Работа на удаленке: особенности оформления, оплаты и налогообложения для работника

Иногда при приеме на работу работодатель предлагает работать удаленно или, иными словами, на дистанционной работе. А иногда сотрудников переводят на удаленку уже в процессе деятельности, поскольку возникли какие-то обстоятельства для перевода части сотрудников на удаленную работу или сам работник попросил о таком режиме работы. Что изменится для работника с переводом на удаленку? Как должна оформляться удаленная работа? Будут ли какие-то особенности в оплате и налогообложении?

Что такое работа на удаленке

Дистанционная или удаленная работа – это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Еще одна особенность – для выполнения трудовой функции, а также для взаимодействия с работодателем работник использует Интернет и другие сети связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).

Место работы дистанционщик определяет сам. В теории его даже не обязательно прописывать в трудовом договоре. Хотя можно и указать населенный пункт, где работник будет пребывать и работать.

В чем особенности работы на удаленке

Работа на удаленке может быть (ст. 312.1 ТК РФ):

• постоянной;
• временной, например на период не более 6 месяцев;
• с чередованием работы в офисе и работы дома.

По умолчанию дистанционный работник сам определяет режим рабочего времени (в какие дни и в какое время он будет работать). Но работодатель вправе зафиксировать этот вопрос в коллективном договоре, трудовом договоре (допсоглашении к нему) или локальном нормативном акте (ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок взаимодействия с работодателем и другими работниками (по email, с использованием мессенджеров, по телефону и т.д.) устанавливает работодатель. Также хорошо, когда в ЛНА прописаны порядок и сроки представления работником отчетов о проделанной работе, чтобы потом не возникало конфликтных ситуаций.

И еще одна особенность. Если работодатель направит дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, то это считается командировкой со всеми вытекающими последствиями (ст. 312.6 ТК РФ). В частности, если человек, работающий во Владивостоке, полетит по служебной надобности в офис работодателя в Москву, это будет считаться командировкой. И работнику должны быть оплачены проезд и проживание, выплачены суточные.

Зарплата при работе на удаленке

Дистанционный работник имеет все те же гарантии, что и работник, трудящийся по месту нахождения работодателя. Это означает, что работодатель не вправе платить дистанционному работнику меньше, чем аналогичному работнику в офисе (ст. 312.5 ТК РФ). В частности, при переводе работника на дистанционный режим работы нельзя урезать ему зарплату, если круг его обязанностей (объем работы) не изменился (п. 15 Письма Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5).

Роструд разъяснил, что если дистанционный работник трудится в местности, где действуют районные коэффициенты и северные надбавки, то выплаты должны начисляться с учетом этих доплат (Письмо Роструда от 12.09.2023 № ПГ/18818-6-1).

Также судебная практика говорит о том, что дистанционному работнику не могут не начислять положенные премии только на том основании, что у работодателя нет возможности оценить качество и объем выполненной на удаленке работы.

Кроме того, имейте в виду, что дистанционный работник имеет право на отпуск такой же продолжительности, что и офисные работники. Кстати, и больничный дистанционному работнику оплачивается в общем порядке.

Обеспечение дистанционного работника всем необходимым для работы

В Трудовом кодексе прямо прописано, что работодатель должен обеспечить дистанционного работника всем необходимым для работы: оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и т.д. Иными словами, если работника отправили на удаленку, то обеспечить его, например, компьютером с необходимыми программами должен именно работодатель, если без такого компьютера работа невозможна. Работник не обязан покупать компьютер за свой счет и самостоятельно его налаживать.

Правда, возможен такой вариант – работник с разрешения работодателя будет использовать свое оборудование, программы, средства защиты информации и иные средства. А работодатель будет:

• платить удаленщику компенсацию за использование своего оборудования и средств;
• возмещать расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размеры возмещения определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, допсоглашением к нему.

Отметим, что с 2024 г. действует необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами лимит для компенсации, выплачиваемой дистанционному работнику при использовании своего имущества и программных средств для работы. Это 35 руб. за каждый день работы (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). То есть необлагамая НДФЛ и взносами сумма за месяц, в котором 20 рабочих дней, составит 700 руб. Чтобы не платить налоги при большей сумме компенсации, работнику потребуется собрать документы, подтверждающие расходы, понесенные в интересах работодателя. А это не так просто. Поэтому на практике работодатели предпочитают договариваться с работниками именно о такой сумме компенсации (плюс-минус 700 руб. в месяц), чтобы не связываться с начислением налогов.

