Аренда офиса и другого имущества | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 5 от 2018 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Офисные расходы: учет и налоги», актуально на 30 мая 2018 г.

Содержание

Аренда офиса и другого имущества

Арендная плата

Для того чтобы понять, какие документы нужны для учета в расходах арендной платы, необязательно читать письма Минфина. Достаточно открыть гл. 25 НК. Из нее следует, что хватит договора и расчетно-платежных документовподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Если на сумму арендной платы выставляют счет, расходы признают на дату, указанную в счете. Если же счета договором не предусмотрены, то расходы по аренде учитывайте на последний день месяца.

Другие документы, например акты об оказании услуг, как правило, не нужны. Акты понадобятся, если арендная плата состоит из постоянной и переменной частей. Тогда в документе арендодатель приводит расчет переменной частиПисьма Минфина от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 № 03-07-11/34410.

И помните, что, если договор не фиксирует передачу имущества арендатору, на это нужен отдельный акт в произвольной форме. Он подтверждает, с какой даты арендатор начал пользоваться имуществом, и, соответственно, обосновывает экономическую целесообразность сделки.

Организации на ОСН включают арендную плату в прочие расходы на последнее число каждого месяца аренды либо на дату, которую стороны выбрали как расчетнуюПисьмо Минфина от 14.03.2016 № 03-03-06/1/13948.

Упрощенцы же уменьшают доходы на стоимость аренды такподп. 4 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ:

— если аренда оплачена авансом — то в последнее число месяца пользования имуществом либо на расчетную дату;

— если постфактум — то в день оплаты.

К слову, затраты на аренду помещения, которое арендатор ремонтирует и пока не использует, также можно включить в расходыПисьмо Минфина от 20.08.2007 № 03-03-06/2/155.

Традиционное предупреждение: по мнению чиновников, если договор аренды недвижимости действует год и более, учет расходов по нему возможен только после госрегистрации сделки. Обоснование: по ГК такой договор считается заключенным только с момента госрегистрацииПисьма Минфина от 25.01.2013 № 03-03-06/2/6, от 23.11.2015 № 03-07-11/67890.

И традиционное же возражение: в НК этого условия нет, а без него гражданское законодательство к налогам не применяют. Правда, этот подход, скорее всего, придется отстаивать в судеп. 3 ст. 2 ГК РФ; п. 11 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33.

Если вы все же решите зарегистрировать договор после того, как начнете пользоваться офисом, пропишите, что документ применяется и к правоотношениям, которые возникли до даты регистрации договораПисьмо Минфина от 25.01.2013 № 03-03-06/2/6.

В бухгалтерском учете арендную плату включайте в затраты последним числом каждого месяца аренды либо расчетной датой по договору. Проводка: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» либо 44 «Расходы на продажу» – кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Помните, что аренда офиса у органа власти, например у Комитета по управлению государственным или муниципальным имуществом, делает вас налоговым агентом по НДС. То есть вы должны сами исчислить налог по расчетной ставке 18/118, удержать его из арендной платы и перечислить в бюджет, даже если применяете спецрежимПисьма Минфина от 15.02.2018 № 03-07-14/9228, от 24.09.2015 № 03-07-11/54577; ФНС от 14.12.2017 № СД-4-3/25449.

Коммунальные затраты и НДС

Теперь о коммунальных расходах на электроэнергию, тепло, воду и так далее. Обычно сложности возникают в налоговом учете.

Есть два варианта оплаты коммуналки:

1) арендатор перечисляет ее арендодателю сверх платы за пользование офисом;

2) она — часть арендной платы и уходит арендодателю в составе единого платежа.

При первом варианте всю сумму возмещения учитывайте в расходах, при условии что арендодатель не перевыставляет вам счета-фактуры снабжающих организаций. Если перевыставляет, НДС к вычету не принимайте и в расходы не включайте. Минфин уверен, что раз арендодатель эти услуги вам не реализует, то и предъявлять налог по ним не вправеподп. 1 п. 2 ст. 253, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ; Письма Минфина от 14.05.2008 № 03-03-06/2/51, от 24.03.2007 № 03-07-15/39.

Теперь второй вариант, когда стоимость коммуналки входит в арендную плату и отдельно арендатор ее не возмещает. То есть арендодатель либо вообще не показывает сумму в расчетных документах и предполагается, что она входит в общую сумму платы, либо показывает в качестве переменной части стоимости аренды. В последнем случае условие договора аренды может выглядеть так.

