Как учесть покупку кондиционера

Вот и наступило лето! И обычно оно ассоциируется у нас с теплой и солнечной погодой, в связи с чем многие работодатели в это время года озадачиваются установкой кондиционеров. А можно ли стоимость кондиционера учесть в расходах при налогообложении?

Кондиционер в офисе – роскошь или необходимость?

Прежде чем говорить об учете в расходах затрат на кондиционер, давайте разберемся, а есть ли, в принципе, необходимость в этой технике.

Как известно, работодатель должен обеспечить своим сотрудникам нормальные условия труда (ст. 163 ТК РФ). И температура воздуха на рабочем месте играет не самую последнюю роль в признании условий труда нормальными.

Так, например, при сидячей работе с незначительной физической нагрузкой сотрудник должен пребывать на работе не более 5 часов, если температура воздуха на его рабочем месте составляет 30 градусов Цельсия. Если же температура в кабинете поднимется до отметки 32,5 градуса Цельсия, то продолжительность рабочего дня сотрудника не может превышать 1 час!

Более подробно с продолжительностью рабочего времени при той или иной температуре воздуха на рабочем месте можно ознакомиться, изучив Таблицу 1 Приложения 3 к СанПиН 2.2.4.548-96.2.2.4.

Как видим, в условиях жары без кондиционера на работе иногда просто не обойтись.

Кроме того, покупка кондиционера на законодательном уровне относится к мероприятиям, направленным на улучшение условий и охраны труда и снижение уровней профессиональных рисков (п. 15 Перечня, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.03.2012 N 181н).

Учет стоимости кондиционера в расходах

Еще в 2012 году Минфин сказал, что затраты на покупку кондиционеров можно включить в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль при условии, эти кондиционеры необходимы для обеспечения нормальных условий труда, предусмотренных законодательством и специальными отраслевыми требованиями по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности (Письмо Минфина от 03.10.2012 N 03-03-06/2/112).

При этом если кондиционер признается основным средством, то его стоимость включается в налоговую базу через механизм амортизации. Если же кондиционер не отвечает требованиям, предъявляемым к ОС, то тогда его стоимость включается одномоментно в полном объеме в состав прочих расходов (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если же вы применяете «доходно-расходную» УСН, то с учетом стоимости кондиционера в составе расходов все немного сложнее. С одной стороны больше 10 лет назад Минфин разрешил уменьшать УСН-базу на стоимость кондиционера (Письмо Минфина от 07.10.2004 N 03-03-02-05/7). А с другой стороны, перечень расходов, которые можно учесть при УСН, закрытый и никаких затрат на покупку кондиционера, по мнению налоговиков, в нем не поименовано (Письмо УФНС по г. Москве от 05.10.2007 N 18-11/3/095267). Поэтому, если вы все же решите уменьшать базу по налогу при УСН на стоимость кондиционера, будьте готовы к спорам с проверяющими.

Перегрев работника может влететь работодателю в копеечку

Напоминание Рострудом правил работы в жару уже стало традицией. И не раз Служба говорила о том, что не позаботившимся о своих сотрудниках работодателям может грозить административная ответственность в виде предупреждения или же штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30 до 50 тыс. руб. – для организации;
• от 1 до 5 тыс. руб. – для должностных лиц компании/ИП-работодателя.

И это только при первичном проступке. При повторном же нарушении все будет намного серьезнее.

Также работодателей, держащих в жаре сотрудников, может наказать и Роспотребнадзор (ст. 6.3 КоАП РФ).