Как правильно принять дела | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 7 от 2018 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Вы — главный бухгалтер», актуально на 29 августа 2018 г.

Содержание

Как правильно принять дела

Определяем дату передачи дел

До 2015 г. единственным документом, в котором хоть как-то затрагивался процесс приема-передачи дел от старого главбуха новому, было Положение о главных бухгалтерах № 59 времен СССР. Сейчас оно не действует и каждая организация разрабатывает и утверждает свой порядок локальным нормативным актом. Однако зачем изобретать велосипед, если он давно уже изобретен? Эффективнее всего взять норму Положения № 59 за основу и творчески доработать с учетом современных реалий, чем мы с вами и займемся.

Итак, прием и сдача дел при смене главного бухгалтера происходят после проверки состояния бухучета и отчетности. Итог оформляют актом. То есть первый этап процесса — проверка того, что сделал прежний главбух ко дню передачип. 6 Положения, утв. Постановлением Совмина СССР от 24.01.80 № 59 (утратило силу).

Передавать дела желательно по состоянию на отчетную дату, чтобы уходящий главный бухгалтер мог сдать не только данные учета, но и сформированную бухгалтерскую отчетность — чаще всего, конечно, промежуточную.

Главбух, как и любой другой работник организации, вправе уволиться по собственному желанию. Достаточно письменно предупредить об этом работодателя не позднее чем за 2 недели. Течь это срок начнет со следующего дняст. 80 ТК РФ.

Две недели уходящий главный бухгалтер должен потратить на приведение дел в порядок, формирование всех необходимых бухгалтерских записей и подготовку промежуточной бухотчетности на последнюю перед подачей заявления отчетную дату.

Например, главбух написал заявление 5 августа. Это означает, что все записи и промежуточную отчетность он обязан сформировать за период с 1 января по 31 июля. Конечно, до увольнения он будет делать и августовские записи, но составление отчетности по ним — уже зона ответственности нового главбуха.

Под промежуточной отчетностью, как правило, понимают закрытую оборотно-сальдовую ведомость, бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Другие формы обычно не составляют. Причем нередко не составляют и баланс с ОФР, хватает «оборотки». Окончательное решение по количеству форм промежуточной отчетности остается за руководителем по согласованию с новым главбухом.

А что делать, если замену главному бухгалтеру пока не нашли, но ему кровь из носу нужно уйти на ту дату, которая указана в заявлении? Тут два варианта:

1) передать дела заму или просто рядовому бухгалтеру, который на время поиска нового главбуха будет исполнять его обязанности;

2) заключить договор на ведение бухучета со специализированной организацией.

Критерии ее выбора — отдельная история, поэтому дам только один короткий совет: не гонитесь за дешевизной, поговорите с руководством такой фирмы и с ее специалистом, который, возможно, примет ваши дела. Оцените встречи по обычным человеческим критериям: как люди себя ведут, как разговаривают. Вам быстро станет понятно, стоит связывать свои надежды именно с этой компанией или надо искать другую.

Проверяем состояние бухучета и готовим приказ о начале передачи дел

При передаче дел проверить состояние бухучета нужно обязательно. Лучше всего, чтобы это сделала специализированная фирма. Можно, конечно, поручить все и новому главбуху, но вряд ли это эффективно, поскольку отвлечет от погружения в новые для него обязанности и условия работы. Если же дела передаются заму или рядовому бухгалтеру, возможна необъективность: ну как давать оценку труду начальника? Кто-то приукрасит состояние дел, а кто-то совсем наоборот...

Поэтому, если организация подлежит обязательному аудиту, лучше договориться с аудитором о проведении дополнительного промежуточного этапа аудиторской проверки на дату передачи дел. Если же аудитора нет, его можно пригласить, но не на проведение аудита, а на экспертизу состояния бухгалтерского и налогового учета. Задания к экспертизе желательно согласовать с новым главбухом. Результат процедуры — подробный отчет о состоянии дел.

