Работодатель может выдавать денежные средства под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды своим работникам, а также лицам, с которыми заключены ГПД. Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы.
Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц.
Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника.
По общему правилу, получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них в срок, установленный работодателем (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). То есть предоставить авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы, и вернуть остаток.
Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о расчетах с подотчетными лицами).
Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы? И нужно ли брать от работника заявление на удержание подотчетных сумм?
К слову, напомним, что закон не запрещает выдавать наличные деньги под отчет лицам, которые не отчитались за ранее полученные средства и имеют долг перед работодателем. Это же касается и безналичной выдачи денег под отчет.
Как удержать подотчетные суммы у работника
Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ. Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд.
Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой. В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно. Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника. Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев.
Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться согласие может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания. А можно предварительно получить заявление работника на удержание. Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ. Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.
И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.
Составляем заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты
Работник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольной форме. Заявление адресуется руководителю организации, содержит сведения о работнике, о дате получения денег под отчет, сумме, которую работник разрешает удерживать, а также дату, с которой может производиться удержание.
Заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты: образец
Приведем образец заполнения заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы работника.
Скачайте по этой теме из КонсультантПлюс
• образцы документов
• разъяснения по заполнению
Бонус! «ИИ-помощник»!
ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО
Реклама. ООО «Консультант Плюс — Корпоративные Решения»
