Поправки по бухучету: сроки хранения документов и новые стандарты
Сроки хранения бухгалтерских документов
С 18.02.2020 действует новый архивный перечень со сроками хранения управленческих документов. Его предшественник утратил силу. Замена не прошла бесследно: срок хранения некоторых документов увеличился, а у некоторых стал меньше. Плюс появились документы и сроки, которых в старом перечне не было вовсе. Примеры изменений и дополнений в таблица
| Наименование документа | Срок хранения | |
| новый | старый | |
| Срок уменьшился | ||
| Договор дарения | До ликвидации организации | Постоянно |
| Договор лизинга и документы, связанные с ним | 5 лет со дня истечения срока действия договора или выкупа имущества | |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока договора или выкупа имущества | |
| Паспорт сделки | 15 лет | |
| Реестр сведений о доходах физлиц | 5 лет | 75 лет |
| Лицевые карточки работников | 75 лет, если закрыты до конца 2002 г. включительно. 50 лет — в остальных случаях | |
| Документы о получении зарплаты и других выплат, при отсутствии лицевых счетов | ||
| Документы по амортизации | 5 лет после выбытия ОС или НМА | Постоянно |
| Книга учета доходов и расходов | 5 лет | |
| Годовая консолидированная финансовая отчетность | До ликвидации организации | |
| Годовая финансовая отчетность отдельных организаций по МСФО | ||
| Срок увеличился | ||
| Договор кредита/займа с залогом и подтверждающие документы | 10 лет после исполнения обязательств | 5 лет после исполнения обязательств |
| Договор поручения | По недвижимости — 15 лет, по остальному имуществу — 10 лет | 5 лет после истечения срока действия договора |
| Документы по дебиторской и кредиторской задолженности (акты, переписка, справки и др.) | 5 лет со дня погашения долга | 5 лет |
| Счет-фактура | 5 лет | 4 года |
| Документы о получении зарплаты и других выплат, если есть лицевые счета | 6 лет | 5 лет |
| График отпусков | 3 года | 1 год |
| Документы о недостачах, присвоениях, растратах | 10 лет | 5 лет |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | 5 лет после смены материально ответственного лица | 5 лет, далее — до минования надобности |
| Наименование нового документа | Срок хранения |
| Расчеты по страховым взносам | 75 лет, если закрыты до конца 2002 г. включительно. 50 лет — в остальных случаях |
| ГПД с физлицами на работы и услуги | |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов | 5 лет |
| Справки о состоянии расчетов с бюджетом | |
| Справки, ведомости и другие документы о списании ОС и НМА | 5 лет после выбытия ОС или НМА |
| Договоры пожертвования | До ликвидации организации |
Срок хранения считают от 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по документа
По документам, сроки хранения которых изменились, переходных положений в новом перечне нет. Вместе с тем Росархив разъяснил, что новый перечень не применяется для бумаг, которые внесены в утвержденные до 18.02.2020 описи дел постоянного хранения и в акты о выделении к уничтожени
Что такое запасы
С 2021 г. стало обязательным применение ФСБУ
— Методические указания по учету МПЗ;
— Методические указания по учету специнструмента и спецодежды.
Если начало применения ФСБУ
В ФСБУ
Теперь запасы — это активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации либо используемые в течение периода не более 12 месяцев. Кроме того, сформулированы довольно простые условия для признания имущества как запасо
1) затраты на приобретение или создание должны обернуться экономическими выгодами в будущем. Это, в общем-то, непременное условие для признания любого актива. Актив — это то, что приносит деньги;
2) сумма затрат должна быть определена. Что тоже логично.
Если после признания запасов условие о будущих экономических выгодах больше не выполняется, то ФСБУ
До 2021 г. запасы можно было списывать только при их физическом выбытии, теперь при выбытии, а также при отсутствии ожидаемых экономических выгод, подчеркивает Минфи
Также отмечу, что под новое определение запасов не подпадает малоценное имущество со сроком полезного использования более года. Однако в силу норм пока еще «живого» ПБУ
Подробнее о том, как с 2021 г. учитывать малоценные ОС, читайте в статье Л.А. Елиной «Бухучет запасов: новая версия учетного стандарта» (журнал «Главная книга», 2021, № 1).
