Командировочные расходы и проводки
Работодатель направляет работника в командировку для выполнения служебного задания вне места постоянной работы и на конкретный срок. Работнику, как правило, оплачиваются проезд, проживание, суточные и другие согласованные с работодателем расходы (ст.166, 168 ТК РФ). Например, затраты на покупку оборудования для компании. Поэтому еще до начала командировки работнику выдается аванс (п.10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749, далее – Положения). Его перечисляют либо на банковскую карту работника, либо выплачивают из кассы.
Не позднее 3 рабочих дней после окончания командировки работник должен представить авансовый отчет (п.26 Положения, п.6.3 Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У) по унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55) или по форме, утвержденной организацией. Документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание, прикладываются к отчету. Размер суточных устанавливается локальным актом организации и за них работник никак отчитываться не обязан (Письмо Минфина от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711). Если руководитель утвердит отчет, то в соответствии с ним работник должен будет либо вернуть неизрасходованные подотчетные суммы, либо получить от работодателя возмещение за перерасход.
О заполнении и представлении авансового отчета после командировки читайте в Готовом решении в Консультантплюс.
Для этого получите бесплатный доступ к системе.
Командировочные расходы: проводки
Командировка работника предполагает отражение нескольких операций в бухучете. Ниже в таблице приведена возможная схема проводок. В ней исходим из того, что сотрудник, вернувшись из командировки, предоставил билеты на проезд и документы, подтверждающие расходы на проживание, с указанным в них НДС.
Командировочные расходы могут быть учтены как расходы по обычным видам деятельности или прочие расходы в зависимости от цели командировки (п.5, 7, 11 ПБУ 10/99). Они признаются в бухучете на основании авансового отчета (п.16, 18 ПБУ 10/99).
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
На дату выдачи аванса | ||
Выплачен аванс работнику |
71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
51 «Расчетные счета» (50 «Касса») |
На дату утверждения авансового отчета | ||
Учтены командировочные расходы на проживание и проезд (без НДС), а также суточные |
20 «Основное производство» (44 «Расходы на продажу», 91 «Прочие доходы и расходы») |
71 |
Отражен входной НДС по расходам на проживание и проезд |
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» |
71 |
Принят к вычету НДС по расходам на проживание и проезд |
68 «Расчеты по налогам и сборам» |
19 |
На дату расчетов с работником | ||
Выплачен перерасход работнику по авансовому отчету |
71 |
51 (50) |
Возвращен работником неизрасходованный остаток аванса |
51 (50) |
71 |
Налоговый учет командировочных расходов
Коротко о налоговом учете. Если работник представил документы, подтверждающие его командировочные расходы, то организация признает их для целей налогообложения прибыли на дату утверждения авансового отчета руководителем, чаще всего как прочие расходы (пп.12 п.1 ст.264, пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). При этом в доходы работника они не включаются.
Суточные в пределах 700 руб. по территории РФ и 2500 руб. за границей РФ не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п.1 ст.217, п.2 ст.422 НК РФ). Соответственно, если компания выплачивает работникам суточные в большем размере, то с сумм превышения должна будет исчислить и удержать НДФЛ, а также начислить взносы.
