Оргтехника в организации: отражение в бухгалтерском и налоговом учете

Как правило, оргтехника есть в каждой организации. И ее надо правильно учитывать. Посмотрим, что относится к оргтехнике по законодательству, каков ее бухгалтерский и налоговый учет.

Оргтехника – это...

В законодательстве нет понятия «оргтехника». Как правило, под оргтехникой понимают оборудование, используемое организацией для печати документов, создания документов и их копий, пересылки и обработки документов, создания и обработки файлов, для иного бесперебойного функционирования офисного и управленческого персонала. То есть, оргтехника это, например:

• персональные компьютеры (десктопы, ноутбуки и т.д.);
• серверы;
• планшеты и смартфоны;
• принтеры, сканеры, копиры;
• шредеры;
• телефоны и офисные АТС;
• калькуляторы;
• счетчики и детекторы банкнот;
• проекторы и т.д.

Документальное оформление оргтехники в организации

При покупке оргтехники в общем случае продавец выдает накладную, подтверждающую передачу имущества покупателю, а также счет-фактуру, если продавец является плательщиком НДС и техника продается не в розницу. При продаже техники в розницу вместо счета-фактуры выдается чек ККТ, содержащий информацию о наличии и сумме НДС в составе цены имущества (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Бухгалтерский учет оргтехники

Как правило, оргтехника используется в организации более 12 месяцев. Поэтому по правилам ФСБУ 6/2020 ее нужно отнести к основным средствам вне зависимости от ее стоимости (п. 4 ФСБУ 6/2020). А дальше возможны 2 варианта.

Вариант 1. Организация прописала в учетной политике, что расходы на объекты стоимостью ниже определенного лимита с учетом уровня существенности информации об основных средствах признаются расходами текущего периода (п. 5 ФСБУ 6/2020). То есть в отношении малоценных объектов ФСБУ 6/2020 не применяется. И стоимость приобретенного вашей организацией объекта как раз укладывается в этот лимит. Тогда в периоде, когда получена техника, ее стоимость сразу списывается на расходы в дебет счетов 26, 25, 44 или 20.

В то же время, поскольку техника будет использоваться длительный период, необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением, например посредством внутреннего учета (п. 5 ФСБУ 6/2020).

Вариант 2. Организация не установила стоимостной лимит для ОС или же затраты на приобретение единицы техники превышают этот лимит. Тогда технику следует учесть как полноценное основное средство.

В этом случае срок полезного использования объекта определяется исходя из ожидаемого периода эксплуатации (п. 8, 9 ФСБУ 6/2020). Далее нужно выбрать способ начисления амортизации, установить ликвидационную стоимость объекта и начислять амортизацию в соответствии с указанными элементами амортизации (п. 37 ФСБУ 6/2020). В конце каждого отчетного года элементы амортизации проверяются на соответствие условиям использования объекта и при необходимости изменяются. Например, может поменяться ликвидационная стоимость.

Начисленную амортизацию обычно относят в дебет счета 26, 25, 44 или 20.

Минимум раз в год технику следует проверять на обесценение (п. 38 ФСБУ 6/2020).

Списание оргтехники в бухучете

После того, как техника отслужит свой век или сломается, ее необходимо списать (п. 40 ФСБУ 6/2020). Балансовая стоимость объекта (если она есть) списывается на расходы. Затраты на демонтаж и утилизацию техники являются расходами текущего периода (п. 43, 44 ФСБУ 6/2020).

Если же стоимость техники изначально была признана расходом текущего периода, то на балансе остаточная стоимость объекта в принципе не числится, то есть списывать нечего. Требуется лишь документальное подтверждение списания техники.

Документально списание оформляется так:

• приказ руководителя о списании техники;
• акт о списании (акт о выводе из эксплуатации) или бухгалтерская справка. Можно использовать унифицированную форму акта ОС-4 (Постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7).

Если при ликвидации оргтехники остались какие-то материальные ценности (запчасти), то их необходимо оприходовать по рыночной стоимости как запасы или учесть как капитальные вложения, если эти ценности будут использованы на создание нового основного средства (п. 10, 24 ФСБУ 6/2020). Как правило, на запчасти оформляется требование-накладная по форме М-11 (Постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а) или иной акт в произвольной форме.

Учет оргтехники для налога на прибыль

Здесь логика учета следующая (подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256 НК РФ):

• если срок полезного использования техники превышает 12 месяцев, а первоначальная стоимость более 100 000 руб., то оргтехника включается в состав амортизируемого имущества (основных средств) и подлежит амортизации;
• если какое-то из условий не выполняется, то расходы на оргтехнику можно учесть в составе материальных расходов при вводе техники в эксплуатацию. Иной вариант – списывать стоимость техники равномерно в течение срока эксплуатации.