Как оформляется работа на удаленке

Вариант 1. Работника сразу принимают на дистанционную работу. Для оформления на работу понадобятся все те же документы, что и обычно: копия паспорта, СНИЛС, свидетельство об ИНН, копия диплома, если работа требует специальных знаний и т.д.

А далее оформляется трудовой договор с особым условием: дистанционная работа (ст. 57, ст. 312.1 ТК РФ).

Кстати, если у работника есть усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись, то заключить трудовой договор можно дистанционно путем обмена электронными документами. А дальше, если работник хочет иметь трудовой договор на бумаге, подписанный живой подписью руководителя, нужно письменно запросить бумажных договор у работодателя. Работодатель обязан выслать (выдать) договор в течение 3-х рабочих дней (ст. 312.2 ТК РФ).

Выслать работодателю документы, необходимые для оформления приема на работу, тоже можно по электронке. Правда, работодатель вправе запросить нотариально заверенные копии этих документов на бумаге.

Ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя (в частности, с Правилами внутреннего трудового распорядка) также можно путем обмена электронными документами.

Если же работник захочет, чтобы работодатель внес в бумажную трудовую книжку запись о приеме на работу, то придется либо подвезти трудовую книжку на работу, либо отправить ее в бухгалтерию по почте заказным письмом (ст. 312.2 ТК РФ).

Вариант 2. Работника переводят на дистанционную работу. Тогда оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, что меняется условие работы: вводится выполнение работником трудовой функции дистанционно (ст. 72, 312.1 ТК РФ).

Основание для такого перевода – заявление работника (если он сам попросился на удаленку, например по здоровью) или приказ руководителя. Отметим, что в общем случае для изменения условий трудового договора (в частности, для перевода на дистанционную работу) нужно получить согласие работника. Но при временном переводе на удаленку в связи с чрезвычайными обстоятельствами согласие работников и заключение допсоглашения не требуются (ст. 312.9 ТК РФ). Скажем, такая исключительная ситуация сложилась во время пандемии в 2020-2022 гг.

Налоги с дистанционщика

Страховые взносы с доходов работника на удаленке платятся в общем порядке – тут особенностей нет.

А вот с НДФЛ есть нюанс. Если в договоре с российской организацией прямо прописано, что работа является дистанционной, то вне зависимости от того, где фактически проживает и работает дистанционщик, какой у него налоговый статус (резидент – нерезидент), НДФЛ с его доходов будут удерживать по ставке 13%. А если доход с начала года превысит 5 млн руб., то по ставке 15% (подп. 6.2 п. 1 ст. 208, п. 3.1 ст. 224 НК РФ). То есть работник может мигрировать за границу и обратно, не задумываясь, сколько дней он провел в России. Налог с него все равно будут удерживать по льготной ставке. Но есть один нюанс. Если работник станет налоговым резидентом другого государства, то ему, скорее всего, придется заплатить налог с дохода и в иностранном государстве.

Почему работодателю важно отслеживать статус работника, рассказывает ведущий эксперт журнала "Главная книга" Елена Шаронова.

Посмотреть целиком вебинар "НДФЛ-статус работника изменился: тонкости пересчета налога"

Особые основания для увольнения дистанционщика

Тем, кто работает на удаленке, важно знать следующее. Помимо обычных оснований для расторжения трудового договора, для дистанционщиков есть особые (ст. 312.8 ТК РФ).

Работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с удаленщиком, если последний более 2-х рабочих дней со дня поступления запроса от работодателя не выходит на связь. И уважительных причин для этого (например, нахождение в больнице) нет.

Кроме того, договор могут расторгнуть, если дистанционщик переехал в другую местность и это влечет невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Если при расторжении трудового договора был оформлен электронный приказ об увольнении, то работодатель должен выслать работнику копию этого приказа на бумаге по почте заказным письмом в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа.