Несмотря на то, что все работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков, каждого из них все равно нужно отдельно предупреждать о скором начале отпуска.

Источник: Письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1

Ведь в статье 123 ТК прямо указано, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Т.е. за 14 суток до начала отпуска работнику нужно направить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме. Имейте в виду, что уведомлять о начале отпуска нужно не только тех работников, кто идет в очередной отпуск по графику, но и тех, кто запланировал взять дополнительный отпуск.