Оценка МПЗ: покупка, безвозмездное поступление, рассрочка
Есть в ФСБУ
Кроме того, к увеличению обязательств приравнивают еще и увеличение капитала, например за счет роста уставного капитала, когда участник довносит стоимость своей доли материалам
Если вы получаете запасы безвозмездно, то вы их приходуете по рыночной стоимости. Это правило, по большому счету, не изменилось. Да, ранее вместо рыночной стоимости стандарт требовал оценивать МПЗ по справедливой стоимости. Но по сути это то же самое. Ведь справедливая стоимость определяется по правилам МСФО (IFRS) 13 «Оценка справедливой стоимости» — это цена обычной сделки между участниками рынка на дату оценки в текущих рыночных условия
Для оценки запасов, купленных в рассрочку, придется немного поколдовать с цифрами. Так, если вы покупаете материалы в рассрочку на срок больше 12 месяцев, то фактическая себестоимость МПЗ должна быть такой, как если бы вы купили материалы здесь и сейчас, то есть без рассрочки.
Всем известно, что стоимость денег со временем падает, а потому товары в рассрочку всегда дороже, чем те же товары, но с немедленной оплатой. Поэтому из суммы, которую вы договорились заплатить поставщику, нужно выделить часть, являющуюся платой за рассрочку, то есть де-факто — проценты. Эти проценты вы учитываете так же, как проценты по займам, — относите на расходы ежемесячн
Однако фирмам, ведущим упрощенный бухучет, ФСБУ
Оценка МПЗ: управленческие расходы и затраты на хранение
В себестоимость запасов, как и раньше, не включают управленческие затраты. Ситуации, когда кто-то из офисного персонала завязан исключительно на производство, очень редки. Обычно управленческие расходы сразу списывают без распределения по видам продукци
К слову, с 2021 г. можно обойтись без оприходования канцелярки на счете 10. Многие бухгалтеры не любят эту процедуру. Это и понятно: трудоемко, скучно, а главное результат — как мимолетное видение. Теперь списывать затраты на канцелярку можно сразу на счет 26, но для этого пропишите в учетной политике, что ФСБУ
Справка
Списывать все МПЗ на расходы сразу по приобретении с 2021 г. могут только микропредприятия. Для этого в учетной политике нужно прописать, что они не применяют ФСБУ
Теперь о затратах на хранение. На первый взгляд, они прямо связаны с запасами, и такие затраты включались в себестоимость по старому ПБУ. Но новый ФСБУ
В ходе хранения никаких новых свойств ни продукция, ни материалы не получают. Но есть, конечно, исключения — когда хранение материалов, продукции необходимо и выступает частью производственного процесса, например в виноделии, сыроварении, заготовке древесины. В этих случаях затраты на хранение включают в себестоимость, а в остальных — списывают сразу в расход
Оценка МПЗ, «выпавших» из ОС
ФСБУ
Допустим, при ликвидации ОС вы извлекли винты, болты, гайки, шайбы и прочий крепеж, который вы будете использовать в производстве своей продукции. Ну а что, крепеж всем нужен. Такой актив вы зачисляете в запасы по наименьшей из двух оцено
1) по стоимости таких же запчастей;
2) по балансовой стоимости списываемых активов плюс затраты на демонтаж, извлечение и приведение полученных остатков в состояние, пригодное для использования.
Раньше выбора у вас не было, и такое имущество приходовали по рыночной стоимости.
Если же вы получили какой-то металлолом, который вам вообще не нужен, то это не запасы, а долгосрочный актив к продаже, который нужно учитывать по правилам ПБУ
Себестоимость продукции и НЗП
В отличие от ПБУ
— в массовом и серийном производстве — по прямым статьям затрат или по нормативной себестоимости;
— в единичном производстве — по фактическим затратам.
