выплаты в годах, которые можно использовать на замену «пустых» лет расчетного периода. Соответственно, в дополнительных строках раздела 4 вы покажете приходящиеся на эти годы дни, которые надо исключить из расчета пособияпримечание 4 к Справке, утв. Приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н.

Будьте внимательны: дни, когда ваша сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, даже если в этот период она работала на условиях неполного рабочего времени, по мнению ФСС, все равно исключают из расчетного периода. При том, что полученные за такую работу выплаты участвуют в расчете пособияПисьмо ФСС от 20.06.2013 № 25-03-14/12-7942.

Предположим, ваша работница увольняется 5 августа 2016 г. В течение 2 предшествующих лет и в этом году по день увольнения она работала во время отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени.

Тогда в разделе 3 справки вы укажете суммы выплат в пользу работницы, на которые были начислены взносы в ФСС, за 2014, 2015 гг. и за 2016 г. — с 1 января по 5 августа.

В разделе 4 справки вы укажете количество календарных дней, приходящихся на отпуск по уходу за ребенком в этих годах.

Копия справки о сумме заработка: как правильно заверить

Предположим, что ваш новый сотрудник принес вам с предыдущего места работы копию справки о зарплате. Нужно ли требовать от него оригинал или можно посчитать пособие на основании копии?

Включить выплаты по предыдущему месту работы в расчет среднего заработка вы можете, если копия справки заверенач. 7.1 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ:

— или нотариальност. 77 Основ законодательства о нотариате, утв. ВС 11.02.93 № 4462-1;

— или работодателем, выдавшим справку. На копии должны быть заверительная надпись «Копия верна», указание на должность лица, заверившего копию (например, директора фирмы), его личная подпись с расшифровкой и дата заверенияп. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст.

Если переданная вам работником копия справки заверена не так или не заверена вообще, то использовать ее для расчета рискованно, чтобы не было потом проблем с возмещением пособия из ФСС.

Поговорите с работником — пусть он вам принесет оригинал или правильно заверенную копию справки. Либо рассчитайте ему пособие только из «своих» выплат. Самостоятельно запрашивать справку о зарплате сотрудника у его предыдущего работодателя вы не обязаны.

Если работник вам все-таки представит правильную справку о зарплате уже после того, как вы выплатите ему пособие, это пособие можно будет пересчитать с учетом данных из справки. Но не более чем за 3 года, предшествующих дню представления справкич. 2.1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 30.07.2014 № 33-4380.

Что делать, если справки нет

Если по каким-то причинам представить вам справку о заработке новый сотрудник не может, но хочет, чтобы выплаты по прежним местам работы вы зачли при расчете пособия, ему надо подать вам заявление о запросе данных в ПФР. На его основании вы в течение 2 рабочих дней направите запрос в подразделение Фондач. 7.2 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; приложения № 1, 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н; пп. 2—6 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.

Если нужно запросить сведения по выплатам, полученным работником от нескольких работодателей, то для каждого запроса необходимо получить от него отдельное заявление. А потом направить запросы отдельно же по каждому страхователю.

Когда ПФР пришлет ответ, вы сможете пересчитать пособие вашему работнику с учетом этих сведений.

Кто отвечает за недостоверность сведений в справке

Закон № 255-ФЗ устанавливает, что ответственность за достоверность сведений в справке о зарплате несет выдавший ее работодатель. Текущий за ошибки в ней не в ответе. В то же время, если из-за недостоверной информации работник получил пособие в большем размере, чем ему полагается по закону, ФСС вряд ли его возместитч. 1 ст. 15.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Как же проверить данные в справке о зарплате?

Вы можете направить запрос в ФСС по месту своего учета о проверке сведений о работодателе, выдавшем сомнительную справку. У запроса есть установленная форма. В нем нужно привести сведения о страхователе, выдавшем справку, и об указанной в ней сумме выплатп. 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 20н; пп. 1, 3, 4 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 20н.

Правда, с помощью запроса в ФСС можно проверить только данные о страхователе, выдавшем справку, а также период работы у него сотрудника, получившего документ. Сведения о сумме зарплаты или иных выплат, на которые были начислены взносы в ФСС, Фонд не предоставляет. Но, по крайней мере, вы сможете убедиться, что выдавшая справку организация существует и ваш работник в ней действительно трудился. А также подтвердить свою добросовестность в глазах проверяющих из ФСС.