Охрана офисного труда: медосмотры, спецодежда, униформа | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 5 от 2018 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Офисные расходы: учет и налоги», актуально на 30 мая 2018 г.

Содержание

Охрана офисного труда: медосмотры, спецодежда, униформа

Кто проходит обязательные медосмотры

Офисную работу редко связывают с обязательными медосмотрами. И напрасно это делают. Нормативная база такова, что даже вполне безопасный, с точки зрения обывателя, труд подразумевает периодические визиты к врачам.

Первая категория офисных сотрудников, которым без предварительных и периодических осмотров нельзя, — люди, проводящие за компьютером более половины рабочего времени. При условии что их рабочие места не подвергались спецоценке либо подвергались и она выявила вредные условия труда 3 классач. 4 ст. 14 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ; п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.

Если же спецоценка признала рабочие места оптимальными либо допустимыми, а это 1 класс или 2 класс, то медосмотры такого персонала можно не проводить. Это признают и Роструд, и Роспотребнадзорч. 1, 2 ст. 14 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ; Письма Роструда от 28.02.2017 № ТЗ/942-03-3; Роспотребнадзора от 07.07.2015 № 01/7890-15-27.

Вторая категория работников офиса, которым придется проходить предварительные и периодические осмотры у медиков, — водители, а также любые сотрудники, в чьи должностные обязанности входит управление автомобилем. Причем перед каждой поездкой им надо выдержать еще и предрейсовый медицинский осмотр. А раз в 5 лет — психиатрическую экспертизуст. 213 ТК РФ; п. 1 ст. 20, ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ; Перечень, утв. Постановлением Правительства от 28.04.93 № 377.

Было время, когда работодателям в судах удавалось доказывать, что это обязательно только для людей, нанятых именно водителями. И то если компания — профессиональный перевозчик. К сожалению, сейчас эта аргументация уже не работаетПостановление ВС от 19.12.2016 № 18-АД16-173; Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ.

Предрейсовые осмотры водителей не единственная специфическая обязанность компании, которая владеет автотранспортом. О других читайте в отчете о семинаре А.И. Дыбова «Годовой отчет — 2017: бухучет, налог на прибыль, УСН, имущественные налоги и кадры».

Третья категория офисных работников (если можно назвать ее категорией), для которых обязательны профессиональные медосмотры, — персонал торговых организаций. Начиная с генерального директора и заканчивая курьером. Независимо от формы торговли (оптом или в розницу), а также от вида товаров (пищевые или нет).

Такой «подарок» нам сделал Верховный суд в декабре 2017 г. Постановлением № 34-АД17-5 он признал законным штраф трудинспекции за то, что торговая фирма не озаботилась медосмотрами персонала, полагая их обязательными только для розницы. Но ВС указал, что в Перечне Минздравсоцразвития из Приказа № 302н от апреля 2011 г. исключений нет и любая торговля подразумевает медосмотры.

Штраф от трудинспекции, к слову, — от 110 000 до 130 000 руб. за каждого работника, не прошедшего медосмотр. А от Ространснадзора или ГИБДД — 30 000 руб. за отсутствие предрейсовых осмотров водителейч. 3 ст. 5.27.1, ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ.

О том, как организовать медицинские осмотры офисного персонала, подробно рассказал Д.И. Кофанов на семинаре «Охрана труда в “офисной” фирме: необходимый и достаточный минимум».

Расходы на обязательные медосмотры

Затраты на проведение медосмотров, когда сам работодатель оплачивает счета медицинской организации, а также компенсацию расходов работника на прохождение медосмотра при ОСН можно учесть в прочих расходах, а на УСН — в материальныхподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 24.02.2014 № 03-11-11/7618, от 05.05.2016 № 03-11-06/2/25906.

Если работодатель платит медклинике напрямую, то НДФЛ и взносов не будет, поскольку ни о какой выгоде сотрудников речь не идет. А вот когда работник сначала сам оплачивает медосмотр, а потом работодатель компенсирует ему затраты, все усложняетсяп. 1 ст. 420 НК РФ; Письмо Минфина от 08.09.2014 № 03-03-06/1/44840.

В феврале 2018 г. вышло странное Письмо № 03-15-06/7527, в котором Минфин:

— путано размышляет об обложении НДФЛ расходов на компенсацию стоимости медосмотра;

— однозначно предлагает облагать компенсацию взносами, поскольку она не поименована в перечне сумм, освобождаемых от взносов.

А все потому, что подобная форма оплаты процедуры ТК не предусмотрена, работодатель все должен организовать и оплатить сам. С этим можно соглашаться или нет, но ясно одно: не исчислите НДФЛ и взносы с компенсации расходов работников на обязательные медосмотры — могут быть претензии у ИФНС. Не хотите проблем — поступайте, как велит ТК, а не как вам удобнеест. 213 ТК РФ.

В бухучете расходы на медосмотр отражают такими проводками.

