Тренинг «Вы — главный бухгалтер», актуально на 29 августа 2018 г.
Как правильно принять дела
Определяем дату передачи дел
До 2015 г. единственным документом, в котором хоть как-то затрагивался процесс приема-передачи дел от старого главбуха новому, было Положение о главных бухгалтерах № 59 времен СССР. Сейчас оно не действует и каждая организация разрабатывает и утверждает свой порядок локальным нормативным актом. Однако зачем изобретать велосипед, если он давно уже изобретен? Эффективнее всего взять норму Положения № 59 за основу и творчески доработать с учетом современных реалий, чем мы с вами и займемся.
Итак, прием и сдача дел при смене главного бухгалтера происходят после проверки состояния бухучета и отчетности. Итог оформляют актом. То есть первый этап процесса — проверка того, что сделал прежний главбух ко дню передачи (п. 6 Положения, утв. Постановлением Совмина СССР от 24.01.80 № 59 (утратило силу)).
Передавать дела желательно по состоянию на отчетную дату, чтобы уходящий главный бухгалтер мог сдать не только данные учета, но и сформированную бухгалтерскую отчетность — чаще всего, конечно, промежуточную.
Главбух, как и любой другой работник организации, вправе уволиться по собственному желанию. Достаточно письменно предупредить об этом работодателя не позднее чем за 2 недели. Течь это срок начнет со следующего дня (ст. 80 ТК РФ).
Две недели уходящий главный бухгалтер должен потратить на приведение дел в порядок, формирование всех необходимых бухгалтерских записей и подготовку промежуточной бухотчетности на последнюю перед подачей заявления отчетную дату.
Например, главбух написал заявление 5 августа. Это означает, что все записи и промежуточную отчетность он обязан сформировать за период с 1 января по 31 июля. Конечно, до увольнения он будет делать и августовские записи, но составление отчетности по ним — уже зона ответственности нового главбуха.
Под промежуточной отчетностью, как правило, понимают закрытую оборотно-сальдовую ведомость, бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Другие формы обычно не составляют. Причем нередко не составляют и баланс с ОФР, хватает «оборотки». Окончательное решение по количеству форм промежуточной отчетности остается за руководителем по согласованию с новым главбухом.
А что делать, если замену главному бухгалтеру пока не нашли, но ему кровь из носу нужно уйти на ту дату, которая указана в заявлении? Тут два варианта:
1) передать дела заму или просто рядовому бухгалтеру, который на время поиска нового главбуха будет исполнять его обязанности;
2) заключить договор на ведение бухучета со специализированной организацией.
Критерии ее выбора — отдельная история, поэтому дам только один короткий совет: не гонитесь за дешевизной, поговорите с руководством такой фирмы и с ее специалистом, который, возможно, примет ваши дела. Оцените встречи по обычным человеческим критериям: как люди себя ведут, как разговаривают. Вам быстро станет понятно, стоит связывать свои надежды именно с этой компанией или надо искать другую.
Проверяем состояние бухучета и готовим приказ о начале передачи дел
При передаче дел проверить состояние бухучета нужно обязательно. Лучше всего, чтобы это сделала специализированная фирма. Можно, конечно, поручить все и новому главбуху, но вряд ли это эффективно, поскольку отвлечет от погружения в новые для него обязанности и условия работы. Если же дела передаются заму или рядовому бухгалтеру, возможна необъективность: ну как давать оценку труду начальника? Кто-то приукрасит состояние дел, а кто-то совсем наоборот...
Поэтому, если организация подлежит обязательному аудиту, лучше договориться с аудитором о проведении дополнительного промежуточного этапа аудиторской проверки на дату передачи дел. Если же аудитора нет, его можно пригласить, но не на проведение аудита, а на экспертизу состояния бухгалтерского и налогового учета. Задания к экспертизе желательно согласовать с новым главбухом. Результат процедуры — подробный отчет о состоянии дел.
Понятно, что все недочеты, ошибки и нарушения, выявленные в ходе экспертизы, прежний главбух обязан исправить. Если же их много, советую составить план-график исправлений, а то и готовиться к восстановлению бухучета.
После согласования всех процедурных вопросов руководитель издает приказ о начале приема-передачи дел. Помните, что он же назначает главбуха и освобождает его от должности. Никто другой в соответствующем приказе расписаться не может: ни финансовый, ни коммерческий, ни исполнительный директор (ч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
В приказе руководителя о передаче дел указывают, в частности, следующие данные:
— ф. и. о. человека, принимающего обязанности главного бухгалтера;
— характер исполнения обязанностей — временный или постоянный;
— период приема-передачи дел;
— персональный состав комиссии по приему-передаче дел во главе с руководителем, если она созывается, регламент ее работы;
— необходимость привлечения третьих лиц, например, из аудиторской компании либо из вышестоящей организации.
Вы спросите: зачем нужна целая комиссия? Без нее не обойтись в ситуации, когда дела передаются в недоброжелательной и нервозной обстановке. А значит, противоположные мнения старого и нового главбухов должна непредвзято и объективно оценить третья сторона. Если обстановка совсем накаляется, то в комиссию можно пригласить штатного ревизора фирмы, при его наличии, конечно, либо представителей аудиторской компании (ст. 47 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; ст. 85 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; п. 4 ст. 2 Закона от 19.07.2018 № 209-ФЗ).