Понятно, что все недочеты, ошибки и нарушения, выявленные в ходе экспертизы, прежний главбух обязан исправить. Если же их много, советую составить план-график исправлений, а то и готовиться к восстановлению бухучета.

После согласования всех процедурных вопросов руководитель издает приказ о начале приема-передачи дел. Помните, что он же назначает главбуха и освобождает его от должности. Никто другой в соответствующем приказе расписаться не может: ни финансовый, ни коммерческий, ни исполнительный директорч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В приказе руководителя о передаче дел указывают, в частности, следующие данные:

— ф. и. о. человека, принимающего обязанности главного бухгалтера;

— характер исполнения обязанностей — временный или постоянный;

— период приема-передачи дел;

— персональный состав комиссии по приему-передаче дел во главе с руководителем, если она созывается, регламент ее работы;

— необходимость привлечения третьих лиц, например, из аудиторской компании либо из вышестоящей организации.

Вы спросите: зачем нужна целая комиссия? Без нее не обойтись в ситуации, когда дела передаются в недоброжелательной и нервозной обстановке. А значит, противоположные мнения старого и нового главбухов должна непредвзято и объективно оценить третья сторона. Если обстановка совсем накаляется, то в комиссию можно пригласить штатного ревизора фирмы, при его наличии, конечно, либо представителей аудиторской компаниист. 47 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; ст. 85 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; п. 4 ст. 2 Закона от 19.07.2018 № 209-ФЗ.

Одновременно в приказе о передаче дел приводят изменения в другие приказы в части персонального состава различных комиссий и рабочих органов организации, куда входит прежний главный бухгалтер. Это, например, комиссия по списанию основных средств, инвентаризационная комиссияп. 77 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н; п. 2.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49.

В период приема-передачи дел кассовые, банковские, расчетные и прочие документы обычно подписывает уходящий главбух либо сотрудник, который временно исполняет его обязанности. Новый главный бухгалтер приступит к этому не раньше утверждения акта приема-передачи дел и назначения на должность. Это касается и электронных подписей в системе «Клиент-Банк».

Оформляем акт приема-передачи дел: комиссия, уставные и первичные документы, касса и бухгалтерские регистры

Теперь можно приступать к составлению акта приема-передачи дел. В нем надо указать, кто передает дела и кто принимает. Однако если созвана комиссия, подписывают акт не только старый и новый главбухи, но и все члены комиссии.

В акте приводят опись передаваемых документов. Перед ее формированием все первичные документы, имеющиеся на дату приема-передачи дел, должны быть систематизированы и подшиты в папки. Или, как говорят архивные работники, сформированы в дела.

В акте указывают только наименование папок, например «Банк за I кв. 2018 г.» или «Авансовые отчеты с 01.01.2018 по 31.07.2018», и количество листов в папке. Для этого листы в каждой папке предварительно нумеруют, сначала карандашом, чтобы была возможность исправить ошибку в нумерации.

Зачастую главный бухгалтер хранит всю «бумажную жизнь» компании. Тогда, кроме первички и регистров, по акту нужно передать:

— учредительные документы;

— свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ и о постановке на налоговый учет;

— свидетельства о постановке на учет в ПФР и ФСС;

— коды статистики;

— договоры с контрагентами: поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, с банками, арендаторами и арендодателями;

— трудовые договоры, трудовые книжки и всю кадровую документацию: приказы по кадрам, штатное расписание, табели учета рабочего времени.

Многое из этого хранится в обычных офисных шкафах, но учредительные документы и трудовые книжки наверняка лежат в сейфе. Тогда в акте нужно зафиксировать передачу ключей от него. Если же за перечисленные документы отвечает не прежний главбух, а другие работники, ничего о них в акте не пишите.

