Кассовые документы 14526

Наличные расчеты являются одним из видов расчетов между хозяйствующими субъектами в Российской Федерации. Ввиду особенностей данного вида расчетов российское законодательство предъявляет к лицам, их использующим, ряд нормативных требований. Непременным атрибутом правильного и безошибочного осуществления наличных расчетов являются кассовые документы. Любая отечественная организация, прибегающая к использованию наличности, должна применять соответствующие формы. Граждане освобождены от обязанности по оформлению каких-либо бланков.

Общие положения о кассовых документах

На территории России правила использования наличных денег и осуществления расчетов с применением таких средств устанавливает Центробанк.

Так, Центробанк РФ своими Указаниями от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указания) утвердил Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства. Данный нормативный акт является основным документом, регламентирующим правила оформления и осуществления действий с наличными деньгами.

Неукоснительное соблюдение названного Порядка является непременным условием требований кассовой дисциплины при осуществлении движения наличности в кассу организации и из нее.

Для возможности осуществления движения наличных денег компания организует работу кассы. В данном случае имеется в виду место, где хранятся денежные средства, определяемое руководством соответствующей компании.

Работники, осуществляющие операции с наличными, обязаны отражать движение денег в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, записи в которую вносятся на основании соответствующих расходных и приходных ордеров, отнесенных ЦБ РФ к кассовым документам.

Бланк расходного кассового ордера (форма по ОКУД 0310002) утвержден Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88 и применяется для оформления операций по выдаче наличности компанией.

Если же организации необходимо оформить поступление денежных средств, то следует применять приходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002), бланк которого также утвержден Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88.

Следует особо подчеркнуть, что в настоящее время указанные утвержденные формы кассовых документов являются обязательными к применению, о чем прямо сказал Минфин (Информации № ПЗ-10/2012).

Порядок заполнения бланков расходного и приходного кассовых ордеров

Одним из условий правильного ведения кассовой дисциплины является верное заполнение бланков расходного и приходного ордеров.

Все операции с наличными в компании может производить работник кассы, который уполномочен руководителем организации. Непременным условием наделения такого сотрудника соответствующими полномочиями является его ознакомление с правами и обязанностями под личную подпись.

Центробанк России также допускает возможность осуществления кассовых операций самим руководителем компании. Но перечень сотрудников предприятия, наделенных полномочиями оформлять кассовые документы, несколько шире. Так, ордера вправе заполнять главный бухгалтер предприятия, бухгалтер, кассир, иной сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями. Такие документы может оформить руководитель компании, но только если он совершает такие операции.

В п. 4.3 Указаний предусмотрено, что расходный и приходный ордера подписываются бухгалтером (главным бухгалтером) и кассиром, которому передаются образцы подписей лиц, наделенных правом на оформление кассовых документов.

Каждая компания самостоятельно определяет порядок изготовления расходного и приходного ордеров. Допустимыми способами является машинописное заполнение документов на бумажном носителе или же их оформление от руки. Допускается ведение таких документов и в электронном виде, для чего необходимо наличие у компании электронной подписи и специальных технических и программных средств.

В кассовые документы нельзя вносить исправления. В случае выявления ошибок соответствующие ордера должны быть оформлены заново.

Срок хранения ордеров

Руководство компании самостоятельно определяет порядок и способы хранения кассовых ордеров при условии соблюдения законодательства.

Статья 23 НК РФ устанавливает обязанность компаний хранить документы налогового и бухгалтерского учета не менее 5 лет. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлен такой же срок для хранения документов бухгалтерского учета после окончания года, являющегося отчетным. Кстати, и в специальном перечне, утвержденном Росархивом, указано, что расходные и приходные кассовые ордера необходимо хранить 5 лет (п. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При этом данный срок хранения продлевается до принятия решения по делу, если по какому-либо из документов возникли разногласия.