3. Расчеты.

3.1. Арендатор обязуется ежемесячно вносить арендную плату в срок, установленный договором.

3.2. Ежемесячная арендная плата состоит:
— из постоянной части — 59 000 руб. (НДС — 9000 руб.);
— из переменной части, равной стоимости коммунальных услуг, потребленных арендатором за календарный месяц, которая определяется по индивидуальным приборам учета.

Для бухгалтерского и налогового учета формулировка договора не важна. Арендатор на ОСН учитывает в расходах всю арендную плату вместе со стоимостью коммуналки и принимает к вычету НДС по счету-фактуре арендодателя. Даже если стоимость коммуналки указана в бумагах отдельноПисьмо ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@ (п. 1).

Упрощенец включает всю арендную плату с НДС в расходы на день оплаты, но не ранее последнего числа каждого месяца аренды либо не ранее расчетной даты по договоруПисьмо Минфина от 12.05.2005 № 03-03-02-04/1/116 (п. 1).

Ремонт, отделимые и неотделимые улучшения арендованного имущества: как разграничить

Чем обычный ремонт отличается от улучшения арендованного имущества? Это важно, поскольку затраты на ремонт списывают единовременно, а отделимые и неотделимые улучшения обычно амортизируют.

Ремонт, включая капитальный, делают, чтобы поддерживать работоспособность имущества либо восстанавливать ее. А в улучшения вкладываются, чтобы повысить качественные характеристики и ценность работающего объекта или изменить его назначение. По сути, улучшения — это модернизация либо реконструкция имуществаПисьма Минстроя от 27.02.2018 № 7026-АС/08; Минфина от 07.12.2017 № 03-03-06/2/81480.

Так, чистовая отделка помещения, взятого в аренду без отделки, — неотделимые улучшения. Поскольку в итоге появится возможность использовать его под офис. А на день передачи объекта такой возможности не было. Это и есть новое качество. Если же отделка в арендованном офисе была, но начала сыпаться штукатурка и арендатор это исправляет, то перед нами обычный ремонт.

Теперь об отделимых и неотделимых улучшениях. Названия говорят сами за себя. Если вы можете изъять улучшения из арендованного имущества, не повредив его, и оставить результат себе, значит, улучшения отделимые. Это справедливо для съемной аппаратуры системы видеонаблюдения, кондиционера, автосигнализации. Подобное имущество — собственность арендатора. И на его установку, по умолчанию, не надо получать согласие арендодателяп. 1 ст. 623, п. 2 ст. 689 ГК РФ.

Неотделимые улучшения — противоположность отделимым, тут даже объяснять особо нечего. Заменили работавшую, но старую систему вентиляции на более современную — вот вам и неотделимое улучшение. Оно — собственность арендодателяп. 2 ст. 623, п. 2 ст. 689 ГК РФ.

Арендодатель должен возместить вам стоимость неотделимых улучшений, еслип. 2 ст. 623, п. 2 ст. 689 ГК РФ:

— это прямо предусмотрено договором аренды;

— арендодатель согласился на улучшения без оговорки, что арендатор выполняет их за свой счет.

В остальных случаях арендодатель за неотделимые улучшения арендатору ничего не долженп. 3 ст. 623, п. 2 ст. 689 ГК РФ.

Отделимые улучшения

Итак, отделимые улучшения принадлежат вам. Поэтому в зависимости от срока полезного использования (СПИ) и стоимости объекта к бухгалтерскому и налоговому учету вы принимаетеп. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ; пп. 4, 5 ПБУ 6/01:

— или ОС, если СПИ превышает 12 месяцев, бухгалтерская стоимость — более 40 000 руб., налоговая — свыше 100 000 руб.;

— или МПЗ — в ином случае.

Если договор аренды предусматривает, что отделимые улучшения переходят в собственность арендодателя, то возможны два варианта:

1) арендодатель возмещает вам стоимость отделимых улучшений — тогда вы отразите в учете эту операцию как обычную продажу;

2) арендодатель не возмещает стоимость улучшений — в этом случае вы имеете дело с безвозмездной передачей.

