Охрана офисного труда: медосмотры, спецодежда, униформа | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 5 от 2018 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Офисные расходы: учет и налоги», актуально на 30 мая 2018 г.

Содержание

Охрана офисного труда: медосмотры, спецодежда, униформа

Кто проходит обязательные медосмотры

Офисную работу редко связывают с обязательными медосмотрами. И напрасно это делают. Нормативная база такова, что даже вполне безопасный, с точки зрения обывателя, труд подразумевает периодические визиты к врачам.

Первая категория офисных сотрудников, которым без предварительных и периодических осмотров нельзя, — люди, проводящие за компьютером более половины рабочего времени. При условии что их рабочие места не подвергались спецоценке либо подвергались и она выявила вредные условия труда 3 классач. 4 ст. 14 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ; п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.

Если же спецоценка признала рабочие места оптимальными либо допустимыми, а это 1 класс или 2 класс, то медосмотры такого персонала можно не проводить. Это признают и Роструд, и Роспотребнадзорч. 1, 2 ст. 14 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ; Письма Роструда от 28.02.2017 № ТЗ/942-03-3; Роспотребнадзора от 07.07.2015 № 01/7890-15-27.

Вторая категория работников офиса, которым придется проходить предварительные и периодические осмотры у медиков, — водители, а также любые сотрудники, в чьи должностные обязанности входит управление автомобилем. Причем перед каждой поездкой им надо выдержать еще и предрейсовый медицинский осмотр. А раз в 5 лет — психиатрическую экспертизуст. 213 ТК РФ; п. 1 ст. 20, ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ; Перечень, утв. Постановлением Правительства от 28.04.93 № 377.

Было время, когда работодателям в судах удавалось доказывать, что это обязательно только для людей, нанятых именно водителями. И то если компания — профессиональный перевозчик. К сожалению, сейчас эта аргументация уже не работаетПостановление ВС от 19.12.2016 № 18-АД16-173; Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ.

Предрейсовые осмотры водителей не единственная специфическая обязанность компании, которая владеет автотранспортом. О других читайте в отчете о семинаре А.И. Дыбова «Годовой отчет — 2017: бухучет, налог на прибыль, УСН, имущественные налоги и кадры».

Третья категория офисных работников (если можно назвать ее категорией), для которых обязательны профессиональные медосмотры, — персонал торговых организаций. Начиная с генерального директора и заканчивая курьером. Независимо от формы торговли (оптом или в розницу), а также от вида товаров (пищевые или нет).

Такой «подарок» нам сделал Верховный суд в декабре 2017 г. Постановлением № 34-АД17-5 он признал законным штраф трудинспекции за то, что торговая фирма не озаботилась медосмотрами персонала, полагая их обязательными только для розницы. Но ВС указал, что в Перечне Минздравсоцразвития из Приказа № 302н от апреля 2011 г. исключений нет и любая торговля подразумевает медосмотры.

Штраф от трудинспекции, к слову, — от 110 000 до 130 000 руб. за каждого работника, не прошедшего медосмотр. А от Ространснадзора или ГИБДД — 30 000 руб. за отсутствие предрейсовых осмотров водителейч. 3 ст. 5.27.1, ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ.

О том, как организовать медицинские осмотры офисного персонала, подробно рассказал Д.И. Кофанов на семинаре «Охрана труда в “офисной” фирме: необходимый и достаточный минимум».

Расходы на обязательные медосмотры

Затраты на проведение медосмотров, когда сам работодатель оплачивает счета медицинской организации, а также компенсацию расходов работника на прохождение медосмотра при ОСН можно учесть в прочих расходах, а на УСН — в материальныхподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 24.02.2014 № 03-11-11/7618, от 05.05.2016 № 03-11-06/2/25906.

Если работодатель платит медклинике напрямую, то НДФЛ и взносов не будет, поскольку ни о какой выгоде сотрудников речь не идет. А вот когда работник сначала сам оплачивает медосмотр, а потом работодатель компенсирует ему затраты, все усложняетсяп. 1 ст. 420 НК РФ; Письмо Минфина от 08.09.2014 № 03-03-06/1/44840.

В феврале 2018 г. вышло странное Письмо № 03-15-06/7527, в котором Минфин:

— путано размышляет об обложении НДФЛ расходов на компенсацию стоимости медосмотра;

— однозначно предлагает облагать компенсацию взносами, поскольку она не поименована в перечне сумм, освобождаемых от взносов.

А все потому, что подобная форма оплаты процедуры ТК не предусмотрена, работодатель все должен организовать и оплатить сам. С этим можно соглашаться или нет, но ясно одно: не исчислите НДФЛ и взносы с компенсации расходов работников на обязательные медосмотры — могут быть претензии у ИФНС. Не хотите проблем — поступайте, как велит ТК, а не как вам удобнеест. 213 ТК РФ.

В бухучете расходы на медосмотр отражают такими проводками.

Содержание операцииДтКт
Учтены затраты на обязательный медосмотр офисных работников в медучреждении26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Оплачен медосмотр60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»51 «Расчетные счета»
Отражена компенсация расходов работников на обязательный медосмотр, который они проходили и оплачивали сами26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Начислены взносы на компенсацию26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Удержан НДФЛ при выплате компенсации73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»
Выплачена компенсация работникам73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)

А как для целей налогообложения учитывать расходы на аптечки и прививки сотрудников офиса? Ответ дал А.И. Дыбов на семинаре «Отчет за I квартал 2018 года».

