УПД (универсальный передаточный документ)

Что такое УПД?

Официальная форма УПД состоит из 2-х частей и включает:

1. Форму счета-фактуры;
2. Сведения, необходимые для первичного документа.

Разрабатывая передаточный документ, налоговики хотели упростить документооборот путем слияния в одной форме первичных документов и счетов-фактур. Такое объединение стало возможным после вступления в силу Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете, согласно положениям которого компании и предприниматели получили право оформлять первичные документы по собственным формам при условии включения в них всех обязательных для первичных документов реквизитов. Перечень таких реквизитов и сведений содержится в ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Таким образом, получился гибрид первичных документов (накладных, актов выполнения работ, услуг и т.д.) и счета-фактуры, который может выполнять функции и тех, и других. На основании передаточных документов могут предоставляться вычеты по НДС (так же как по счету-фактуре), при этом УПД – это первичный документ, на основании которого учитываются расходы для целей налогообложения.

Вместе с тем УПД не всегда заменяет счет-фактуру. Дело в том, что компании и предприниматели могут использовать его в двух вариантах:

1. Только как первичный документ (документ со статусом 2).
2. Как первичный документ и счет-фактуру (документ со статусом 1).

В каком именно статусе применяется передаточный документ, решает сама компания. При этом в зависимости от этого решения по-разному заполняются показатели универсального передаточного документа.

В первом случае должны заполняться только реквизиты, обязательные для первичных документов, в том числе и некоторые строки и графы раздела УПД, включающего счет-фактуру. Счет-фактура при этом выставляется отдельно в дополнение к передаточному документу.

Во втором случае в передаточном документе должны быть заполнены также и все обязательные сведения для счета-фактуры, предусмотренные ст. 169 НК РФ. Только в этом случае он может заменить собой счет-фактуру и будет принят налоговиками для предоставления вычета.

Следует отметить, что для того, чтобы начать использовать универсальный передаточный документ в своей деятельности, компания должна утвердить его форму. Для этого можно издать приказ и утвердить форму УПД, разработанную налоговиками. Впрочем компании необязательно работать именно по официальной форме. Она носит лишь рекомендованный характер. При необходимости официальную форму можно доработать, дополнив новыми строками, графами, либо откорректировать имеющиеся.

При этом необходимо учесть, что в передаточном документе должны быть все обязательные для первичного документа реквизиты. Кроме того, форма счета-фактуры в УПД должна остаться без изменения.

Также следует обратить внимание на то, что переход на использование передаточных документов в оформлении хозяйственных операций не препятствует компаниям и предпринимателям применять обычные формы первичных документов и счета-фактуры. Даже в рамках одной сделки по одним операциям могут применяться УПД, а по другим — счета-фактуры и обычные первичные документы. Чтобы у контролеров не возникало никаких вопросов по этому поводу, такие решения нужно прописать в учетной политике.