Иногда главный бухгалтер выполняет в организации обязанности кассира — тогда не забудьте передать по акту и кассовые документы: кассовую книгу, папки с приходными и расходными ордерами. Остаток денег и других ценностей в кассе передают отдельным актом только после обязательной инвентаризации кассып. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Также обособленно передается чековая книжка: в акте на нее нужно указать номера корешков использованных листов и номер первого неиспользованного листа. Главбуху, принимающему дела, рекомендую внимательно сверить эту информацию, а именно:

— по всем ли использованным листам чековой книжки оприходованы деньги в кассу;

— приложены ли к корешкам отрывные листы, если чеки аннулировались в связи с ошибками в заполнении.

По Закону № 402-ФЗ организация должна хранить бухгалтерские регистры на бумаге. Или в электронном виде, с электронной же подписью. Соответственно, уходящий главбух вносит в них все записи до даты увольнения, после чего распечатывает и подписывает собственноручно либо электронной подписью «виртуальный» регистр. Затем перечень и постраничный объем регистров указывают в акте приема-передачи дел.

Оформляем акт приема-передачи дел: отчетность и документация по бухгалтерии

Бухгалтерскую и налоговую отчетность нужно скомплектовать в отдельные папки по видам отчетности и госорганам, которые ее принимают. И передать так же, как первичные документы. Примерные названия папок — «Налоговая отчетность за 2016—2018 гг.», «Бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения к ней за 2016—2018 гг.».

Вы можете спросить: сейчас подавляющее большинство компаний сдает бухгалтерскую и налоговую отчетность в электронном виде. Откуда бумаги и папки? Давайте обсудим, откуда.

Вот главбух подготовил баланс или декларацию по НДС. Теперь их должен подписать руководитель, а для этого они должны попасть к нему на стол. Как попасть, по email? Нет, конечно, распечатанными. Директор посмотрит на показатели того же баланса со своей, руководящей, точки зрения: какой финансовый результат получен — прибыль или убыток, как он изменился по сравнению с прошлым годом, растут ли активы, погашаются ли обязательства.

Если руководителя все устраивает, он подписывает отчетную форму. А следом и главный бухгалтер, если необходима его подпись. Вот этот экземпляр и хранится в папке. А если компания подлежит обязательному аудиту, то нужен и второй экземпляр, поскольку отчетность следует подшивать к аудиторскому заключению. Заключений в электронном виде не бывает.

После подписания бумажной версии в ИФНС уходит электронная с электронными же подписями. Думаете, руководитель Газпрома или Росэнергоатома садится за компьютер и отправляет формы лично? Очень сомневаюсь — вероятнее, что это сделает представитель бухгалтерии, секретарь или помощник руководителя.

Вот и получается, что электронная подпись директора может появиться в электронной отчетности только тогда, когда он поставил на бумаге свою собственноручную.

Формат бухгалтерской отчетности для передачи в ИФНС в электронном виде отличается от форм из Приказа Минфина № 66н. Изменить формат невозможно. Потому, если так можно выразиться, настоящей бухгалтерской отчетностью всегда будет та, что распечатана по формам из приложения к учетной политике организации. Конечно, в отчетности, ушедшей в налоговую, данные будут те же самые, просто в другом формате. Распечатывать ли еще и этот вариант, каждая фирма решает самаПисьма ФНС от 20.02.2016 № СД-3-3/727@, от 16.07.2018 № ПА-4-6/13687@.

Крайне рекомендую новому главному бухгалтеру сверить показатели налоговых деклараций и расчетов с данными налоговых регистров. Ведь суммы в налоговой отчетности появляются не сами по себе, до этого нужно посчитать базу, правильно применить ставку и так далее. В идеале под каждую начисленную для декларации или расчета сумму должна быть бухгалтерская справка-расчет, которая позволяет проконтролировать правильность вычислений.

Если старый главбух вел бумажную переписку с налоговиками и фондами, для нее лучше отвести отдельные папки. И озаглавить соответственно, скажем «Переписка с ИФНС № 22 по Москве за 2016—2018 гг.».

