Что изменилось в документообороте с 2022 г. в соответствии с ФСБУ 27/2021

С 2022 г. организации должны применять новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н. Многие его положения знакомы бухгалтерам, поскольку они повторяют требования Закона о бухучете, а также общепринятую практику в области документооборота. Однако есть и новшества.

Общие требования к документам бухучета

Важно понимать, что все требования нового ФСБУ 27/2021 распространяются на первичные документы и на регистры только для бухгалтерского учета (п. 2 ФСБУ 27/2021). Вместе с тем, если первичный документ будет оформлен в соответствии с ФСБУ 27/2021 и Законом о бухучете, то он вполне применим для подтверждения расходов для целей налогообложения прибыли или налога при УСН (п. 1 ст. 252 НК РФ).

1. Все документы бухучета должны быть на русском языке. Если документ был составлен на иностранном языке, то требуется построчный перевод. Однако если законодательство или правила страны – места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов на иностранном языке, то документ может быть и на иностранном языке. А вот регистры бухучета на иностранном языке должны содержать построчный перевод на русский (п. 5, 6 ФСБУ 27/2021).

2. В регистрах денежные показатели должны быть в рублях независимо от валюты операции. Вместе с тем, допустимо в регистре указать одновременно и валюту, и рубли (п. 7 ФСБУ 27/2021).

3. Дата составления первичного документа – это дата подписания его лицом (п. 8 ФСБУ 27/2021):

• или совершившим сделку и ответственным за оформление (например, продавцом, отпустившим товар покупателю);
• или лицом, ответственным за оформление совершившегося события (например, бухгалтером, подписавшим справку с расчетом сумм начисленной амортизации ОС).

Если документ составлен позже даты совершения операции, то в документе надо указать и дату совершения факта хозяйственной жизни. А если первичный документ составлен на основании другого оправдательного документа, то в него надо включить информацию, идентифицирующую оправдательный документ.

При этом лица, имеющие право подписи документов, устанавливаются руководителем организации путем составления приказа или доверенности (п. 16 ФСБУ 27/2021).

Отметим, что определение даты составления документа – это новшество, ранее этот момент утвержден не был.

4. Одним первичным документом можно оформить несколько операций. Можно оформлять с некой обоснованной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал) документы, в которых отражать длящиеся факты (например, начисление процентов) или повторяющиеся факты (например, поставка товара в разные даты по одному долгосрочному договору) при условии составления первички на отчетную дату (п. 9 ФСБУ 27/2021).

5. В качестве первички могут выступать документы, составленные в процессе деятельности для оформления гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками и т.д. (договор, кассовый чек, авансовый отчет, судебный акт), если они содержат все необходимые реквизиты первичного документа (п. 9 ФСБУ 27/2021).

6. В первичный документ можно добавлять дополнительные реквизиты сверх обязательных, предусмотренных Законом о бухучете (п. 12 ФСБУ 27/2021; ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

7. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, отвечают за своевременное оформление документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию, а также за достоверность содержащихся в них сведений (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Дополнительно скажем, что организации могут самостоятельно разрабатывать формы первичных документов, не применяя унифицированные формы. Это следует не из ФСБУ 27/2021, а из Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете. Правда есть исключения – формы некоторых документов утверждены госорганами в нормативных актах. Это, например, платежное поручение, кассовые документы, транспортная накладная. В этих случаях надо применять утвержденную форму.

Правила исправления бумажных документов в соответствии с ФСБУ 27/2021

Внести исправления можно в любой документ, кроме документов, корректировки в которые запрещено вносить в соответствии с законодательством (п. 18 ФСБУ 27/2021). В частности, нельзя исправлять кассовые и банковские документы.

Исправление надо вносить так, чтобы (п. 19 ФСБУ 27/2021):

• были понятны ошибочные и исправленные данные;
• была указана дата исправления;
• стояли подписи лиц, составивших документ или ответственных за ведение регистра, внесших это исправление, были указаны их ф.и.о., должности.

Таким образом, исправления в бумажный документ вносятся следующим образом (п. 21 ФСБУ 27/2021):

• ошибочный текст или сумма зачёркиваются;
• над зачеркнутым вписываются исправленные текст или сумма;
• ставится надпись «Исправлено»;
• ставится дата исправления;
• указываются ф.и.о. и должности лиц, внесших исправления, и ставятся их подписи.

Замазывания, стирание и прочие подчистки в бумажном документе недопустимы.

Обращаем внимание, внесение корректировок описанным способом – единственно возможный способ исправления бумажных первичных документов. То есть нельзя составить новый, правильный, первичный документ и сделать в нем отсылку к старому, неправильному, документу.

А вот в регистр бухучета правки вносятся иначе (п. 22 ФСБУ 27/2021):

• либо делается сторнировочная запись – та же запись, что и неправильная, но со знаком минус;
• либо дополнительная запись – запись на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины.

Электронные документы бухучета и их исправление

В отношении первички, составляемой в электронной форме, действуют такие правила (п. 17 ФСБУ 27/2021):

• если это внутренний документ организации, то организация сама решает, каким видом электронной подписи его подписать (простой ЭП, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной). Исключение – требование об использовании конкретной подписи предусмотрено законом или принимаемым в соответствии с ним нормативным правовым актом;
• если это внешний документ, то вид электронной подписи определяется соглашением организации с другими участниками электронного взаимодействия (контрагентами, госорганами и т.д.).

О видах электронной подписи и об их использовании читайте в отдельной консультации.

Электронные документы можно исправлять (если только это не тот документ, внесение исправлений в который запрещено законом, в частности кассовые и банковские документы). Исправления вносятся путем составления нового электронного документа. Но в нем обязательно должны быть (п. 20 ФСБУ 27/2021):

• указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа;
• дата исправления;
• электронные подписи лиц, составивших документ и внесших это исправление, их ф.и.о., должности.

При этом средства воспроизведения исправленного электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Правила хранения документов по ФСБУ 27/2021

Организация должна хранить подлинники документов на бумаге или в виде электронного документа. Причем документы должны храниться в том виде, в котором они составлены (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021):

• бумажные на бумаге, перевод в электронный вид не допускается;
• электронные – в электронном виде.

Напомним, что общий срок хранения документов по Закону о бухучете и по НК – 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Правда, более длительные сроки хранения могут быть установлены правилами организации архивного дела (например, для кадровых документов) или Налоговым кодексом (например, в отношении документов, подтверждающих расчет страховых взносов).

Если документы будут утрачены или испорчены, то организация должна принять все меры к их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021).

Подробно об организации документооборота, оформлении, исправлении и хранении первички вы можете прочитать в семинаре «Новый ФСБУ 27/2021: как теперь организовать документооборот».