Кадры: электронные трудовые книжки

Суть реформы

С целью перехода на электронные трудовые книжки 16.12.2019 были подписаны Законы № 439-ФЗ и № 436-ФЗ — это поправки в Трудовой кодекс и в Закон о персонифицированном учете. Они заработали с 01.01.2020.

Наряду с обычной трудовой книжкой в ТК РФ теперь используется понятие «сведения о трудовой деятельности». Например, при приеме на работу работник обязан предъявить работодателю либо трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, либо сведения о трудовой деятельностист. 65 ТК РФ.

Что же это за сведения? По сути это выписка из трудовой книжки, которая хранится в системе ПФР в электронном виде. К таким сведениям относятся личные данные работника, место его работы, трудовая функция, прием, увольнение, постоянный перевод и другие кадровые события, которые раньше вносились в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе».

Работникам, которым уже заведена трудовая книжка или будет заведена до конца 2020 г., законодатели оставили право выбора. Можно выбрать ведение бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель придерживается «старых» правил. Делает записи в трудовой книжке так же, как и раньше, а сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде отправляет в ПФР. Выбор бумажной трудовой книжки не лишает работника возможности перейти на ее электронную версию в дальнейшемч. 5 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; Письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141.

Если работник выбрал электронный вариант, то кадровик:

— делает запись в трудовой книжке «Работником подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

— возвращает трудовую книжку работнику под роспись. Вернуться на бумажную версию трудовой книжки работник уже не сможет ни у этого работодателя, ни у последующегоч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

И последний вариант, наверное, самый реалистичный — работник не определился с выбором. В этом случае работодатель поступает так же, как если бы работник выбрал бумажный вариант, — продолжает хранить и вести его бумажную трудовую книжку, а перед ПФР отчитывается электронно, передавая сведения о трудовой деятельности работника.

Другая картина вырисовывается для работников, которые впервые будут устраиваться на работу в 2021 г. Для них ведение бумажной трудовой книжки вообще не предусмотрено. В дальнейшем — при увольнении или по запросу — работодатель выдает работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме. Также эти сведения можно получить в ПФР или МФЦ.

Поправками в Закон № 27-ФЗ о персонифицированном учете к лицевому счету застрахованного добавили новый раздел — «Сведения о трудовой деятельности». Как раз в этом разделе и будет храниться кадровая информация о работнике, передаваемая работодателемч. 2.1 ст. 6 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

В связи с переходом на электронные трудовые книжки у работодателя появились новые обязанности. Их условно можно поделить на три группы:

— проведение организационных мероприятий с работниками;

— отчетность по новым формам перед ПФР;

— выдача работникам сведений о трудовой деятельности по новой форме.

Организационные мероприятия в связи с переходом на ЭТК

На первом этапе всех сотрудников нужно уведомить об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с введением ЭТК. Сделать это нужно до 30.06.2020. В том же уведомлении целесообразно сообщить сотрудникам и о том, что выбор того или иного варианта остается за ними. Думаю, что вам придется отвечать на многочисленные вопросы работников «Что? Как? Когда? Где?». Поэтому можно заранее составить для работника краткое пособие «вопрос — ответ», это здорово облегчит процесс переходап. 4 ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Потребуется внести изменения в локальные нормативные акты, например в правила приема и увольнения сотрудников, ПВТР, порядок документооборота, которые основаны на ТК РФ и посвящены вопросам «перемещения» трудовых книжек. Ведь наряду с трудовыми книжками работники могут представлять работодателю и получать от него сведения о своей трудовой деятельностип. 1 ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Кроме того, необходимо подстраховаться и с технической точки зрения: отладить программу, наладить электронный документооборот с ПФР и т. п. Кстати, сдавать новую трудовую отчетность в ПФР можно на бумаге, только если у вас за предшествующий месяц численность работников менее 25 человек. Соответственно, с численностью 25 и более человек необходимо подавать отчетность в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписьюч. 2.6 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Новая форма СЗВ-ТД

Для работодателей ПФР подготовил две новые формы. Форма СЗВ-ТД — это и есть сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передает в ПФР по итогам месяца. При этом не имеет значения, какую трудовую книжку выбрал работник. Форму СЗВ-ТД сдают на работника во всех случаях, когда по старым правилам нужно вносить запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Например, если в течение отчетного месяца переименована организация или работникп. 2.5.3 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п:

— принят на работу, в том числе и по совместительству;

— уволен;

— переведен на другую постоянную работу;

— получил новую квалификацию, разряд, специальность;

— по решению уголовного суда лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Есть и еще одно особое основание. По форме СЗВ-ТД нужно сообщить в ПФР о подаче работником заявления о выборе бумажной или электронной трудовой книжки. Для этого в форме есть специальные строки, в которых нужно проставить дату событияч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Соответственно, если в отчетном месяце с вашими работниками в кадровом контексте ничего не произошло, то вы просто не подаете на них СЗВ-ТД. Подача нулевой формы не предусмотрена.