Далее можно приступать к описанию в акте приема-передачи документации по бухгалтерии. Я имею в виду:

— версии учетных политик и копии приказов об их утверждении, поскольку подлинники приказов, как правило, хранятся у руководителя;

— документы по структуре бухгалтерской службы;

— должностные инструкции бухгалтеров;

— лицензионные договоры на бухгалтерские программы, справочно-правовые системы и прочее компьютерное ПО для бухгалтерии.

Оформляем акт приема-передачи дел: журналы учета документации

Ряд входящих или исходящих документов бухгалтерия регистрирует в специальных журналах и книгах. Какие-то нужны по закону, какие-то — для внутреннего контроля. Поэтому необходимо зафиксировать в акте передачу:

— журнала регистрации доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;

— журнала регистрации бланков денежных документов — векселей, путевок, билетов;

— журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;

— книги учета ценных бумаг.

Все листы журналов и книг должны быть пронумерованы, а на последнем листе за подписью главбуха делают надпись «Пронумеровано (прописью количество) листов».

В акте передачи дел нужно отметить последний документ, выданный за подписью увольняющегося главного бухгалтера, например «доверенность от... №...» После этого новый главбух проверяет нумерацию записей, а в акте передачи дел фиксируют дату подведения итога и количество оставшихся страниц журнала.

Смена главбуха не обнуляет нумерацию документов. Допустим, последняя доверенность с подписью бухгалтера — № 102, тогда первая с подписью нового будет № 103.

Если в ходе приема-передачи дел выяснилось, что какие-то регистрационные журналы и книги отсутствуют, то на это надо указать в акте. Соответственно, новый главбух заводит журнал либо книгу начиная с даты приемки дел. Восстановление книг и журналов за период до этой даты — задача старого главного бухгалтера, которую надо решить до увольнения.

Оформляем акт приема-передачи дел: все остальное

Отдельно стоит подумать о передаче персонального компьютера. Нужно сменить личный пароль, описать все ключевые файлы, хранящиеся на жестком диске. Например, из года в год компания формирует пояснения к годовой бухгалтерской отчетности по определенному шаблону. Так почему бы не передать текстовый файл этого документа вновь пришедшему коллеге?

Есть хорошая поговорка, что к людям надо относиться так, как хочешь, чтобы относились к тебе. Поэтому не ленитесь и не вредничайте: передайте все полезное содержание компьютера и не забудьте о нем рассказать. Это лишний раз покажет руководителю и персоналу, какой огромный груз работы вам приходилось тащить на своих хрупких плечах.

Однако и это еще не все, поскольку необходимо передать по акту материальные атрибуты для работы: штампы, печати, ключи к системе «Клиент-Банк», электронные подписи. Не беда, что многие из них именные и поэтому будут уничтожены, задача уходящего главбуха — сдать это добро и снять с себя ответственность за использование.

Если же старый главный бухгалтер не очень-то доверяет команде, принимающей дела, то может настоять на уничтожении всех электронных устройств, которые позволяют совершать операции от его имени. Об этом составляют отдельный акт минимум в трех экземплярах: для старого и нового главбухов, а также для архива самой компании. Если у нее есть вышестоящая организация, то будет и четвертый экземпляр для нее.

После увольнения старого главного бухгалтера и приема на работу нового администрация должна уведомить об этом всех сотрудников, включая обособленные подразделения, а также основных партнеров.

Контрагентам можно направить электронные письма примерно следующего содержания: «Сообщаем, что с такой-то даты должность главного бухгалтера нашей организации занимает тот-то. Документы, которые составлены с указанной даты и подписаны прежним главным бухгалтером, недействительны».

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Проводите ли вы медосмотры тех, кто работает за компьютером, у невролога и офтальмолога?
Да, раз в два года
Нет, по результатам спецоценки условия труда на таких рабочих местах признаны допустимыми
Да сейчас все за компьютером работают! Мы не можем всем медосмотр оплачивать…
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.21%
август 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
ФорумЗимний конгресс ТАКСКОМ
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