Трудовая книжка в электронном виде: как вести и как пользоваться 610

Первое знакомство с понятием «электронная трудовая книжка» (ЭТК) и у тех, кто предоставляет рабочие места, и у тех, кто трудится, произошло в 2020 году. И хотя сегодня работодатели ведут ЭТК далеко не на всех своих работников, очевидно, что число сотрудников с ЭТК в дальнейшем будет только расти. А процесс перехода на ЭТК – односторонний.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это определенные сведения о трудовой деятельности работника, которые ведутся в электронном виде. Формирует эти сведения работодатель, и он же передает их на хранение в СФР (ст. 66.1 ТК РФ).

Прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и некоторые другие случаи – все это кадровые мероприятия, о которых организация (ИП) обязана сообщать в Социальный фонд России (или СФР). Для этого работодатель подает форму ЕФС-1 с подразделом 1.1. Принял нового работника – сдал форму с данными о нем, уволил старого работника – сдал форму с данными о нем, и т.д. В итоге у СФР формируется большая база данных со сведениями о трудовой деятельности работающих граждан: кто, где и как долго работал. Причем указанные сведения передаются на сотрудника независимо от того, перешел он на электронную трудовую книжку или нет.

Возникает резонный вопрос: зачем все это нужно? Ведь и раньше работодатели отчитывались о стаже работников, тогда еще в Пенсионный фонд, да и бумажная трудовая – такой привычный и удобный документ. В первую очередь для того, чтобы упростить и максимально автоматизировать процесс передачи и обработки сведений, тем самым снизив вероятность ошибок. Ведь на основании этих данных СФР рассчитывает и назначает пенсии, а также некоторые иные выплаты.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

В эти сведения входит (п. 2.1 ст. 6 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, далее – Закона N 27-ФЗ):

• ФИО работника и место его работы;
• данные о приеме на работу, а также о переводе на другую постоянную работу, включая дату приема / перевода, трудовую функцию работника (должность, профессию, квалификацию и т.п.), реквизиты документа, на основании которого соискателя берут на работу / переводят сотрудника. Например, номер и дата приказа;
• данные о приостановлении и возобновлении трудового договора;
• данные об увольнении работника, включая дату, причину расторжения трудового договора (по желанию работника, по сокращению и др.), реквизиты приказа об увольнении.

Также в качестве сведений о трудовой деятельности в СФР подается информация:

• о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку;
• о получении работником второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• о запрете занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью в соответствии с приговором суда.

Большая часть перечисленных выше сведений и раньше указывалась в бумажной трудовой книжке. Но есть и отличия. К примеру, информация о поощрениях, грамотах и рационализаторских предложениях, которую прежде вносили в бумажные трудовые, в ЭТК работника уже не попадет.

Преимущества электронной трудовой книжки

Плюсы ЭТК для работников следующие.

1. Доступность сведений из электронной трудовой книжки. Как известно, бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. И если работнику нужны какие-либо сведения из нее, то он должен обращаться в отдел кадров с просьбой предоставить книжку, затем копировать нужные страницы и возвращать ее. А выписку из ЭТК можно получить за несколько минут, к примеру, на портале Госуслуг при наличии учетной записи.
2. Невозможность потерять электронную трудовую книжку (помять, испачкать или испортить иным способом). То есть в теории после перехода на ЭТК можно меньше волноваться за сохранность сведений о трудовой деятельности. СФР на своем сайте, кстати, прямо указывает на высокий уровень безопасности и сохранности данных.
3. Возможность проверки сведений, переданных работодателем в СФР. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволяет работнику контролировать достоверность сведений о трудовой деятельности, представленных в СФР. Если, ознакомившись с текущими сведениями, сотрудник обнаружит в них неверную информацию, то он вправе будет обратиться к работодателю с заявлением, чтобы тот исправил или дополнил сведения и направил их в Социальный фонд России.
4. Упрощение процедуры трудоустройства на дистанционную работу. Вместо сканов бумажной трудовой достаточно выслать будущему работодателю выписку из ЭТК.
5. Оформление пенсии дистанционно. По разъяснениям СФР дополнительное документальное подтверждение (по всей видимости, речь идет о документах на бумаге) не требуется.

Недостатки электронной трудовой книжки

Конечно, у электронной трудовой книжки есть и минусы.

