Трудовая книжка: полная информация, необходимая работодателю и работнику 67

Трудовой кодекс говорит, что трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Посмотрим, в каком порядке ее надо вести и когда бумажную трудовую книжку заменяет электронная трудовая книжка.

Виды трудовых книжек

В настоящее время возможны следующие варианты ведения трудовых книжек:

• у работника есть бумажная трудовая книжка, но все сведения дублируются путем представления в ПФР сведений о трудовой деятельности для ведения так называемой электронной трудовой книжки;
• у работника есть на руках бумажная трудовая книжка по старой деятельности, но она больше не ведется, а по всей текущей трудовой деятельности на него подаются сведения для ведения электронной трудовой книжки (или ЭТК);
• у работника есть только ЭТК.

Когда какой вариант применяется – зависит от ситуации и желания работника.

Так, все работающие граждане должны были в 2020 г. подать своему работодателю письменное заявление (п. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• или о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
• или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (иным словами, об отказе от ведения бумажной книжки и о переходе на ведение информационной базы о стаже только в электронном виде).

Сведения о выборе работника направлялись в Пенсионный фонд и там фиксировались. Если работник не подал никакого заявления, считалось, что он выразил пожелание о продолжении ведения по нему бумажной трудовой книжки.

В дальнейшем человек в любой момент может отказаться от бумажной трудовой книжки, подав соответствующее заявление своему текущему работодателю (п. 5 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Но если человек отказался от бумажной книжки, трудовая книжка с соответствующей записью была выдана ему на руки, сведения о его выборе были переданы в ПФР, то возобновить ведение трудовой книжки на бумаге уже не получится (то есть нельзя отменить или изменить свое решение об отказе от бумажного документа) (Письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

И еще. Если человек впервые устраивается на работу в 2021 г. и позднее, то бумажная трудовая книжка ему в принципе не заводится. То есть сразу автоматом по умолчанию начинает вестись только ЭТК (п. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Бумажная трудовая книжка

Ситуация, когда у работника есть трудовая книжка на бумаге – это классический и самый распространенный вариант.

Бумажная трудовая книжка – это документ строгой отчетности, который оформляется на специальном бланке. Этот бланк можно купить в специализированных организациях – у изготовителя (ГОЗНАК) или распространителя (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).

Работодатели (организации и предприниматели) ведут бумажные трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них более 5 дней, если работа по данному месту является основной и работник ранее не отказался от ведения бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ).

А с 1 января 2023 г. вводятся в действие трудовые книжки нового образца (Постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250). Но при этом:

• имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Если работник, который ранее не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, потерял ее при переходе на другую работу, то по его просьбе новый работодатель должен оформить работнику новую книжку. При этом до 1 января 2023 г. используется ранее утвержденная форма трудовой книжки (Письмо Минтруда от 01.09.2021 № 14-6/В-1049).

Порядок ведения бумажных трудовых книжек

С сентября 2021 г. трудовая книжка ведется в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Работодатели ведут бумажные трудовые книжки в отношении тех работников, кто не отказался от нее. А вот работникам, которые впервые поступают на работу в 2022 г., бумажная трудовая книжка не заводится (ст. 66 ТК РФ).

В организации назначается сотрудник, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек. Сами книжки должны храниться в сейфе. Выдавать их на руки сотрудникам запрещено. Исключение (п. 34, 35, 36 Порядка, утв. Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н):

• работник письменно запросил книжку в целях обязательного социального страхования (например, для перерасчета пенсии). Тогда книжка выдается ему под роспись в течение 3 рабочих дней;
• работник увольняется. В этом случае книжка выдается работнику в день увольнения (последний рабочий день);
• работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки.

Кроме непосредственно книжек, ответственный сотрудник должен заполнять (п. 39, 40 Порядка, утв. Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н):

• книгу (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Этот регистр необходим для фиксации чистых бланков трудовых книжек;
• книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее. Сюда вносятся сведения обо всех книжках, принимаемых от работников при приеме на работу, а также о новых трудовых книжках, заводимых работникам.

