Главная Бухгалтерские консультации → Журнал регистрации трудовых договоров …
Бухгалтерская консультация:
актуально на 16 ноября 2018 г.
Печать
Добавить в «Нужное»

Журнал регистрации трудовых договоров (образец) Просмотры556

Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (ч. 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:

  • если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
  • если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

Скачать примерную форму книги учета трудовых договоров

Скачать образец заполнения книги учета трудовых договоров



Материалы по теме

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Реклама. ООО НПО «ВМИ — Координационный Центр Сети КонсультантПлюс»



СМР ДЛЯ СОБСТВЕННЫХ НУЖД: считаем НДС и принимаем к вычету
НЕОТДЕЛИМЫЕ УЛУЧШЕНИЯ ОБЪЕКТА АРЕНДЫ: учет у сторон арендного договора
ВЗНОСЫ ИП ЗА СЕБЯ НА ОСН: иной расчет 1% от дохода


Опрос
Сталкивалась ли ваша фирма (ИП) с незаконным списанием денег с банковского счета?

Налоговые ловушки безвозмездных сделок

24 июня 10:30–12:30 (МСК)
Варианты участия
Вебинар, прямой эфир
Прямой эфир, живое общение с лектором
Вебинар, запись
Доступ к видеозаписи и материалам
Лектор
Ведет вебинар
Евгения Филимонова
главный редактор журнала «Главная книга»
Регистрация на вебинар
VK Одноклассники Youtube Zen Telegram

Сетевое издание для бухгалтера «Главная книга онлайн» © 2012–2025 г. Зарегистрировано в Роскомнадзоре 07.03.2017 Эл № ФС77-69014. Ver. 5.0.0. Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения издательства «Главная книга». Технические вопросы: support@glavkniga.ru

Нужное Нужное