Как видите, из списка исчез способ оценки по стоимости сырья и материалов. Ранее его можно было применять в силу норм Положения № 34н. Но теперь получается, что оно вступило в противоречие с ФСБУ
Кроме того, новым стандартом запрещено включать в себестоимость продукции непроизводительные затраты — потери от брака, простоев, нарушений технологической и трудовой дисциплины, сверхнормативный расход сырья и материалов, энергии. Списывайте эти потери сразу в прочие расходы, без распределения по видам продукци
Признаки обесценения МПЗ
Поскольку НЗП теперь относится к запасам, то его стоимость надо проверять на обесценение. Так, как мы это делаем с готовой продукцией, сырьем и материалами, если есть предпосылки: порча, устаревание, истечение срока годности, систематические убытки от продаж
Если говорить про сырье, материалы, топливо, НЗП и другие МПЗ, которые используются в производстве, то само по себе снижение их стоимости на рынке не означает, что произошло обесценение. Важно, что продавать их вы не собираетесь, а значит, и рыночная цена этих запасов вас пока не должна волновать.
Тревожный звоночек прозвенит, когда цены на продукцию, которую вы собираетесь произвести из таких МПЗ, начнут неуклонно снижаться — это признак обесценения. А значит, есть вероятность, что вернуть деньги, вложенные в эти активы, не получится. Вот тогда нужна проверка на обесценени
Поясню. Вы делаете фанеру и закупаете древесину. По каким-то причинам ее рыночная стоимость упала, но цены на фанеру держатся на прежнем уровне. Так вот, пересматривать в учете стоимость древесины на складе и в НЗП нет необходимости. Вы же продаете не ее, а фанеру.
Но если рыночные цены на фанеру тоже пошли вниз, в этом случае на отчетную дату вы должны проверить на обесценение и продукцию, и материалы на складе, которые используются для ее производства. Но такая ситуация не слишком распространена, согласитесь.
Другое дело, когда запасы, хранящиеся на складе, вы не можете или не будете использовать в производстве по каким-то причинам: порча, устаревание или просто больше не нужны. И если есть понимание, что, скорее всего, эти запасы вы продадите, только уступив в цене, а то и вообще не сможете продать, — тогда нужно их обесценить.
Резерв под обесценение МПЗ
Немного теории о том, как создавать резерв под обесценение. Он формируется для того, чтобы в баланс ваши запасы попали в оценке, не превышающей их текущую стоимость.
Для этого сначала вы определяете чистую стоимость продажи запасов. Она считается по-разному: для готовой продукции, товаров и других МПЗ, которые не станут частью продукции, это цена их продажи здесь и сейчас за минусом обычных расходов на продажу.
Для всех остальных МПЗ, которые пойдут в производство, это часть цены продукции, для производства которой они используются, за минусом расходов, которые придется понести для завершения производства, и обычных расходов на продаж
Как вы понимаете, звучит красиво, но на практике сделать подобный расчет не
Потому есть и другой вариант, попроще. Использовать в качестве чистой стоимости продажи цену, за которую можно приобрести аналогичные запасы на отчетную дату.
Далее начисляете резерв на разницу между балансовой стоимостью запаса и ценой его чистой продажи проводкой по дебету счета 91 «Доходы и расходы» и кредиту счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».
Напомню, что балансовая стоимость запаса — это стоимость, по которой МПЗ отражается в балансе, то есть фактическая стоимость минус резерв под обесценение. При первой проверке на обесценение резерв будет равен 0, поэтому балансовая стоимость будет равна фактической, учтенной на счете 10 «Материалы».
А в дальнейшем вы сравниваете, сколько еще нужно убрать или прибавить к балансовой стоимости, чтобы довести запас до стоимости чистой продажи. Соответственно, при дальнейшей уценке доначисляете резерв проводкой дебет 91 – кредит 14. А при дооценке — дебет 10 – кредит 91. Но учтите, что балансовая стоимость МПЗ не может превышать фактическую себестоимость.
При выбытии запаса оставшийся резерв погашаете проводкой по дебету счета 14 и кредиту счета 90 «Продажи», тем самым корректируете дебет 90, на который падает себестоимость продукции.