Срок подачи формы в 2020 г. — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем соответствующего кадрового события. При первой подаче есть особенность. Нужно внести в отчет не только сведения о кадровом событии, ставшем причиной подачи формы СЗВ-ТД, но и показать последнюю запись в трудовой книжке по состоянию на 01.01.2020. Переписывать всю информацию о трудовую деятельности работника не нужно.

Так, если работник, принятый в организацию 10.04.2018, подал 14.02.2020 заявление о выборе бумажной трудовой книжки, то в форме СЗВ-ТД вы в соответствующей строке ставите дату заявления и показываете последнюю запись трудовой книжки, актуальную на 01.01.2020, то есть запись о приеме на работу.

Если до конца 2020 г. вы не получите от работника никаких заявлений о выборе и никаких кадровых изменений так и не произойдет, то по форме СЗВ-ТД не позднее 15.02.2021 вы сообщаете в ПФР по каждому такому работнику о последней записи в его трудовой книжке по состоянию на 01.01.2020п. 1 ч. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Сроки для 2021 г. немного отличаются. При приеме и увольнении сотрудников подать сведения об этих событиях нужно не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. По остальным кадровым изменениям сроки остаются те жеп. 2 ч. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

За непредставление, опоздание с представлением формы СЗВ-ТД и за ошибки в ней организацию и руководителя теоретически можно привлечь к ответственности как за нарушение трудового законодательства. Предполагается, что информацию об этом Пенсионный фонд по своим каналам направит в трудинспекцию в течение 5 рабочих дней со дня выявления нарушения. А та примет эстафету и оштрафует фирму-работодателя на 30 000—50 000 руб., а ее директора — на 1000—5000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Но может и просто предупредитьстатьи 16, 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Однако 01.01.2021 вступят в силу поправки, которые введут для руководителей отдельный штраф по новой ч. 2 ст. 15.33.1 КоАП. И непредставление СЗВ-ТД, и недостоверные сведения в форме обойдутся им в 300—500 руб. за каждый документ. Но сохранится и альтернатива — предупреждениеп. 8 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ.

Не спрашивайте, почему законодатель отвел столь долгий срок до начала действия поправок, — я не знаю. К тому же попутно они не изменяют норму ст. 17 Закона № 27-ФЗ о том, что нарушения по СЗВ-ТД приравниваются к нарушению трудового законодательства. Так что для организаций с 01.01.2021 ничего не изменится: над ними по-прежнему будет висеть дамоклов меч ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Да и над руководителями тоже — они в той норме тоже есть.

Заполнение формы СЗВ-ТД

СЗВ-ТД заполняется на каждого работника отдельно. Совместители и дистанционщики — не исключение. А вот на граждан, оформленных по ГПД, форму не подают.

Заполнение шапки формы затруднений не вызывает: наименование организации, регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП. Данные на сотрудника указываются полностью, без сокращений — фамилия, имя, отчество. Здесь же дата рождения и СНИЛС. Само собой, все указанные данные работника должны совпадать с теми, что хранятся в ПФРразд. 2.2 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Информацию о том, какой вариант трудовой книжки выбрал работник, подают только за тот месяц, в котором получено заявление. Например, заявление от работника вы получили 06.03.2020, значит, форму на этого работника вы сдаете не позднее 15.04.2020 и в соответствующей строке вписываете дату заявления. Если это первая СЗВ-ТД на работника, не забудьте внести в форму последнюю актуальную на 01.01.2020 запись из трудовой книжки.

В дальнейшем, если понадобится подавать СЗВ-ТД на этого работника, снова вписывать дату подачи заявления не нужно. Просто оставляете эти строки пустыми. Если же работник передумал и принес вам новое заявление о переходе на ЭТК, впишите в нужную строку дату нового заявления.

Может так случиться, что вы сдали форму с неправильной датой. Это можно поправить. Просто заново подаете форму с правильной датой. Если работник вообще не подавал никаких заявлений, а вы проставили дату, дублируете ранее указанную дату и рядом в поле ставите крестик отменыразд. 2.3 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Раздел «Отчетный период» заполняется построчно. Одна строка — одно кадровое мероприятие. Нумеруете их в хронологическом порядке, ставите дату события. В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» нужно вписать условное обозначение мероприятия: ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ). Думаю, эти обозначения в пояснениях не нуждаютсяразд. 2.4 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Есть еще «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» — его указывают, когда организация меняет название, для переименования должности это обозначение не подходит. «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» используют при получении работником новой профессии, специальности, квалификации с указанием разряда, класса, категории и т. п.