Как установить срок полезного использования для оргтехники? При установлении срока надо ориентироваться на амортизационную группу согласно Классификации основных средств (Постановление Правительства от 01.01.2002 № 1). А при поиске нужного объекта в Классификации – на Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008) (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст).

В ОКОФ оргтехника в основном относится:

• к группе «Компьютеры и периферийное оборудование» под кодом 320.26.2;
• к группе «Машины офисные и оборудование, кроме компьютеров и периферийного оборудования» под кодом 330.28.23.

Отдельные виды техники можно найти и в других разделах классификатора.

В большинстве своем это объекты, относящиеся ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительно (то есть СПИ можно установить в интервале от 25 до 36 месяцев). Скажем, это касается компьютера, моноблока, принтера.

Группа объектов под кодом 330.28.23 также может относиться к четвертой амортизационной группе. То есть срок полезного использования такой техники свыше 5 лет и до 7 лет включительно.

Какие-то объекты оргтехники попадут в третью амортизационную группу со СПИ свыше 3 лет и до 5 лет включительно.

А вот, к примеру, сканера в Классификации нет. Поэтому при установлении СПИ можно ориентироваться на технические условия его использования и рекомендации изготовителя (п. 6 ст. 258 НК РФ).

Списание оргтехники для налога на прибыль

Если объект был учтен как амортизируемое имущество и он списывается до истечения срока полезного использования в связи с невозможностью дальнейшего использования, то его остаточная стоимость учитывается во внереализационных расходах на дату утверждения акта на списание (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Если стоимость техники уже была учтена в расходах при вводе объекта в эксплуатацию, то вторично расход не признается (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если же стоимость признавалась в составе материальных расходов равномерно в течение какого-то срока и часть стоимости осталась не списанной, то на дату списания объекта «остаточная» стоимость признается в расходах единовременно.

Если при ликвидации оргтехники возникли дополнительные расходы на демонтаж, то такие расходы включаются во внереализационные расходы (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Для списания техники, учтенной как основное средство, можно оформить акт о списании по форме ОС-4 (Постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7). Или использовать самостоятельно разработанную форму (ст. 313 НК РФ).

Если техника учитывалась в составе материальных расходов, то ее можно списать с использованием самостоятельно разработанного акта или акта по форме МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» (Постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).

Если при списании техники остались какие-то запчасти, которые планируется впоследствии использовать, то их нужно оприходовать по рыночной стоимости, отразив внереализационный доход на дату утверждения акта о списании техники (п. 13 ст. 250 НК РФ). Когда впоследствии эти запчасти будут использоваться, их стоимость можно будет учесть в расходах (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Учет входного НДС по оргтехнике

Если ваша организация – плательщик НДС и вы приобрели оргтехнику с входным НДС, то этот налог можно принять к вычету при выполнении следующих условий (ст. 172 НК РФ):

• оргтехника принята к учету;
• оргтехника будет использоваться в облагаемой НДС деятельности;
• есть счет-фактура от продавца. Причем это условие действует и при приобретении имущества в розницу. Одного кассового чека с выделенной суммой НДС недостаточно (Письмо Минфина от 16.11.2021 № 03-07-11/92493).

Если техника списывается до истечения срока полезного использования, то есть при наличии остаточной стоимости, не полностью списанной в расходы, то восстанавливать часть входного НДС не требуется (Письмо ФНС от 16.04.2018 № СД-4-3/7167@).

Учет оргтехники при УСН «доходы минус расходы»

При УСН основные средства – это объекты, которые соответствуют понятию амортизируемого имущества по правилам главы 25 НК РФ, то есть для налога на прибыль (п. 4 ст. 346.16 НК РФ). И если приобретенная оргтехника является основным средством для налога на прибыль (см. условия выше), то ее надо учесть как основное средство и при УСН.

Стоимость основного средства (с учетом входного НДС, если оргтехника приобреталась у плательщика НДС) можно учесть в расходах при УСН до конца календарного года. Затраты признаются равными частями на конец каждого отчетного периода и года. К примеру, если оргтехника приобретена в августе, то на 30.09 признается половина стоимости, а на 31.12 – вторая половина стоимости. Если объект приобретен в мае, то по 1/3 стоимости признается на 30.06, 30.09 и 31.12.

Но есть еще два важных условия для признания расходов. Стоимость объекта должна быть оплачена продавцу, и объект должен быть введен в эксплуатацию (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если же приобретенная оргтехника не является амортизируемым имуществом, то ее стоимость списывается в расходы как материальные затраты после оплаты продавцу и оприходования (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При списании оргтехники вследствие поломки или невозможности дальнейшего использования никаких расходов не возникает, поскольку стоимость уже полностью учтена для расчета налога при УСН.