Форму таких книг организация разрабатывает самостоятельно.

Что отражается в бумажной трудовой книжке

Титульный лист трудовой книжки заполняется на основании паспорта и документов об образовании (диплома, аттестата, удостоверения).

В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносятся полное и сокращенное (при наличии) название организации в виде заголовка. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Далее в бумажной трудовой книжке работодатель должен делать записи о (ст. 66 ТК РФ):

• приеме на работу и увольнении (включая сведения об основаниях прекращения трудового договора);
• переводах на другую постоянную работу;
• присвоении нового разряда, класса, категории в период работы;
• награждениях за успехи в работе.

Сведения о таких взысканиях как замечание и выговор в трудовую книжку не вносятся (п. 5 Порядка, утв. Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

При внесении в трудовую книжку записей можно использовать штампы (печати), печатать часть текста на принтере. А вот сокращать слова в трудовой книжке нельзя. В частности, нельзя указывать «пр.» вместо «приказ» (п. 3 Порядка, утв. Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

При внесении записи об увольнении запись должна точно соответствовать формулировкам ТК РФ со ссылкой на часть статьи, пункт статьи (п. 15 Порядка, утв. Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Например, при увольнении по собственному желанию должно быть указано: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Более подробно об оформлении трудовой книжки при увольнении читайте в отдельной консультации.

Даты в трудовой книжке указывают по следующему формату: хх.хх.хххх, например 21.11.2022.

Записи об увольнении заверяются подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовой книжки, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии).

По новым правилам, действующим с сентября 2021 г., знакомить работников с записями в бумажной трудовой книжке не требуется. То есть работник не должен ставить свою подпись, подтверждающую ознакомление, после записи об увольнении.

Как ведется бумажная трудовая книжка на совместителя

Как мы уже сказали выше, трудовая книжка ведется только по основному месту работы. Но совместитель может попросить своего основного работодателя внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. В этом случае совместитель должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству, в частности, трудовой договор о работе по совместительству или копию приказа (ст. 66 ТК РФ; п. 11 Порядка, утв. Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Запись о работе по совместительству может быть внесена в трудовую книжку не в хронологическом порядке, если человек начал работать по совместительству ранее, чем по основному месту работы.

Если основной работник переводится у данного работодателя на внешнее совместительство, то вносится запись об увольнении с основной работы по нужному основанию. А запись о работе по совместительству в трудовую книжку внесет уже новый работодатель по основному месту работы по просьбе самого работника.

Как работнику отказаться от бумажной трудовой книжки

Работник в любой момент может отказаться от бумажной трудовой книжки, получить ее на руки и оставить ведение только ЭТК. Для этого ему нужно подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Заявление может выглядеть так.

 

 

В этом случае работодатель сделает в графе 3 трудовой книжки работника следующую запись: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В графе 4 нужно указать реквизиты заявления работника. Далее эта запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица.

После этого бумажная трудовая книжка передается работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 35 Порядка, утв. Приложением № 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н). И вновь вернуться к ведению бумажной трудовой книжки человек уже не сможет.

Кроме того, работодатель должен подать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД с пометкой о том, что работник переходит на ЭТК. Срок подачи такой формы – не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором работник сделал свой выбор.

Электронная трудовая книжка

На любого работника (неважно, сохранил он бумажную трудовую книжку или нет) работодатели подают в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

То есть электронная трудовая книжка или ЭТК – это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые хранятся в Пенсионном фонде в цифровом виде. И эти сведения есть на каждого работающего человека вне зависимости от его выбора способа ведения трудовой книжки. Просто у тех, кто не отказался от бумажной трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности дублируются на бумаге и электронно.

Форма СЗВ-ТД подается в ПФР, в частности:

• при приеме на работу;
• при постоянных переводах на другую работу;
• при увольнении;
• при приостановлении и возобновлении трудового договора в связи с мобилизацией.