Спецодежда

Термины «спецодежда» и «униформа» нередко путают. Ведь и то и другое выдает работодатель. Однако главное отличие спецодежды от униформы — защита. Работодатель обязан бесплатно обеспечить сотрудников спецодеждой не ради красоты и единообразия, но ради сохранения здоровья, а то и жизни людейстатьи 212, 221 ТК РФ.

В случае с офисным персоналом спецодежда понадобится водителю легкового автомобиля и уборщику. Первому следует выдать сигнальный жилет, костюм для защиты от загрязнений и защитные перчатки. Второму — защитную одежду и полимерные перчаткип. 2 Типовых норм, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 22.06.2009 № 357н; пп. 11, 23, 171 Типовых норм, утв. Приказом Минтруда от 09.12.2014 № 997н.

И помните: не важно, как именно в трудовой книжке называется профессия, должность или специальность человека. Если по служебному долгу он водит машину или убирает офис — спецодежду надо выдатьПостановление ВС от 09.10.2017 № 45-АД17-17.

Работник должен получить не меньше предметов спецодежды, чем предусмотрено типовыми нормами. Больше — это сколько угодно. Главное — предусмотреть повышенные нормы в локальном нормативном актеПисьмо Минтруда от 30.09.2016 № 15-2/ООГ-3519.

При ОСН и УСН стоимость «офисной» спецодежды в пределах типовых или локальных норм — материальный расход. Правда, в 2012 г. Минфин считал, что еще одно условие для налогового учета стоимости спецодежды — спецоценка или аттестация рабочих мест. Но после, видимо, понял, что работодатель обязан выдавать спецодежду в любом случае. Потому с 2014 г. спецоценки либо аттестации в письмах по теме нетподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ; Письма Минфина от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8, от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48743.

В бухучете стоимость спецодежды для офисного персонала отражают такпп. 21, 26 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н:

— при нормативном сроке носки до 12 месяцев включительно — списывают единовременно при передаче сотруднику с кредита счета 10 в дебет счета 26 или 44;

— при нормативном сроке носки более 12 месяцев — списывают равномерно в течение этого срока. Проводка та же, только делать ее нужно ежемесячно.

В принципе, этот порядок списания можно установить и в налоговой учетной политике, чтобы не было разниц по ПБУ 18/02п. 2 ст. 254 НК РФ.

НДФЛ и взносами стоимость спецодежды облагать не надо. Ведь вы отдаете ее работникам в пользование, а не в собственностьПисьмо Минфина от 16.09.2016 № 03-03-06/1/54239; п. 3 Письма Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19.

Униформа

Униформа для большинства коммерческих фирм — вещь необязательная. Ее выдают, чтобы показать принадлежность работников к конкретной организации, повысить узнаваемость бренда, улучшить деловую репутацию компании. Обычно в униформу одевают сотрудников, которые, что называется, общаются с внешним миром: секретарей, менеджеровПисьма Минфина от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958, от 18.07.2012 № 03-11-06/2/87.

Раз нет обязательности униформы, нет и типовых норм ее выдачи. Каждый работодатель утверждает их самостоятельно. Лучше выполнить униформу в одной цветовой гамме, фирменную символику, логотип, товарный знак нанести прямо на одежду, а не на значок, галстук, косынку или жилетПисьмо Минфина от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207.

Если работник не становится собственником униформы, а лишь временно пользуется ею, то стоимость одежды можно учесть в материальных расходах при выдаче на руки. Исчислять НДФЛ и взносы не нужноПисьма Минфина от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19, от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958; ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Отдавать униформу в собственность бесплатно я крайне не советую. Да, стоимость можно учесть в расходах и в этом случае, правда, в качестве оплаты труда. Но попутно, с точки зрения Минфина, придется начислить НДС, взносы и НДФЛ. Получается довольно накладно. Поспорить с этим можно. Но нужно лиПисьма Минфина от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19, от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207, от 09.07.2013 № 03-07-11/26420?

И последнее: расходы по ремонту, хранению и стирке спецодежды и униформы можно учесть без проблем и ограничений. Конечно, с оглядкой на экономическую обоснованность затрат.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Вам уже приходилось сталкиваться в работе с электронными больничными листами?
А что, такие есть? Не слышали...
Что-то слышали, но ни разу не сталкивались
Да, мы уже оплачивали такие больничные
Работники приносили такие листки, но мы просили их принести больничные на бумаге
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.19%
июнь 2019 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ФорумПодписка на ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
24.05.2019

РЕЙТИНГ ПРОФЕССИОНАЛЫ МСФО 2019, Компания "Prof-Arena"

Дарим доступ к журналу «Главная книга»!
Вам открыт свободный доступ к журналу «Главная книга».

Он действует 5 дней, используйте их по-максимуму.

За это время вы сможете:

Подготовиться к сдаче отчетности 
с помощью наших «Бухгалтерских семинаров»

Легко найти ответ на свой вопрос благодаря сервису «Типовые ситуации»

Читать статьи из свежих номеров совершенно бесплатно

Пользоваться архивом издания 
за последние 8 лет без ограничений

Получить демодоступ