Электронная трудовая книжка: образец заполнения

О том, что такое электронные трудовые книжки (ЭТК), и о том, как будет происходить переход на электронные трудовые книжки, мы уже рассказывали. А сейчас остановимся подробнее на том, как заполнить электронную трудовую книжку. Также расскажем о таких документах, сопровождающих введение электронных трудовых книжек, как образец уведомления о введении электронных трудовых книжек и образец приказа о введении электронных трудовых книжек.

Образец приказа о введении электронных трудовых книжек

С 1 января 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки (ст. 3 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). У всех работодателей появились определенные обязанности, с этим связанные (уведомить работников об электронных трудовых книжках, подавать на работников определенные сведения в ПФР, собрать с работников заявления об их выборе способа ведения книжки и т.д.). Закрепить порядок действий и ответственных лиц организация могла в приказе о введении электронных трудовых книжек. Подробнее о таком приказе вы можете прочитать здесь. Там же вы найдете сроки, которые установлены для подачи тех или иных уведомлений и отчетов.

Уведомление работников об электронных трудовых книжках: образец

Уведомление об электронных трудовых книжках составляется в произвольной форме (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). В таком уведомлении важно было сообщить работнику, что не позднее 31 декабря 2020 г. он должен сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. Если он выбирал бумажную книжку, то работодатель продолжает вести привычную трудовую книжку и одновременно подает все необходимые данные на этого работника для формирования сведений о его трудовой деятельности в электронном виде.

Если ра­бот­ник вы­би­рал элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку, то бу­маж­ную книж­ку должны были вы­дать ему на руки с последней записью о том, что сведения о трудовой деятельности предоставляются ему в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. И далее вся ин­фор­ма­ция о тру­до­вой де­я­тель­но­сти ра­бот­ни­ка ведется элек­трон­но (ч. 3 ст. 2 За­ко­на от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Тех работников, которые устраиваются на работу в 2021 году или позднее и при этом предоставляют бумажную трудовую книжку без записи о переходе на электронную трудовую, новый работодатель формально не обязан уведомлять о возможности перехода на ЭТК (Письмо Минтруда от 10.09.2020 N 14-2/ООГ-14696). Законодательство не содержит такого требования. Вместе с тем работодатель вправе уведомить об этом новоиспеченного работника в целях уменьшения своей бумажной работы. Если работник решит отказаться от бумажной трудовой книжки,  он сможет подать соответствующее заявление.

Об­ра­зец за­яв­ле­ния на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку мы при­во­дить не будем. Такое за­яв­ле­ние оформ­ля­ет­ся в про­из­воль­ном виде. Необ­хо­ди­мо, чтобы ра­бот­ник за­фик­си­ро­вал, что он же­ла­ет, чтобы «ра­бо­то­да­тель пред­став­лял ему све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти в со­от­вет­ствии со ст. 66.1 Тру­до­во­го ко­дек­са РФ».

В дальнейшем при необходимости работник сможет получить выписку из информационной базы – так называемую электронную трудовую книжку, об образце заполнения которой мы сейчас и поговорим.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Форма предо­став­ле­ния ра­бот­ни­ку ра­бо­то­да­те­лем све­де­ний о тру­до­вой де­я­тель­но­сти за пе­ри­од ра­бо­ты у дан­но­го ра­бо­то­да­те­ля и по­ря­док ее за­пол­не­ния утверждены Минтрудом (ч. 9 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Краткое название формы – СТД-Р. С образцом заполнения формы можно ознакомиться здесь.

О сроках выдачи работникам указанных сведений мы рассказали в отдельной консультации.

Подчеркнем, в электронной трудовой книжке сохраняется практически весь перечень сведений, которые фиксируются в бумажной трудовой книжке:

• информация о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид мероприятия (прием, увольнение, перевод);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.