Находясь на упрощенке, организации и ИП для определения налоговой базы и расчета налога должны вести налоговый учет (ст. 346.24 НК РФ). Ведется он в специальной Книге учета доходов и расходов.

Книга учета доходов и расходов при УСН в 2016 году

Форма Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее – КУДиР) утверждена Приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н. Упрощенец не может отказаться от ведения налогового учета в КУДиР, ведь неведение Книги грозит ему штрафом в размере 10 000 рублей, а если книга не велась в течение двух и более лет – 30 000 рублей. В случае, если в результате отсутствия КУДиР упрощенец неправильно рассчитал налог на упрощенке и занизил сумму налога к уплате в бюджет, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Электронно или на бумаге

КИДиР можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. На каждый новый календарный год упрощенец открывает новую КУДиР.

Бумажная КУДиР должна быть прошнурована и пронумерована, на последней странице необходимо указать общее количество содержащихся в ней страниц и заверить подписью руководителя организации и печатью. Предприниматель заверяет Книгу своей подписью и печатью, если она у ИП есть.

«Электронная» КУДиР должна распечатываться по окончании каждого квартала. По окончании года такая КУДиР также прошнуровывается, пронумеровывается и заверяется подписью и печатью.

КУДиР: разделы для заполнения

Состав разделов КУДиР зависит от того, какой объект налогообложения на упрощенке был выбран. Если объектом налогообложения являются «доходы», то ведутся следующие разделы:

• раздел I «Доходы и расходы»;
• раздел IV «Расходы, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21…». В этом разделе упрощенец сможет отразить (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ):
• уплаченные с выплат работникам взносы во внебюджетные фонды;
• выплаченные за счет работодателя пособия по временной нетрудоспособности (кроме несчастных случаев на производстве и профзаболеваний);
• платежи по добровольному страхованию работников на случай их временной нетрудоспособности при определенных условиях.

Упрощенец – ИП, у которого нет работников, в этом разделе отражает уплаченные страховые взносы в ПФ РФ и ФФОМС в фиксированном размере.

Если организация или ИП выбрали в качестве объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», то в КУДиР они будут заполнять:

• раздел I «Доходы и расходы»;
• раздел II «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств…». В этом раздел отражаются расходы на приобретение основных средств и НМА, которые учитываются в особом порядке (ст. 346.16 НК РФ);
• раздел III «Расчет суммы убытка…». Этот раздел упрощенец заполняет, если у него был убыток по результатам работы в прошлых годах, но этот убыток еще не был погашен на начало текущего года.

Хозяйственные операции в КУДиР отражаются в хронологической последовательности на основе первичных документов. При этом регистрируются только те операции, которые влияют на величину налога. Операции, которые не участвуют в расчете налоговой базы, в КУДиР не приводятся.

Если в КУДиР допущена ошибка

В случае, если упрощенец в своей прошнурованной и пронумерованной книге допустил ошибку, исправляется она следующим образом:

• ошибочная запись зачеркивается;
• вносится верная запись с пометкой «Исправленному верить»;
• указывается дата исправления;
• указывается фамилия, инициалы руководителя организации или ИП и ставится их подпись;
• исправление заверяется печатью (у ИП — в случае ее наличия).