Содержание операцииДтКт
Учтены затраты на обязательный медосмотр офисных работников в медучреждении26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Оплачен медосмотр60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»51 «Расчетные счета»
Отражена компенсация расходов работников на обязательный медосмотр, который они проходили и оплачивали сами26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Начислены взносы на компенсацию26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу»)69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Удержан НДФЛ при выплате компенсации73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ»
Выплачена компенсация работникам73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)

А как для целей налогообложения учитывать расходы на аптечки и прививки сотрудников офиса? Ответ дал А.И. Дыбов на семинаре «Отчет за I квартал 2018 года».

Спецодежда

Термины «спецодежда» и «униформа» нередко путают. Ведь и то и другое выдает работодатель. Однако главное отличие спецодежды от униформы — защита. Работодатель обязан бесплатно обеспечить сотрудников спецодеждой не ради красоты и единообразия, но ради сохранения здоровья, а то и жизни людейстатьи 212, 221 ТК РФ.

В случае с офисным персоналом спецодежда понадобится водителю легкового автомобиля и уборщику. Первому следует выдать сигнальный жилет, костюм для защиты от загрязнений и защитные перчатки. Второму — защитную одежду и полимерные перчаткип. 2 Типовых норм, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 22.06.2009 № 357н; пп. 11, 23, 171 Типовых норм, утв. Приказом Минтруда от 09.12.2014 № 997н.

И помните: не важно, как именно в трудовой книжке называется профессия, должность или специальность человека. Если по служебному долгу он водит машину или убирает офис — спецодежду надо выдатьПостановление ВС от 09.10.2017 № 45-АД17-17.

Работник должен получить не меньше предметов спецодежды, чем предусмотрено типовыми нормами. Больше — это сколько угодно. Главное — предусмотреть повышенные нормы в локальном нормативном актеПисьмо Минтруда от 30.09.2016 № 15-2/ООГ-3519.

При ОСН и УСН стоимость «офисной» спецодежды в пределах типовых или локальных норм — материальный расход. Правда, в 2012 г. Минфин считал, что еще одно условие для налогового учета стоимости спецодежды — спецоценка или аттестация рабочих мест. Но после, видимо, понял, что работодатель обязан выдавать спецодежду в любом случае. Потому с 2014 г. спецоценки либо аттестации в письмах по теме нетподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ; Письма Минфина от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8, от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48743.

В бухучете стоимость спецодежды для офисного персонала отражают такпп. 21, 26 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н:

— при нормативном сроке носки до 12 месяцев включительно — списывают единовременно при передаче сотруднику с кредита счета 10 в дебет счета 26 или 44;

— при нормативном сроке носки более 12 месяцев — списывают равномерно в течение этого срока. Проводка та же, только делать ее нужно ежемесячно.

В принципе, этот порядок списания можно установить и в налоговой учетной политике, чтобы не было разниц по ПБУ 18/02п. 2 ст. 254 НК РФ.

НДФЛ и взносами стоимость спецодежды облагать не надо. Ведь вы отдаете ее работникам в пользование, а не в собственностьПисьмо Минфина от 16.09.2016 № 03-03-06/1/54239; п. 3 Письма Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19.

Униформа

Униформа для большинства коммерческих фирм — вещь необязательная. Ее выдают, чтобы показать принадлежность работников к конкретной организации, повысить узнаваемость бренда, улучшить деловую репутацию компании. Обычно в униформу одевают сотрудников, которые, что называется, общаются с внешним миром: секретарей, менеджеровПисьма Минфина от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958, от 18.07.2012 № 03-11-06/2/87.

Раз нет обязательности униформы, нет и типовых норм ее выдачи. Каждый работодатель утверждает их самостоятельно. Лучше выполнить униформу в одной цветовой гамме, фирменную символику, логотип, товарный знак нанести прямо на одежду, а не на значок, галстук, косынку или жилетПисьмо Минфина от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207.

Если работник не становится собственником униформы, а лишь временно пользуется ею, то стоимость одежды можно учесть в материальных расходах при выдаче на руки. Исчислять НДФЛ и взносы не нужноПисьма Минфина от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19, от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958; ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Отдавать униформу в собственность бесплатно я крайне не советую. Да, стоимость можно учесть в расходах и в этом случае, правда, в качестве оплаты труда. Но попутно, с точки зрения Минфина, придется начислить НДС, взносы и НДФЛ. Получается довольно накладно. Поспорить с этим можно. Но нужно лиПисьма Минфина от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19, от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207, от 09.07.2013 № 03-07-11/26420?

И последнее: расходы по ремонту, хранению и стирке спецодежды и униформы можно учесть без проблем и ограничений. Конечно, с оглядкой на экономическую обоснованность затрат.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Хотели бы вы сменить профессию, по какой причине?
Да, работаю не по призванию
Да, плохо оплачивается
Да, отнимает слишком много сил и времени
Да, скучно
Да, сплошные стрессы и нервотрепка
Не думал (а) об этом
Нет, это профессия моей мечты
Нет, чувствую себя на своем месте
Вы в своем уме? Начать все заново?..
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.21%
август 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