Подробнее о заполнении СЗВ-ТД читайте здесь.

А об оформлении электронной трудовой книжки, о ее плюсах и минусах вы можете почитать отдельную подробную консультацию.

Как формируются в ПФР электронные сведения о работнике с бумажной трудовой книжкой

Как мы уже сказали, даже если у работника сохранилась бумажная трудовая книжка, работодатель все равно подает в ПФР на этого работника форму СЗВ-ТД с информацией (ст. 66.1 ТК РФ; ст. 6 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о постоянных переводах на другую работу;
• об изменении должности;
• о приостановлении и возобновлении трудового договора, в том числе в связи с мобилизацией;
• о реорганизации компании или изменении ее наименования.

Иными словами, в Пенсионный фонд оперативно поступает вся информация, необходимая для исчисления трудового стажа работника.

Что требует работодатель от нового работника при приеме на работу

При заключении трудового договора работник предъявляет работодателю (ст. 66.1 ТК РФ):

• или бумажную трудовую книжку (если она у него есть и он не отказался от ее ведения);
• или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р – их выдает бывший работодатель при увольнении. В этом документе будут сведения о работе у конкретного работодателя. Если же нужны сведения обо всей трудовой деятельности (в частности, для исчисления стажа для правильного расчета пособия по временной нетрудоспособности), то работник может получить форму СТД-ПФР в МФЦ, ПФР или через Госуслуги. Об этом мы скажем ниже;
• или и бумажную трудовую книжку, и сведения о трудовой деятельности.

Работодатель использует эти документы для исчисления трудового стажа работника.

Подробнее о получении документов от новых работников читайте статью «Новый работник – 2021: вести ли трудовую книжку и как подать СЗВ-ТД».

Где работнику получить сведения из ЭТК

Сведения о трудовой деятельности (проще говоря – выписку из электронной трудовой книжки) по форме СТД-ПФР работник может получить (ст. 66.1 ТК РФ):

• в МФЦ на бумаге;
• в Пенсионном фонде на бумаге или в электронной форме;
• через портал Госуслуг в форме электронного документа.

Также о получении выписки из ЭТК читайте здесь.

Еще вам будет полезна статья «Электронная трудовая книжка: где работникам искать сведения, содержащиеся в ней».

Самый простой способ получить выписку из ЭТК – через Гоуслуги. На главной странице выберите пункт меню «Справки / Выписки» -> «Выписка из электронной трудовой книжки».

 

 

Выписка поступит в ваш личный кабинет через какое-то время.

Получение сведений о трудовой деятельности у работодателя

Работник может получить сведения о трудовой деятельности и у работодателя по последнему месту работы. Но работодатель выдаст сведения только за период работы у него.

Сведения выдаются по форме СТД-Р. Они могут быть распечатаны на бумаге и заверены подписью руководителя организации (другого уполномоченного лица). Или же сведения могут быть выданы в электронной форме и заверены усиленной квалифицированной подписью работодателя. Формат оформления сведений (на бумаге или электронно) определяет работник.

Срок выдачи формы такой (ст. 66.1 ТК РФ):

• при увольнении – в день прекращения трудового договора;
• по письменному заявлению работника, поданному лично работодателю или направленному на адрес электронной почты работодателя – в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Как быть работнику, если он обнаружил ошибки в ЭТК

Работникам имеет смысл периодически брать выписку из ЭТК и проверять, какие именно сведения передают в ПФР работодатели. Если пустить этот процесс на самотек, то потом, при выходе на пенсию, поправить что-либо за старые периоды будет гораздо сложнее.

Итак, если работник обнаружил какие-то ошибки или неточности в сведениях о своей трудовой деятельности, то он должен подать письменное заявление тому работодателю, который допустил ошибку (не передал какие-то сведения в ПФР). Работодатель обязан исправить или дополнить сведения путем подачи нужной формы в Пенсионный фонд (ст. 66.1 ТК РФ).