1. Сложное восстановление сведений, если данные из ЭТК будут утрачены. Например, по техническим причинам. Работнику, перешедшему на ЭТК, бумажная трудовая выдается на руки (ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее – Закона N 439-ФЗ). И никакие сведения о последующих местах работы в нее уже не попадают. Поэтому если после перехода на ЭТК данные о каких-либо кадровых мероприятиях работника не поступят в СФР, работнику будет сложнее доказать, что эти мероприятия в его жизни вообще были. Если же работник от бумажной книжки не отказался, то работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и параллельно с этим подает на него электронные сведения в СФР. То есть гипотетически описанную выше проблему, работнику, не перешедшему на ЭТК, решить будет проще.
2. Невозможность скрыть причину увольнения от следующего работодателя. Работника могут уволить из-за грубого нарушения трудовых обязанностей, несоответствия занимаемой должности по результатам аттестации или в связи с иными обстоятельствами, не лучшим образом характеризующими самого работникам (ст. 81 ТК РФ). О таких причинах увольнения соискатели не любят рассказывать на собеседованиях, и порой им проще выбросить свою трудовую книжку с черной меткой и завести новую. Особенно если такое увольнение имело место в начале карьеры. Однако перешедшие на электронные трудовые книжки так сделать уже не могут.
3. Неполные сведения о трудовой деятельности работника в электронной трудовой книжке. Раньше ПФР, теперь СФР собирает указанные сведения в электронном виде только начиная с 2020 года. Конечно, такая урезанная ЭТК однозначно проигрывает бумажной версии, где содержатся все записи о трудовой деятельности начиная с первого дня работы сотрудника, если этот первый день наступил до 2020. Однако сегодня выписки из электронной трудовой книжки формируются со сведениями и до 2020 года тоже. Правда, это только данные о трудовом стаже, т. е. о периодах работы у конкретных работодателей. Соответствующие данные работодатели и раньше передавали в ПФР (вместо которого теперь действует СФР).

Кроме того, любой человек вправе обратиться в СФР с заявлением о переносе сведений из бумажной трудовой в электронную трудовую книжку за периоды до 2020 года (п. 2 ст. 12 Закона N 27-ФЗ, ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Переход на электронные трудовые книжки

Основные переходные мероприятия работодатели провели в 2020 году: уведомили работников о возможности перехода на ЭТК, собрали заявления, сообщили о выборе сотрудников в ПФР. Но и в 2021 году, и позднее процесс перехода будет продолжаться: работники с бумажными трудовыми книжками при желании будут пополнять ряды перешедших на ЭТК, а впервые трудоустроенные граждане станут «пользователями» электронных трудовых книжек автоматически.

Учитывая, что вернуться обратно с ЭТК на бумажную трудовую книжку невозможно (Письмо Минтруда от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054), в конечном счете через энное количество лет все сведения о трудовой деятельности работающих граждан в РФ должны будут окончательно уйти в цифровой формат.

Как оформить электронную трудовую книжку

Работающим гражданам для того, чтобы перейти на ЭТК, достаточно просто подать заявление своему работодателю.

Когда сотрудники должны подать заявление на ведение электронной трудовой книжки

Переход на ЭТК является добровольным. Соответственно, те, кто начал свою трудовую деятельность до 2021 года, подавать заявление о выборе электронной трудовой книжки не обязаны. Но вправе так поступить в любой момент (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Написать заявление на имя руководителя организации можно, к примеру, по образцу, приведенному ниже.

Что нужно делать работодателю: пошаговая инструкция

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, то порядок действий работодателя будет такой:

• сделать запись об этом в бумажной трудовой книжке работника;
• выдать ему бумажную трудовую под роспись и внести запись в книгу учета движения трудовых книжек;
• сообщить в СФР о переходе работника на электронную трудовую книжку, подав форму ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего месяца. 

С момента передачи обычной трудовой книжки работнику ответственность за ее ведение и хранение с работодателя снимается. А вот работнику нужно будет продолжать ее хранить, поскольку она остается полноценным документом и в дальнейшем ее можно будет использовать наравне со сведениями из электронной трудовой книжки.

Процедура перехода: последняя запись в бумажной трудовой

Если работник перешел на электронную трудовую книжку, то запись в трудовой книжке, которая ведется на бумаге, будет выглядеть следующим образом (Письмо Минтруда от 12.02.2020 N 14-2/В-150).

Если в организации есть печать, то рядом с подписью должностного лица нужно будет поставить и ее.

Сведения из электронной трудовой книжки: где посмотреть

Где взять электронную трудовую книжку? Поскольку сведения о трудовой деятельности работника есть у его работодателя, а также у Социального фонда, то и получить указанные сведения также можно либо у работодателя (в том числе у бывшего), либо у СФР (ст. 66.1 ТК РФ).

