Охрана имущества, связь и уборка | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 5 от 2018 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Офисные расходы: учет и налоги», актуально на 30 мая 2018 г.

Содержание

Охрана имущества, связь и уборка

Охрана и пропускная система

Глава 25 НК разрешает учитывать расходы на охрану любого имущества независимо от того, собственное оно или арендованное. Поэтому, если арендодатель офиса, согласно договору аренды, охрану не обеспечивает, арендатор может смело уменьшать на эти расходы налогооблагаемую прибыльподп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 26.02.2009 № 16-15/017006.

Риск — только при отсутствии лицензии у охранного предприятия. По мнению Минфина, тогда стоимость услуг в налоговых расходах учесть нельзя. Позиция небесспорная, но, по-моему, гораздо проще проверить наличие лицензии, чем отстаивать в суде право учесть затраты без нееПисьмо Минфина от 06.10.2009 № 03-03-06/2/188.

Иногда организации ошибаются при учете расходов на пропускную систему или систему видеонаблюдения. Отдельные компоненты таких систем редко стоят дороже 100 000 руб. Поэтому их просто-напросто списывают в прочие расходы на охрану по мере монтажаподп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Однако чиновники, да и некоторые судьи, считают, что система электронных пропусков или видеонаблюдения — единый объект. Поэтому, если общая стоимость комплектующих более 100 000 руб., безопаснее признать систему основным средством и амортизироватьПисьмо Минфина от 12.08.2005 № 03-03-04/1/165; Постановление АС УО от 23.12.2014 № Ф09-8773/14.

В Классификации ОС нет пропускной системы и системы видеонаблюдения. Зато есть охранная и пожарная сигнализация, а также, цитирую, «аналогичная аппаратура». Вполне подходит для системы электронных пропусков. Это 6-я амортизационная группа со сроком полезного использования (СПИ) свыше 10 до 15 лет включительно. А систему видеонаблюдения принято считать телевизионной передающей аппаратурой и включать в 4-ю группу со СПИ свыше 5 до 7 лет включительно.

Связь

Что в себя включают расходы на связь? Затраты на подключение к стационарной телефонной сети, абонентскую плату или повременную оплату телефонных переговоров, Интернета, почтовые расходы. Все они без проблем уменьшают налоговые доходы как при ОСН, так и при УСН. Конечно, при наличии подтверждающих документовподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 72 Правил, утв. Постановлением Правительства от 09.12.2014 № 1342; Письмо УФНС по г. Москве от 14.09.2010 № 16-15/096615@.

Вид связиДокументы, подтверждающие расходы
Почтовая связьЕсли с почтой заключен договор на почтовые услуги — договор и акт об оказании услуг.
Если договора нет и каждое почтовое отправление оплачивается отдельно — квитанция
ИнтернетДоговор с оператором связи (провайдером).
Акт или счет с расшифровкой оказанных услуг
Стационарная телефонная связь
Мобильная связьДоговор с оператором связи.
Счет с расшифровкой оказанных услуг.
Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима сотовая связьПисьмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378

Передачу телефонов и сим-карт сотрудникам надо оформить документально. Например, распоряжением руководителя с указанием ф. и. о. работника, должности, телефонного номера, модели и серийного номера телефона, даты выдачи. Если телефоны и сим-карты не закреплены за конкретными людьми, то целесообразно вести журнал их выдачи и возврата.

В зависимости от стоимости телефоны учитывают как инвентарь или как ОС. А стоимость сим-карт включают в материальные расходы. Если же деньги за сим-карту попадают на лицевой счет абонента, то это уже аванс за услуги связи. Но в любом случае сим-карты желательно учитывать за балансом, чтобы контролировать их движение.

Стоимость «красивого» номера, если он нужен для коммерческих целей и помогает привлекать клиентов, также можно учесть в налоговых расходахПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-11-06/2/159.

В бухгалтерском учете стоимость услуги связи для офиса учитывают по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Либо в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», если работникам выдают деньги на оплату связи, за которые они отчитываются в конце месяца.