Второй вариант перечеркивает возможность арендатора учесть в «прибыльных» расходах стоимость улучшений, но обязывает начислить на нее НДС. Который тоже нельзя включить в расходы. Арендатор на УСН, конечно, НДС не начисляет, однако стоимость передаваемого имущества в расходах также не показываетподп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154, п. 16 ст. 270 НК РФ; Письма Минфина от 04.10.2012 № 03-07-11/402, от 30.11.2016 № 03-07-11/70848.

Момент передачи улучшений определяет соглашение арендодателя и арендатора. Это происходит либо сразу по завершении работ по акту, либо по окончании договора аренды вместе с возвратом арендного имущества.

Неотделимые улучшения: бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет неотделимых улучшений зависит от того, когда арендатор передаст их арендодателю. Если сразу после окончания работ, в день подписания с подрядчиком акта приема-передачи результатов выполненных работ, то проводки будут такиеп. 35 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н.

Содержание операцииДтКт
Отражены затраты на создание неотделимых улучшений08 «Вложения во внеоборотные активы»60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (10 «Материалы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»)
Начислен НДС на стоимость неотделимых улучшений, передаваемых арендодателю91-2 «Прочие расходы»68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»
Результаты работ по созданию неотделимых улучшений переданы арендодателю76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»08 «Вложения во внеоборотные активы»
От арендодателя получено возмещение стоимости работ по созданию неотделимых улучшений (либо стоимость работ по созданию неотделимых улучшений зачтена в счет арендной платы)51 «Расчетные счета» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Арендная плата»)76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
Списана стоимость неотделимых улучшений, не возмещаемая арендодателем91-2 «Прочие расходы»76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Если неотделимые улучшения арендатор передаст арендодателю лишь после того, как закончится срок аренды, то затраты на них сформируют первоначальную стоимость особого объекта ОС. Арендатор будет учитывать его на балансе, амортизировать и облагать налогом на имущество организаций исходя из остаточной стоимости. Даже если арендодатель платит налог по кадаструпп. 5, 20 ПБУ 6/01; Письма Минфина от 27.12.2012 № 03-05-05-01/80, от 03.09.2014 № 03-05-05-01/44118.

Содержание операцииДтКт
Отражены затраты на создание неотделимых улучшений08 «Вложения во внеоборотные активы»60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Неотделимые улучшения отражены в составе ОС01 «Основные средства», субсчет «Неотделимые улучшения арендованного имущества»08 «Вложения во внеоборотные активы»
Начислена амортизация по неотделимым улучшениям26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)02 «Амортизация основных средств»
При передаче неотделимых улучшений арендодателю списана начисленная по ним амортизация02 «Амортизация основных средств»01 «Основные средства», субсчет «Неотделимые улучшения арендованного имущества»
При передаче неотделимых улучшений арендодателю списана на расходы их остаточная стоимость91-2 «Прочие расходы»01 «Основные средства», субсчет «Неотделимые улучшения арендованного имущества»
Начислен НДС на стоимость неотделимых улучшений, передаваемых арендодателю91-2 «Прочие расходы»68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»
Отражена в доходах стоимость неотделимых улучшений, возмещаемая арендодателем76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»91-1 «Прочие доходы»
От арендодателя получено возмещение стоимости работ по созданию неотделимых улучшений (либо стоимость работ по созданию неотделимых улучшений зачтена в счет арендной платы)51 «Расчетные счета» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Арендная плата»)76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Неотделимые улучшения: налоговый учет

Теперь о налоговом учете неотделимых улучшений. Здесь важно, согласился ли на них арендодатель. Если нет, то арендатор не сможет включить в расходы стоимость улучшений. Если арендодатель согласен, дальнейшее зависит от того, возмещает ли он стоимость неотделимых улучшенийп. 1 ст. 256 НК РФ; Письма Минфина от 17.12.2015 № 03-07-11/74085, от 29.04.2016 № 03-07-11/25386.

Налоговый учет неотделимых улучшений арендованного имущества, если арендодатель
не возмещает стоимость улучшенийвозмещает стоимость улучшений
Затраты на улучшения формируют первоначальную стоимость особого объекта ОС арендатора, по которому нельзя применить амортизационную премиюп. 1 ст. 258 НК РФ; Письмо Минфина от 12.10.2011 № 03-03-06/1/663.
Если неотделимые улучшения как отдельный объект есть в Классификации ОС, арендатор определяет СПИ по Классификации. Иначе срок равен СПИ арендованного имущества, например СПИ офисного зданияПисьмо Минфина от 07.12.2017 № 03-03-06/2/81480.
Арендатор начисляет амортизацию до окончания действия договора аренды с учетом пролонгации. Остаточную стоимость улучшений на момент возврата арендованного имущества в налоговые расходы включить нельзя. Даже если будет заключен новый договор аренды того же имуществаПисьмо Минфина от 11.08.2017 № 03-03-06/1/51578
На дату передачи результатов улучшений арендатор включает:
— в доходы — возмещение их стоимости арендодателем;
— в расходы — затраты на улучшения: стоимость работ, материалов и т. п.Письмо Минфина от 05.04.2017 № 03-03-06/1/20242