Обращаю ваше внимание, что восстановленный резерв относится на себестоимость, то есть на тот счет, куда списываем запасы. Минфин специально это отметил, раньше — в прочие расходы, теперь — в себестоимость. Впрочем, если речь идет о продаже сырья и материалов, то не будет ошибкой восстановить резерв в корреспонденции со счетом 91, ведь именно в дебет этого счета списывают сырье и материал
И последнее по резерву под обесценение — субъекты МСП, чья отчетность не подлежит обязательному аудиту, по-прежнему могут не заниматься
Справка
Начиная с отчетности за 2021 г. и далее в пояснениях к ней нужно обязательно показывать остатки запасов по группам на начало отчетного года, приход-выбытие и остатки на конец года. В примере пояснений от Минфина это таблица 4.1, в ней запасы показывают по фактической себестоимости и с обесценение
«ОСновные» перспективы
С 2022 г. вместо старого доброго ПБУ
Первое принципиальное отличие — отмена обязательного лимита стоимости для признания ОС. Каждая организация начнет устанавливать такой лимит под себя, ориентируясь на особенности своей деятельности.
Второе новшество — имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев, но менее лимита, установленного фирмой, нужно будет списывать в расходы по мере приобретени
Проредят и обновят способы амортизации. Так, способ амортизации по сумме чисел лет исчезнет, а у способа уменьшаемого остатка отберут нормативную формулу подсчета с коэффициентом 3. Но это ничего: можно взять нынешнюю формулу и немного доработать так, чтобы к концу СПИ не оставалось недоамортизированного остатка, кроме ликвидационной стоимост
Немного подправят и линейный способ. Норму амортизации мы станем умножать не на балансовую стоимость, а на разницу балансовой и ликвидационной стоимостей. Последняя равна сумме, которую организация может получить при выбытии ОС по окончании СПИ.
Но ликвидационную стоимость можно не определять, если ее сумма несущественна или ее расчет затруднителен. А если никаких поступлений от выбытия не ожидается, то ликвидационная стоимость вообще будет равна нулю. Тогда амортизироваться будет вся балансовая стоимость, как и сейчас.
Амортизацию разрешат начислять с месяца начала использования, а не со следующего за ним. Соответственно, окончание начисления амортизации — в месяце выбытия. Причем, если амортизационные отчисления закончились, а ОС все еще используется, это означает, что вы не пересмотрели СПИ, а должны были.
Проверку актуальности оставшегося СПИ, ликвидационной стоимости и способа амортизации придется проводить ежегодно и при наступлении обстоятельств, которые могут повлиять на элементы амортизаци
Период консервации или длительное восстановление объекта с 2022 г. больше не причина не начислять амортизацию. Но зато появится другое основание для этого — если балансовая стоимость объекта стала меньше ликвидационно
Следуя принципу осмотрительности, проверять на обесценение нужно будет не только запасы, но и основные средства. При этом ФСБУ
Справка
Согласно МСФО (IAS) 36 «Обесценение активов» капитальные вложения обесценивают, если балансовая стоимость больше возмещаемой суммы актива. Последняя равна одной из двух величин:
— или справедливой стоимости за минусом расходов на продажу;
— или дисконтированной стоимости будущих денежных потоков от использования актива, называемой в международном стандарте «ценность использования».
«Капитальные» перспективы
Например, МПЗ, которые предназначены для работы с ОС (запасные части для ремонта, стройматериалы и тому подобное), будут относиться к капвложениям. Пока же Минфин рекомендует отражать такие активы в балансе в составе прочих внеоборотных активо
Еще один новый вид капитальных вложений — затраты на плановый капремонт. Он проводится не с целью поддержания работоспособности, а с целью улучшения характеристик объекта с периодичностью более чем 12 месяцев. Капремонт может увеличивать первоначальную стоимость ОС, если межремонтный период не превышает существенно оставшийся СПИ, в противном случае капремонт будет отдельным объектом учет
Проверять на обесценение теперь нужно не только основные средства, запасы, но и капитальные вложения. Годами зависший долгострой нужно проверять на обесценение по правилам МСФО (IAS) 36 «Обесценение активов».
Читать далее