В графе «Трудовая функция» для записи «ПРИЕМ» нужно указать наименование должности так, как в штатном расписании. Если профессия или должность предполагает льготы или ограничения, то название должности/профессии должно соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам. При увольнении заполнять эту графу необязательно. Также в этой графе указывается, является ли работа совместительством. Если такой отметки нет, работа считается основной.

Для записи «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» именно в графе «Трудовая функция» расшифровывается, какая специальность, должность, профессия получены, какой разряд, класс, категория присвоены.

Графу «Код трудовой функции» заполняют с 2021 г. Цифровое обозначение нужно взять из профстандарта, если он имеется для этой профессии.

В графе «Трудовая функция» для записи «ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)» работодатель вносит данные о том, на каком основании, на какой срок и какую должность работник не может занимать.

В графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации», как и в обычной трудовой книжке, указывается пункт, часть и статья ТК РФ, по которой организация рассталась с сотрудником.

Реквизиты документа, которым оформлено кадровое событие, — наименование, номер без знака «N» и дата — указываются в отдельных графах в подразделе «Основание».

/ условие / Работница принята на работу секретарем с 01.03.2019. Заявление о продлении ведения бумажной трудовой книжки она написала 04.03.2020. Уволилась по собственному желанию 25.03.2020.

/ решение / Форма СЗВ-ТД на работницу будет составлена так.

 Форма СЗВ-ТД 

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)

Сведения о страхователе:

Регистрационный номер в ПФР	087-511-123456
Работодатель (наименование)	ООО «Альфа»
ИНН	7722345678
КПП	772201001

Сведения о зарегистрированном лице:

Фамилия

Кострова

Имя

Елена

Отчество (при наличии)

Петровна

Дата рождения «20» сентября 1980

СНИЛС

055-122-455 78

Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки	04.03.2020
	дата подачи	Признак отмены
Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности
	дата подачи	Признак отмены

Отчетный период: 03 месяц 2020 год
(01 — январь, 02 — февраль, 03 — март, 04 — апрель, 05 — май, 06 — июнь, 07 — июль, 08 — август, 09 — сентябрь, 10 — октябрь, 11 — ноябрь, 12 —декабрь)

№ п/п	Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица								Признак отмены записи о приеме, переводе, увольнении
	Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения	Сведения о приеме, переводе, увольнении	Наименование			Основание
			Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение	Код выполняемой функции (при наличии)	Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья, Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона	Наименование документа	Дата	Номер документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	01.03.2019	ПРИЕМ	Секретарь			Приказ	01.03.2019	9-К/19
2	25.03.2020	УВОЛЬНЕНИЕ			Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ	25.03.2020	7-К/20

Генеральный директор Наименование должности руководителя

(Подпись)

Иванов И.И. (Расшифровка подписи)

«06» апреля 2020 г. дата		М.П. (при ее наличии)

Новые формы СТД-Р и СТД-ПФР: кто заполняет и когда нужны

С формой СТД-Р, действующей с 07.03.2020, столкнутся организации, в которых есть работники, отказавшиеся от ведения трудовой книжки. По этой форме работники в ответ на свой запрос-заявление или при увольнении получают от работодателя «эквивалент» трудовой книжки — сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателяст. 66.1 ТК РФ; Приказ Минтруда от 20.01.2020 № 23н.

Этот документ представляется способом, указанным в заявлении работника: либо в бумажном формате, либо в электронном. Но в любом случае — не позднее 3 дней после получения заявления и не позднее дня увольнения. Она заполняется аналогично форме СЗВ-ТД.

Форма СТД-ПФР предназначена для получения работником сведений о трудовой деятельности в пенсионном фонде или в МФЦ. Работодатель эту форму не заполняет. Работник получает ее сам и может представить при приеме на работу для подтверждения стажа работы. В отличие от формы СТД-Р она содержит сведения о работе у всех работодателей работника, предоставлявших сведения в ПФР.

Совсем немного о бумажных трудовых книжках

И поскольку бумажные трудовые книжки все еще актуальны, вам может быть интересно следующее Письмо Минтруда. Чиновники рассматривают ситуацию, когда в трудовой книжке работника нет отчества, хотя на деле оно у него есть.

Чиновники считают, вписать отчество в трудовую книжку может и действующий работодатель. Правила такие же, как и для изменения фамилии. На обороте титульного листа нужно вписать документ, на основании которого будет внесено отчество, скорее всего, это будут серия и номер паспортап. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225; Письмо Роструда от 12.12.2019 № 1901-1-2.