У арендатора на «доходно-расходной» УСН налоговый учет неотделимых улучшений будет такой.

Вариант 1. Арендодатель не дал согласия на улучшения. Тогда арендатор-упрощенец не может включить их стоимость в расходып. 1 ст. 256, п. 4 ст. 346.16 НК РФ.

Вариант 2. Арендодатель согласился на улучшения и компенсировал их стоимость. В этом случае упрощенец учитывает сумму компенсации в доходах днем поступления денег. А затраты на улучшения включает в материальные расходып. 1, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Вариант 3. Арендодатель на улучшения согласен, но денег не дает. Тогда для арендатора-упрощенца неотделимые улучшения — особый объект ОС. И он списывает его оплаченную стоимость в расходы так же, как стоимость любых других ОС. То есть равномерно начиная с квартала, в котором завершились работы, по 31 декабря включительноп. 3 ст. 346.16 НК РФ.

И тут важно помнить, что у упрощенцев есть одна особенность. Придется восстановить часть расходов, если упрощенец передает улучшения, не выждав определенные сроки. Для улучшений со СПИ до 15 лет включительно — это 3 года с окончания года, в котором стоимость улучшений учтена в расходах. А для улучшений со СПИ свыше 15 лет — 10 лет с момента учета расходов.

Причем восстановление идет задним числом, то есть придется подавать уточненки, доплачивать налог и пени. Это актуально, если арендатор передает арендодателю неотделимые улучшения по окончании договора аренды или раньше по актуподп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ.

Особенности аренды имущества у физлица

Нередко офисным помещением владеет обычный человек без регистрации ИП. Какими документами подтвердить расходы на аренду? Да обычными: договором и передаточным актом. Ежемесячные акты об оказании услуг необязательныПисьмо ФНС от 09.01.2018 № СД-4-3/6.

Однако в этом случае компания-арендатор в качестве налогового агента должна исчислять и удерживать НДФЛ из арендной платы. Причем не важно, перечисляет она деньги авансом или по окончании месяца. Заплатить удержанный налог в бюджет нужно не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за днем выплаты арендодателюп. 6 ст. 226 НК РФ; Письма Минфина от 27.09.2017 № 03-04-06/62564, от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272; ФНС от 04.07.2016 № БС-4-11/11951@.

А что со стоимостью коммунальных услуг, возмещаемой физлицу? Тут дело обстоит так.

Если это услуги, плату за которые взимают без оглядки на объем потребления, грубо говоря, за квадратные метры или в твердой (неизменной) сумме, то у «физика»-арендодателя появляется отдельный доход, облагаемый НДФЛ. С него тоже нужно исчислить и удержать налогПисьмо Минфина от 23.03.2018 № 03-04-05/18556.

А вот оплата стоимости электричества, воды и прочих ресурсов, которые учитывают по счетчикам, материальную выгоду физлица-арендодателя не образует. Ведь помещением пользовался не он, а арендатор. Не будь этого, затрат не было бы вовсе.

И учтите, что жилое помещение, ту же квартиру, можно сдавать под офис только после того, как собственник перевел его в разряд нежилого. Иначе с налоговыми расходами на аренду, ремонт офиса и коммуналку будут проблемып. 3 ст. 288 ГК РФ; Письмо Минфина от 29.09.2014 № 03-03-06/1/48504; Постановление АС СКО от 24.04.2017 № Ф08-2424/2017.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Хотели бы вы сменить профессию, по какой причине?
Да, работаю не по призванию
Да, плохо оплачивается
Да, отнимает слишком много сил и времени
Да, скучно
Да, сплошные стрессы и нервотрепка
Не думал (а) об этом
Нет, это профессия моей мечты
Нет, чувствую себя на своем месте
Вы в своем уме? Начать все заново?..
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.21%
август 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ФорумПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