Одновременно в приказе о передаче дел приводят изменения в другие приказы в части персонального состава различных комиссий и рабочих органов организации, куда входит прежний главный бухгалтер. Это, например, комиссия по списанию основных средств, инвентаризационная комиссия (п. 77 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н; п. 2.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49).
В период приема-передачи дел кассовые, банковские, расчетные и прочие документы обычно подписывает уходящий главбух либо сотрудник, который временно исполняет его обязанности. Новый главный бухгалтер приступит к этому не раньше утверждения акта приема-передачи дел и назначения на должность. Это касается и электронных подписей в системе «Клиент-Банк».
Оформляем акт приема-передачи дел: комиссия, уставные и первичные документы, касса и бухгалтерские регистры
Теперь можно приступать к составлению акта приема-передачи дел. В нем надо указать, кто передает дела и кто принимает. Однако если созвана комиссия, подписывают акт не только старый и новый главбухи, но и все члены комиссии.
В акте приводят опись передаваемых документов. Перед ее формированием все первичные документы, имеющиеся на дату приема-передачи дел, должны быть систематизированы и подшиты в папки. Или, как говорят архивные работники, сформированы в дела.
В акте указывают только наименование папок, например «Банк за I кв. 2018 г.» или «Авансовые отчеты с 01.01.2018 по 31.07.2018», и количество листов в папке. Для этого листы в каждой папке предварительно нумеруют, сначала карандашом, чтобы была возможность исправить ошибку в нумерации.
Зачастую главный бухгалтер хранит всю «бумажную жизнь» компании. Тогда, кроме первички и регистров, по акту нужно передать:
— учредительные документы;
— свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ и о постановке на налоговый учет;
— свидетельства о постановке на учет в ПФР и ФСС;
— коды статистики;
— договоры с контрагентами: поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, с банками, арендаторами и арендодателями;
— трудовые договоры, трудовые книжки и всю кадровую документацию: приказы по кадрам, штатное расписание, табели учета рабочего времени.
Многое из этого хранится в обычных офисных шкафах, но учредительные документы и трудовые книжки наверняка лежат в сейфе. Тогда в акте нужно зафиксировать передачу ключей от него. Если же за перечисленные документы отвечает не прежний главбух, а другие работники, ничего о них в акте не пишите.
Иногда главный бухгалтер выполняет в организации обязанности кассира — тогда не забудьте передать по акту и кассовые документы: кассовую книгу, папки с приходными и расходными ордерами. Остаток денег и других ценностей в кассе передают отдельным актом только после обязательной инвентаризации кассы (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н).
Также обособленно передается чековая книжка: в акте на нее нужно указать номера корешков использованных листов и номер первого неиспользованного листа. Главбуху, принимающему дела, рекомендую внимательно сверить эту информацию, а именно:
— по всем ли использованным листам чековой книжки оприходованы деньги в кассу;
— приложены ли к корешкам отрывные листы, если чеки аннулировались в связи с ошибками в заполнении.
По Закону № 402-ФЗ организация должна хранить бухгалтерские регистры на бумаге. Или в электронном виде, с электронной же подписью. Соответственно, уходящий главбух вносит в них все записи до даты увольнения, после чего распечатывает и подписывает собственноручно либо электронной подписью «виртуальный» регистр. Затем перечень и постраничный объем регистров указывают в акте приема-передачи дел.
Оформляем акт приема-передачи дел: отчетность и документация по бухгалтерии
Бухгалтерскую и налоговую отчетность нужно скомплектовать в отдельные папки по видам отчетности и госорганам, которые ее принимают. И передать так же, как первичные документы. Примерные названия папок — «Налоговая отчетность за 2016—2018 гг.», «Бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения к ней за 2016—2018 гг.».
Вы можете спросить: сейчас подавляющее большинство компаний сдает бухгалтерскую и налоговую отчетность в электронном виде. Откуда бумаги и папки? Давайте обсудим, откуда.
Вот главбух подготовил баланс или декларацию по НДС. Теперь их должен подписать руководитель, а для этого они должны попасть к нему на стол. Как попасть, по email? Нет, конечно, распечатанными. Директор посмотрит на показатели того же баланса со своей, руководящей, точки зрения: какой финансовый результат получен — прибыль или убыток, как он изменился по сравнению с прошлым годом, растут ли активы, погашаются ли обязательства.
Если руководителя все устраивает, он подписывает отчетную форму. А следом и главный бухгалтер, если необходима его подпись. Вот этот экземпляр и хранится в папке. А если компания подлежит обязательному аудиту, то нужен и второй экземпляр, поскольку отчетность следует подшивать к аудиторскому заключению. Заключений в электронном виде не бывает.
После подписания бумажной версии в ИФНС уходит электронная с электронными же подписями. Думаете, руководитель Газпрома или Росэнергоатома садится за компьютер и отправляет формы лично? Очень сомневаюсь — вероятнее, что это сделает представитель бухгалтерии, секретарь или помощник руководителя.
