Первичные документы бухгалтерского учета

Абсолютно все организации, вне зависимости от применяемого режима налогообложения, должны вести бухгалтерский учет (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). При этом каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен соответствующим первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Формы первичных учетных документов

Формы таких документов утверждаются руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Используемые компанией первичные документы бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты. К ним относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• должность лица (лиц), совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должность лица (лиц), ответственного за оформление свершившегося события;
• подпись вышеуказанного лица (лиц), его ФИО или иные реквизиты, необходимые для идентификации этого лица.

Стоит отметить, что организация может не разрабатывать собственные формы первичных документов бухгалтерского учета, а использовать формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. К примеру, первичные документы по учету кассовых операций приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Факт использования собственных форм документов или унифицированных форм нужно зафиксировать в учетной политике.

В каком виде нужно составлять первичные документы бухгалтерского учета

Первичка составляется на бумаге и/или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Электронные первичные документы должны быть подписаны электронной подписью.

Первичные документы бухгалтерского учета: внесение исправлений

В первичные документы при необходимости можно внести исправления. Исключение составляют кассовые документы – их править нельзя (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Исправление в первичном документе должно содержать:

• дату исправления;
• подписи лиц, составивших документ, в который внесены исправления, их ФИО или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета

Первичные учетные документы необходимо хранить 5 лет (п. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).