Как сделать выписку из электронной трудовой через работодателя

И у работодателя, и в СФР выписку можно получить в бумажном либо в электронном виде, как захочет работник / бывший работник. Но если у работодателя нет усиленной квалифицированной электронной подписи, то выдать электронную выписку он, естественно, не сможет.

Важно, что запросить выписку у работодателя вправе только те работники, которые ранее отказались от своей бумажной книжки. Конечно, запросить такие сведения, т. е. подать заявление, могут и те, кто на ЭТК не переходил. Однако их просьбы работодатель удовлетворять не обязан (Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465). По своей воле может выдать выписку из сведений, но если откажется, то повлиять на него по Закону не получится.

Заявление на получения сведений о трудовой деятельности можно составить, например, так.

Передать работнику сведения работодатель должен в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления (ст. 66.1 ТК РФ).

Как получить выписку в СФР

Запросить сведения у СФР из электронной трудовой книжки можно несколькими способами:

• через личный кабинет на сайте СФР или при непосредственном посещении отделения Фонда;
• через портал Госуслуг;
• через МФЦ. Здесь выдадут только бумажную выписку.

Кстати, если решите пойти за выпиской лично, то можете обращаться в любое отделение СФР или любой МФЦ. Территориальной зависимости от места жительства или места работы для целей получения данной услуги нет.

Подробные инструкции о получении электронной трудовой книжки

Выписка из электронной трудовой книжки

Как выглядит электронная трудовая книжка? Выписка из сведений о трудовой деятельности предоставляется по форме СТД-Р или СТД-СФР в зависимости от того, каким способом работник решит ее получить. Объем сведений, кстати, тоже будет разный. Работодатель, в т.ч. бывший, предоставит сведения из электронной трудовой книжки только о том периоде, когда сотрудник работал именно у данного работодателя. А вот СФР – все сведения, какие у него есть.

В форме СТД-Р кроме персональных данных гражданина (ФИО, дата рождения, СНИЛС) будет указаны сведения о его месте работы и о том, как долго он на этом месте трудится.

Образец заполнения СТД-Р

Как уведомлять сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки и нужно ли это делать после 2020 года

Электронные трудовые книжки с 2021 года в обязательном порядке вводятся для лиц, впервые в жизни принимаемых на работу (ч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Им заводить бумажную трудовую книжку не нужно. Все сведения об их трудовой деятельности в полном объеме будут вестись и храниться только в электронном виде. И это единственное, о чем вы можете уведомить таких работников, и то устно. Выбрать бумажную трудовую они не могут.

Лиц, у которых была работа в 2020 году, тогда же о праве выбора формы трудовой книжки должен был уведомить их работодатель.

Кроме того, есть люди, которые в 2020 году не работали, но трудовой стаж у них есть (заработанный до 2020 года). Соответственно, и бумажная трудовая книжка тоже. При приеме на работу такого сотрудника новый работодатель формально не обязан уведомлять его о возможности перейти на электронную трудовую книжку. Однако лучше сообщить ему об этом прямо в день оформления на работу. Далее нужно будет внести запись о приеме на работу в его бумажную трудовую (п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 N 320н) и подать форму ЕФС-1 в СФР с аналогичной информацией не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу

Исходим из того, что под оформлением трудовой книжки подразумевается заполнение именно бумажной трудовой. Нужно ли кому-то ее заводить после 2020 года? Ведь у работников, начавших трудиться до 2021 года, бумажные трудовые книжки уже есть, а остальным работникам бумажные трудовые не нужны.

И все же заново заполнять бланк трудовой книжки некоторым работодателям придется. Например, если работник, которому бумажная трудовая была выдана на время (по общему правилу хранится она у работодателя), потеряет ее или испортит иным образом. А потом напишет заявление на оформление дубликата трудовой (п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 N 320н). То есть вопрос об оформлении новой бумажной трудовой может возникать только при утрате или повреждении бумажной трудовой, заведенной работнику ранее.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

О преимуществах и недостатках электронной трудовой книжки было сказано выше. Исходя из них и нужно делать вывод. Пока ситуация выглядит так, что безопаснее все же не отказываться от бумажной книжки. Ведь тогда сведения о трудовой деятельности работника будут попадать и в СФР, и в бумажную трудовую.

Вместе с тем, если вы по большей части работаете дистанционно и вам удобнее использовать именно ЭТК, то возможно имеет смысл полностью перейти на электронные сведения.