Вот и получается, что электронная подпись директора может появиться в электронной отчетности только тогда, когда он поставил на бумаге свою собственноручную.
Формат бухгалтерской отчетности для передачи в ИФНС в электронном виде отличается от форм из Приказа Минфина № 66н. Изменить формат невозможно. Потому, если так можно выразиться, настоящей бухгалтерской отчетностью всегда будет та, что распечатана по формам из приложения к учетной политике организации. Конечно, в отчетности, ушедшей в налоговую, данные будут те же самые, просто в другом формате. Распечатывать ли еще и этот вариант, каждая фирма решает сама (Письма ФНС от 20.02.2016 № СД-3-3/727@, от 16.07.2018 № ПА-4-6/13687@).
Крайне рекомендую новому главному бухгалтеру сверить показатели налоговых деклараций и расчетов с данными налоговых регистров. Ведь суммы в налоговой отчетности появляются не сами по себе, до этого нужно посчитать базу, правильно применить ставку и так далее. В идеале под каждую начисленную для декларации или расчета сумму должна быть бухгалтерская справка-расчет, которая позволяет проконтролировать правильность вычислений.
Если старый главбух вел бумажную переписку с налоговиками и фондами, для нее лучше отвести отдельные папки. И озаглавить соответственно, скажем «Переписка с ИФНС № 22 по Москве за 2016—2018 гг.».
Далее можно приступать к описанию в акте приема-передачи документации по бухгалтерии. Я имею в виду:
— версии учетных политик и копии приказов об их утверждении, поскольку подлинники приказов, как правило, хранятся у руководителя;
— документы по структуре бухгалтерской службы;
— должностные инструкции бухгалтеров;
— лицензионные договоры на бухгалтерские программы, справочно-правовые системы и прочее компьютерное ПО для бухгалтерии.
Оформляем акт приема-передачи дел: журналы учета документации
Ряд входящих или исходящих документов бухгалтерия регистрирует в специальных журналах и книгах. Какие-то нужны по закону, какие-то — для внутреннего контроля. Поэтому необходимо зафиксировать в акте передачу:
— журнала регистрации доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;
— журнала регистрации бланков денежных документов — векселей, путевок, билетов;
— журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;
— книги учета ценных бумаг.
Все листы журналов и книг должны быть пронумерованы, а на последнем листе за подписью главбуха делают надпись «Пронумеровано (прописью количество) листов».
В акте передачи дел нужно отметить последний документ, выданный за подписью увольняющегося главного бухгалтера, например «доверенность от... №...» После этого новый главбух проверяет нумерацию записей, а в акте передачи дел фиксируют дату подведения итога и количество оставшихся страниц журнала.
Смена главбуха не обнуляет нумерацию документов. Допустим, последняя доверенность с подписью бухгалтера — № 102, тогда первая с подписью нового будет № 103.
Если в ходе приема-передачи дел выяснилось, что какие-то регистрационные журналы и книги отсутствуют, то на это надо указать в акте. Соответственно, новый главбух заводит журнал либо книгу начиная с даты приемки дел. Восстановление книг и журналов за период до этой даты — задача старого главного бухгалтера, которую надо решить до увольнения.
Оформляем акт приема-передачи дел: все остальное
Отдельно стоит подумать о передаче персонального компьютера. Нужно сменить личный пароль, описать все ключевые файлы, хранящиеся на жестком диске. Например, из года в год компания формирует пояснения к годовой бухгалтерской отчетности по определенному шаблону. Так почему бы не передать текстовый файл этого документа вновь пришедшему коллеге?
Есть хорошая поговорка, что к людям надо относиться так, как хочешь, чтобы относились к тебе. Поэтому не ленитесь и не вредничайте: передайте все полезное содержание компьютера и не забудьте о нем рассказать. Это лишний раз покажет руководителю и персоналу, какой огромный груз работы вам приходилось тащить на своих хрупких плечах.
Однако и это еще не все, поскольку необходимо передать по акту материальные атрибуты для работы: штампы, печати, ключи к системе «Клиент-Банк», электронные подписи. Не беда, что многие из них именные и поэтому будут уничтожены, задача уходящего главбуха — сдать это добро и снять с себя ответственность за использование.
Если же старый главный бухгалтер не очень-то доверяет команде, принимающей дела, то может настоять на уничтожении всех электронных устройств, которые позволяют совершать операции от его имени. Об этом составляют отдельный акт минимум в трех экземплярах: для старого и нового главбухов, а также для архива самой компании. Если у нее есть вышестоящая организация, то будет и четвертый экземпляр для нее.
После увольнения старого главного бухгалтера и приема на работу нового администрация должна уведомить об этом всех сотрудников, включая обособленные подразделения, а также основных партнеров.
Контрагентам можно направить электронные письма примерно следующего содержания: «Сообщаем, что с такой-то даты должность главного бухгалтера нашей организации занимает тот-то. Документы, которые составлены с указанной даты и подписаны прежним главным бухгалтером, недействительны».