Управленческий учет: что это такое и кому он нужен

Все без исключения организации ведут бухгалтерский учет операций, активов и обязательств. Различается только глубина и конкретизация такого учета, в частности малые предприятия могут применять упрощенные способы учета (ч. 4 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но некоторые организации наряду с бухучетом ведут еще и управленческий учет. Посмотрим, что это такое и зачем он нужен.

Управленческий учет – это …

Законодательство не содержит такого понятия как «управленческий учет». А на практике под управленческим учетом имеют в виду следующее.

Управленческий учет – это система сбора и формирования информации о деятельности организации в том объеме, в котором она необходима руководству и собственникам для оперативного управления организацией. Эта информация должна быть полной и объективной, поскольку на ее основе принимаются управленческие решения. Кроме того, эта система используется для управления затратами на уровне центров, для контроля за платежеспособностью и ликвидностью, за долгами и финансовыми потоками. Как правило, данные управленческого учета являются коммерческой тайной и не разглашаются внешним пользователям.

Безусловно, бухгалтерский учет – это надежная система регистрации данных обо всех операциях организации, не допускающая каких-либо пропусков. Но бухгалтерская отчетность формируется постфактум с определенной периодичностью и предназначена в основном для внешних пользователей – кредиторов, инвесторов, поставщиков и покупателей, статистических и налоговых органов. А порой руководству нужна более оперативная, подробная и понятная информация, к примеру для принятия решения выпускать ли новый вид продукции, насколько рентабельно производство и продажа конкретного вида продукции, не нужно ли поднять или опустить цены на определенный товар. То есть это более широкая информация, чем данные о выручке, себестоимости или прибыли, пусть даже данные по конкретной номенклатуре.

Иными словами, управленческий учет необходим для повышения эффективности системы управления за счет того, что данные управленческого учета оперативны, качественны и своевременны.

Как разрабатывается порядок ведения управленческого учета

Организация самостоятельно разрабатывает методы управленческого учета, основываясь на том перечне данных, который нужен руководителю. Способ ведения управленческого учета в каждой организации тоже свой. Кто-то внедряет управленческий учет в бухгалтерскую программу, чтобы он велся параллельно с бухгалтерским и налоговым учетом. Кто-то ведет управленческий учет отдельно от бухгалтерского (но на основе его данных) в специальной программе или в Excel.

Система управленческого учета сильно зависит от отраслевых факторов, связанных с особенностями организации производства, технологий и организационной структурой управления.

В целом в управленческом учете используются те же принципы, что и в бухучете:

отражение фактов хозяйственной деятельности в том периоде, в котором они произошли;
отражение только существенной и правдивой информации;
отражение операций исходя из экономической сути, а не юридического содержания;
отнесение расходов к доходам, для получения которых расходы были произведены.

Кроме того, нельзя забывать о том, что выгоды от получаемой «управленческой» информации должны быть больше затрат на ее получение. Иными словами, если руководство вложит в организацию управленческого учета большие суммы (например в разработку специальных программ), однако получаемые выгоды не покроют произведенных затрат, то смысла в таком детальном управленческом учете не будет.

Разработку системы управленческого учета следует начать с анализа структуры предприятия, определения материальных, денежных, документационных потоков, выявления точек концентрации финансовых результатов. По итогам определяются объекты учета (бизнес-направления и центры ответственности), проводится классификация затрат на переменные и постоянные, прямые и косвенные. Проверяется возможность внедрения данных бухгалтерского учета в данные управленческого учета.

Важным этапом управленческого учета является процесс контроля – необходимо утвердить, с какой периодичностью будут сравниваться фактические показатели с плановыми, чтобы своевременно выявлять отклонения.

Отметим, что для утверждения системы управленческого учета нужны четкие регламентирующие документы, которые будут описывать основные правила учета. В частности, важно изначально грамотно разработать систему кодирования статей бюджета, статей затрат, центров ответственности, направлений деятельности. Также нужно утвердить состав управленческой отчетности, периодичность ее формирования и передачи руководству.

Кто должен вести управленческий учет в организации

В небольших организациях, где управленческий учет ведется параллельно с бухгалтерским, им занимается бухгалтерия. Она выгружает необходимые руководству данные из программы по мере необходимости и в том объеме, в котором нужно.

Если же руководству необходим подробный управленческий учет, то этим может заниматься отдельное подразделение.

В чем суть управленческого учета

В бухучете ведется синтетический учет издержек, и, кроме того, затраты группируются по экономическим элементам. А вот в управленческом учете издержки распределяются еще и по центрам финансовой ответственности и местам формирования внутри организации.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – это структурное подразделение, наделённое необходимыми ресурсами и ведущее деятельность в соответствии со своими правами и обязанностями. Степень детализации бюджетирования и учета показателей на уровне ЦФО определяется руководством – она должна быть достаточна для принятия управленческих решений, но не должна быть избыточна (когда издержки на сбор информации превышают пользу от ее использования).

Если нужна более мелкая детализация, то внутри ЦФО издержки могут рассчитываться по отдельным технологическим линиям, группам оборудования, по цехам или вспомогательным производствам.

