Ведь дарителям нужно следить за необлагаемым НДФЛ лимитом стоимости подарков - 4 тыс.руб. в год на каждого одаряемого. И если этот лимит превышен, придется исчислить налог и подать на одаряемого справку 2-НДФЛ.

Потому и нужен персонифицированный учет – неважно в каком виде и насколько детальный Письмо Минфина России от 08.05.2013 N 03-04-06/16327. То есть при стоимости подарка до 4 тыс.руб. вы не признаетесь налоговым агентом, но на всякий случай данные на одаряемых должны накапливать и суметь доказать налоговикам, что:

- конкретный получатель подарка не получил от вас еще несколько подарков и лимит в 4 тыс.руб. за год не превышен;

- собственно расходы на покупку подарков обоснованны. Это если вы хотите учесть их, например, в качестве рекламных или представительских.