Компенсация расходов работника на мобильную связь

Сотрудникам, которые используют личный телефон в служебных целях, организация может компенсировать расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита. Для этого фирме понадобятсяст. 188 ТК РФ; Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178; Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3):

— должностные инструкции, из которых следует, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;

— трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;

— копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован на работника;

— копии счетов оператора связи.

Замечу, что когда-то давно для подтверждения «служебности» переговоров налоговики требовали детализированный отчет оператора с информацией о телефонных номерах абонентов, датах и времени переговоров, тарификации услуг связи. Но сейчас о таких требованиях не слышно, да и свежие арбитражные решения по проблеме я не нашла. Видимо, споры сошли на нет и сейчас детализация не нужнаПисьма Минфина от 19.01.2009 № 03-03-07/2; УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.

В целях налогообложения компенсацию расходов сотрудника на мобильную связь учитывают в составе затрат на услуги связи. Ее не облагают НДФЛ и взносами. Правда, принять к вычету входной НДС не получится — счет-фактуру оператор связи вам, конечно же, не выставитподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 14.12.2017 № 03-04-06/83831.

Еще один важный момент — учет сверхлимитных переговоров работника. То есть компания установила лимит по стоимости переговоров на месяц, а сотрудник его превысил. Здесь возможны две ситуации.

Ситуация 1. Сверхнормативные расходы связаны с коммерческой деятельностью. Тогда их можно учесть, НДФЛ и взносов не будет. Чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, желательно взять с работника объяснительную с причинами перерасхода. Если же ваш сотрудник регулярно превышает лимит, то его просто надо пересмотреть.

Ситуация 2. Сверхлимитные расходы образовались из-за личных звонков сотрудника. Увы, «излишек» в целях налогообложения учесть не получится, такие траты никак нельзя назвать экономически обоснованными. Также придется исчислить НДФЛ и взносы. Впрочем, вы имеете полное право прописать в локальном нормативном акте или соглашении с работником, что подобные расходы не компенсируете вовсе.

В бухгалтерском учете расходы на компенсацию «сотовых» затрат сотрудника отражают по дебету счета 26 или 44 в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». А выплату компенсации — по дебету счета 73 и кредиту счета 50 «Касса» либо 51 «Расчетные счета».

Уборка

Для уборки офиса вы можете пригласить клининговую компанию или принять на работу уборщиков. И учесть затраты как расходы на производственные услуги либо на оплату труда соответственно. Это касается и упрощенцевподп. 6 п. 1 ст. 254, ст. 255 НК РФ; Письмо Минфина от 22.02.2012 № 03-11-06/2/32.

Но помните: если уж вы наняли уборщиков, то договоры на уборку со сторонней компанией заключайте с осторожностью. Без обоснования, зачем вам это понадобилось, ИФНС наверняка откажет в учете расходов.

Например, ваш офис находится на 11-м этаже и вы оплачиваете мытье окон. Это логичное решение: мыть стекла на такой высоте обычная уборщица не сможет. Это должна делать специализированная организация с допуском к высотным работам. То же самое с углубленной чисткой ковролина. Пропылесосить его уборщице под силу, но остальное требует особых навыков, оборудования и химикатов.

И напоследок замечание для компаний на УСН. Если против учета ими расходов на уборку помещений Минфин ничего не имеет, то против затрат на уборку прилегающей территории — очень даже. В частности, это касается чистки кровли домов от снега и наледи. Объяснение стандартное — в перечне разрешенных расходов нет подходящего пунктаПисьмо Минфина от 20.02.2012 № 03-11-06/2/27.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Хотели бы вы сменить профессию, по какой причине?
Да, работаю не по призванию
Да, плохо оплачивается
Да, отнимает слишком много сил и времени
Да, скучно
Да, сплошные стрессы и нервотрепка
Не думал (а) об этом
Нет, это профессия моей мечты
Нет, чувствую себя на своем месте
Вы в своем уме? Начать все заново?..
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.21%
август 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ИПБ 2020Форум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