Для оценки эффективности работы центра финансовой ответственности фактические показатели деятельности сравниваются с бюджетными (запланированными). В итоге оперативно контролируются и корректируются источники возникновения доходов и издержек.

Какие бывают ЦФО

Выделяют следующие виды ЦФО:

центры прибыли, то есть подразделения, зарабатывающие прибыль (это, например, магазины);
центры инвестиций – это подразделение, отвечающее за инвестиционный процесс, за эффективность использования капитальных вложений;
центры затрат или издержек – это подразделения, обслуживающие другие ЦФО и самостоятельно не генерирующие доходы (производственные цеха, выпускающие полуфабрикаты, аппарат управления – отдел кадров, секретариат, бухгалтерия, руководство). Такие ЦФО финансируются за счет центров прибыли;
центры доходов – подразделения маркетингово-сбытовой деятельности, отвечающие за выручку от продажи продукции, товаров, услуг, работ и за затраты на продажу. Именно эти ЦФО контролируют цены и объем деятельности.

Интегрированная система управленческого учета

Если управленческий учет полностью строится на данных бухгалтерского учета, то можно говорить об интегрированной системе. Как в этом случае строится управленческий учет?

Все первичные документы поступают в бухгалтерию, которая вводит их в программу. При этом бухгалтерия одновременно с бухгалтерским учетом делает необходимые записи для управленческого учета. То есть по каждому первичному документу формируются и управленческие, и бухгалтерские проводки. Данные учета группируются в специальных накопительных регистрах, далее регистры дополняются необходимыми расчетами в соответствии с потребностями управленческого учета.

Например, к счету 26 «Общехозяйственные расходы» открываются аналитические счета:

01 «Дирекция»;
02 «Секретариат»;
03 «Бухгалтерия» и т.д.

И далее проводки по отражению общехозяйственных затрат формируются по центрам ответственности с использованием указанных счетов аналитического учета, например: Дебет 26.01 – Кредит 10.

Иной вариант – это добавление в бухучет самостоятельного плана счетов управленческого учета. Тогда одновременно с проводкой в бухучете делается проводка в управленческом учете. И тем самым формируются сводные данные для управленческого учета. При этом управленческий план счетов должен позволять делать выборки данных по центрам ответственности, по видам продукции, по статьям доходов и расходов и т.д.

К примеру, в организациях торговли синтетический учет издержек ведется на счете 44 «Расходы на продажу». Но для целей управленческого учета необходимо разделить эти издержки по статьям затрат, например:

транспортные расходы;
расходы на оплату труда;
расходы на аренду помещения;
амортизация основных средств;
расходы на ремонт основных средств и т.д.

А для грамотного выделения видов издержек нужно сначала определить основные виды деятельности (операции), для каждого вида деятельности определить центр затрат и далее определить критерии распределения затрат на продукт или иной объект затрат. Кстати, распределение затрат на продажу по каждому виду товара порой является неэффективным в силу трудоемкости. Поэтому калькулирование нужно производить для групп товаров или классов товаров. Прямые затраты на основании первичных документов сразу относятся на товарные группы. А косвенные сначала распределяются между операциями, а потом между товарами. Оптимальная система учета издержек позволит своевременно корректировать товарную и ценовую политику организации.

Иногда лучшим вариантом управленческого учета является метод директ-костинга, о котором мы скажем ниже.

Автономная система управленческого учета

В этом случае управленческий учет ведется изолированно от бухгалтерского. Способ может быть любой – с использованием самостоятельного плана счетов управленческого учета (детализированного для целей управления до нужной степени) или с использованием регистров, автономный ввод данных в систему управленческого учета или же скачивание данных из бухгалтерского учета. Причем для управленческого учета может даже формироваться самостоятельная учетная политика.

Таким образом, ведутся две параллельные базы данных – бухгалтерская и управленческая.

Автономная система управленческого учета удобна, когда бухгалтерский учет существенно отличается от управленческого.

Директ-костинг как часть управленческого учета

Одна из подсистем управленческого учета это директ-костинг. При этом методе учета все затраты делятся на переменные и постоянные в зависимости от изменения объемов производства, и учет себестоимости для целей управленческого учета ведется только по переменным затратам. То есть на первом этапе маржинальная прибыль рассчитывается как разница между выручкой и переменными затратами. На втором этапе вычитают постоянные затраты и получают операционную прибыль.

Переменные затраты – это затраты на производство и реализацию продукции, которые изменяются пропорционально количеству выпущенной продукции. В их состав входят затраты на сырье, материалы, топливо, энергию, оплату труда, а также часть транспортных расходов.

Постоянные затраты не имеют пропорциональной связи с количеством выпущенной продукции. Их сумма сохраняется на более-менее постоянном уровне в течение периода. Это часть расходов на обслуживание и управление персоналом, налоги.

Так вот при директ-костинге как части управленческого учета готовая продукция и незавершенное производство оцениваются только по сумме переменных затрат. Постоянные же затраты сразу относятся на финансовый результат организации и не распределяются по видам продукции. В итоге организация получает данные о сокращенной себестоимости, когда она состоит не из всех затрат, а только из переменной части, что позволяет контролировать рентабельность производства конкретного вида продукции.

Однако нужно понимать, что в этом процессе важным является правильное разделение затрат на переменные и постоянные.