Поездки работника на такси в служебных целях: возмещение и налоги

Работник организации с разрешения руководства может пользоваться в служебных целях услугами такси. Посмотрим, как документально оформить возмещение работнику этих расходов, можно ли учесть их в расходах для налога на прибыль и облагать ли эти суммы НДФЛ и страховыми взносами.

Документальное оформление возмещения расходов работника на такси

По ТК работодатель обязан возместить работнику затраты, связанные с исполнением им трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). То есть если работник с разрешения руководства использует такси в служебных целях, в частности для разъездов в командировке, для поездки по городу к клиенту и т.д., то работодатель обязан такие расходы работнику компенсировать.

Чтобы не возникало споров с работников относительно такой компенсации, работодателю следует закрепить во внутреннем локальном нормативном акте (например, в положении) или в коллективном договоре:

случаи, когда работник вправе использовать услуги такси. Например, для срочных поездок в банк, к контрагентам, для проезда в аэропорт и из аэропорта при служебных командировках и т.д.;
предельные размеры возмещения расходов (например, не более 2000 руб. в месяц) или разрешенные тарифы для поездок (эконом, комфорт и т.д.);
документы, которые должен предъявить работник для получения возмещения. Скажем, это могут быть авансовый отчет (служебная записка) и распечатка чека на услуги такси;
сроки предъявления документов в бухгалтерию для получения возмещения (например, в течение месяца после поездки);
сроки выплаты работнику компенсации (например, в течение 10 рабочих дней после сдачи работником всех необходимых документов).

Если речь идет о возмещении расходов работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то по ТК размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, могут быть зафиксированы в одном из следующих документов (ст. 168.1 ТК РФ):

в коллективном договоре;
в соглашении;
в локальном нормативном акте;
в трудовом договоре с работником.

Учет компенсации на такси в расходах для налога на прибыль

Если работа работника носит разъездной характер, то компенсация расходов на такси может быть отнесена в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 27.04.2022 № 03-04-06/38439).

Если речь идет об оплате расходов на проезд на такси в командировке, то возмещение услуг такси учитывается в составе расходов на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы на периодические поездки работника в служебных целях можно учесть как прочие или внереализационные расходы (Письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Некоторые компенсации можно учесть в составе конкретных расходов, например как судебные издержки можно учесть затраты на поездки юриста в суд (подп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Если же работник воспользовался услугами такси, чтобы добраться от места жительства до места работы или обратно, то учет расходов зависит от ситуации (Письмо Минфина от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239):

если такой проезд обусловлен технологическими особенностями производства (например, работник добирался до работы в ночное время, когда общественный транспорт уже не ходит), то расходы можно учесть для налога на прибыль (Письмо Минфина от 22.12.2022 № 03-04-07/125960);
в иных ситуациях расходы для налога на прибыль учесть нельзя (п. 26 ст. 270 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы с компенсации затрат на такси

Следует разделять несколько ситуаций.

Ситуация 1. Работник воспользовался услугами такси в командировке. Тогда возмещение не облагается НДФЛ и страховыми взносами, как расходы на проезд в командировке (ст. 168 ТК РФ; п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 14.08.2023 № 03-04-05/76231).

Ситуация 2. Работа работника носит разъездной характер и это отражено в коллективном или трудовом договоре, соглашениях, ЛНА. Тогда компенсация расходов на такси также освобождается от НДФЛ и страховых взносов в силу прямой нормы НК (ст. 168.1 ТК РФ; п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 27.04.2022 № 03-04-06/38439).

Ситуация 3. Работник совершает периодические поездки в рабочее время в интересах организации. Минфин разъяснил, что в таком случае дохода у работника не возникает, следовательно, удерживать с компенсации НДФЛ и страховые взносы не нужно (Письмо Минфина от 20.03.2017 № 03-04-06/15815).

Ситуация 4. Работник добирается на такси от места своего жительства до места работы или обратно. В этом случае Минфин считает выплачиваемую работнику компенсацию его доходом и настаивает на обложении этой суммы НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239, от 03.11.2021 № 03-01-10/89249). Исключение – работник воспользовался услугами такси, поскольку возможности воспользоваться общественным транспортом не было. Например, работник в силу производственной необходимости добирался на работу ночью. Возмещение расходов на такси в этой ситуации не создает облагаемого НДФЛ и страховыми взносами дохода работника (Письмо Минфина от 22.12.2022 № 03-04-07/125960).