Среднесписочная численность работников: как рассчитать

Среднесписочная численность работников – важный показатель для многих организаций и ИП. Когда нужна среднесписочная численность? Она имеет значение:

• для сдачи отчетности по налогам и взносам правильным способом – на бумаге или в электронном виде, ведь при численности более 100 человек представлять все формы нужно только по ТКС (абз. 2 п. 3 ст. 80 НК РФ). Правда, 6-НДФЛ и РСВ сдавать электронно надо, если за отчетный период выплаты были начислены в пользу хотя бы 10 физлиц (п. 2 ст. 230, п. 10 ст. 431 НК РФ);
• для включения в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ);
• для определения, должен ли работодатель размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России» (п. 3.2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 N 1032-1);
• для других целей.

Отметим, что для возможности применения спецрежимов таких, как УСН и ПСН, применяется показатель средней численности работников (пп. 15 п. 3 ст. 346.12, п. 5 ст. 346.43 НК РФ). Чем он отличается от среднесписочной численности – читайте ниже.

Отчетность по среднесписочной численности

До 2021 года сведения о среднесписочной численности нужно было сдавать отдельным документом. В форме была всего 1 страница, где помимо сведений о работодателе (наименование организации / ФИО ИП, а также ИНН, КПП) указывался код налогового органа, сама численность и дата, на которую она была актуальна (форма, утв. Приказом ФНС от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@). Но с 01.01.2021 отдельная форма больше не сдается, показатель отражается в РСВ.

Кроме того, среднесписочная численность указывается и в разделе 2 формы ЕФС-1, пришедшей на смену 4-ФСС.

Средняя и среднесписочная численность: в чем отличие

Средняя численность работников – более широкое понятие. В нее включаются (п. 73 Указаний, утв. Приказом Росстата от 30.11.2022 N 872, далее – Указаний):

• среднесписочная численность работников. То есть тех, кто трудится у данного работодателя по основному месту работы;
• средняя численность внешних совместителей;
• средняя численность работников, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (ГПХ).

Иными словами, среднесписочная численность считается именно исходя из списочного состава работников у данного работодателя, а в средней численности учитываются все, кто хоть как-то участвует в деятельности организации/ИП и получает за это плату. В том числе лица, нанятые по договорам ГПХ, которые с точки зрения ТК работниками вообще не являются (однако показатель называется «средняя численность работников»).

В списочную численность, исходя из которой считается среднесписочная, включаются в том числе работники, отсутствующие на своих рабочих местах по уважительным причинам. Это может быть отпуск, командировка, болезнь (по больничному), повышение квалификации с сохранением среднего заработка, выполнение общественных и государственных обязанностей, например, участие в судебном разбирательстве и др. (п. 75 Указаний). Кстати, каждый внутренний совместитель учитывается при подсчете среднесписочной численности как 1 работник (п. 76 Указаний).

Кого не учитывать при расчете среднесписочной численности персонала

Кроме упомянутых выше внешних совместителей и нанятых по ГПХ, некоторые списочные работники также не учитываются при подсчете среднесписочной численности. В их числе лица (п. 77.1 Указаний):

• в отпуске по беременности и родам;
• в отпуске по уходу за ребенком (кроме тех, кто, будучи в отпуске, работает на условиях неполного рабочего времени);
• в неоплачиваемом дополнительном отпуске в связи с обучением;
• призванные по мобилизации, а также добровольцы в период прохождения военной службы или оказания добровольного содействия ВС РФ (Информация Росстата «О статистическом учете и статистической отчетности»).

Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета

Среднесписочная численность работников (ССЧ) считается как среднее арифметическое.

Для расчета показателя за месяц нужно сложить списочную численность работников на каждый календарный день месяца (с 1 по 28, 29, 30 или 31 число), включая нерабочие дни, и разделить на число календарных дней в месяце (п. 74 Указаний). При этом число работников в выходной или нерабочий праздничный день (либо несколько таких дней, идущих подряд) признается таким же, как и в предшествующий ему рабочий день.

Если последний рабочий день уволенного работника выпал на пятницу, то уже с субботы этот работник исключается из расчета среднесписочной численности.

Формула расчета выглядит так (СЧ – списочная численность):

 

ССЧ за месяц = (СЧ на 1 число + СЧ на 2 число + ... + СЧ на последнее число месяца) / количество календарных дней в месяце

 

Для расчета показателя за год суммируется среднесписочная численность работников за все месяцы отчетного года и делится на 12 (п. 77.7 Указаний):

 

ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + ... + ССЧ за декабрь) / 12 месяцев

 

Аналогичным образом можно посчитать среднесписочную численность за любой период, к примеру, за I квартал.

Если в штате есть работники, которые трудятся неполный рабочий день, то по ним ССЧ считается отдельно. При этом нужно различать лиц, которым неполное рабочее время положено по Закону, – они учитываются в ССЧ как полностью занятые работники, и лиц, которым установлено неполное рабочее время по соглашению с работодателем. Вот для последней категории ССЧ считается по своей формуле (п. 77.3 Указаний):

 

ССЧ не полностью занятых работников за месяц = Общее количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц / Количество рабочих часов в месяце по производственному календарю

 

Дни, когда работник находился в отпуске или на больничном, включаются в число отработанных дней. При этом за каждый день отпуска/больничного учитывается столько же часов, сколько человек отработал в день, предшествующий отпуску/больничному.

В итоге среднесписочная численность всех работников за месяц определяется по формуле:

 

ССЧ за месяц = ССЧ полностью занятых работников за месяц + ССЧ не полностью занятых работников за месяц

Пример учета сотрудников на неполном рабочем времени

Допустим, в ООО «Калейдоскоп» есть два не полностью занятых работника. Один работает 4 часа в день, другой – 6 часов в день. Вместе за апрель они отработали 200 часов (4 ч х 20 раб. дн. + 6 ч х 20 раб. дн.) Организация работает по пятидневной рабочей неделе с 8-часовым рабочим днем. Рабочее время в апреле при 40-часовой рабочей неделе – 160 часов. Тогда ССЧ не полностью занятых работников за апрель: 200 ч / 160 ч = 1,25.

Если в результате расчетов получается не целое число, то значение округляется до двух знаков после запятой (п. 75 Указаний).

Пошаговая инструкция по расчету среднесписочной численности работников

Чтобы посчитать ССЧ за год при наличии не полностью занятых работников, действуйте так:

• определите ССЧ полностью занятых работников за месяц;
• определите ССЧ не полностью занятых работников за месяц;
• сложите полученные показатели. Это будет ССЧ за месяц в целом по работодателю;
• повторите указанные действия в отношении каждого месяца года;
• суммируйте полученные ССЧ за каждый месяц и разделите на 12.

Рассмотрим приведенный порядок действий на примере.

Шаг 1: посчитайте ССЧ сотрудников с полным рабочим днем

Дополним наш пример условием о том, что на 1 апреля в ООО «Калейдоскоп» трудились 26 полностью занятых работников. Но с 18.04 одна работница находится в отпуске по беременности и родам. На ее место пока никого не взяли.

Тогда ССЧ полностью занятых работников в апреле считается так: (26 чел. х 17 дн. + 25 чел. х 13 дн.) / 30 дн. = 25,57 чел.

Шаг 2: посчитайте ССЧ сотрудников с неполной ставкой

Как это сделать, рассмотрено выше. Воспользуемся ранее полученным значением ССЧ за апрель – 1,25 чел.

Шаг 3: посчитайте ССЧ всех сотрудников

Суммируем показатели ССЧ для полностью и не полностью занятых работников: 25,57 чел. + 1,25 чел. = 26,82 чел. Это и есть ССЧ за апрель для ООО «Калейдоскоп».

После подсчета ССЧ за отчетный период в РСВ переносится значение, округленное до целого.

Расчет ССЧ во вновь созданной организации

Как было указано выше, сегодня сведения о среднесписочной численности подаются в рамках РСВ. Соответственно, вновь созданная организация должна определить ССЧ за период с даты своей регистрации до окончания отчетного (расчетного) периода, за который она должна будет впервые подать РСВ. К примеру, компания создана в апреле. Значит, нужно будет посчитать ССЧ за период с апреля по июнь, указать ее в РСВ за полугодие и сдать форму не позднее 25.07.2023 (ст. 423, п. 7 ст. 431 НК РФ).

Вместе с тем, особенностью расчета в данном случае является то, что организация при определении ССЧ за месяц должна считать показатель исходя из числа всех календарных дней в месяце, а не только тех, которые приходятся на период ее деятельности (п. 77.8 Указаний). Аналогичная ситуация с расчетом ССЧ за отчетный период и год. Поясним на примере.

Пример расчета среднесписочной численности за месяц для вновь созданной организации

Организация создана 10 апреля 2023 года. В первую неделю деятельности списочная численность ее работников составляла 10 человек, с 18.04 – 22 человека. Тогда ССЧ за апрель будет равна: (10 чел. х 8 дн. + 22 чел. х 13 дн.) / 30 дн. = 12,2 чел.

А при подсчете среднесписочной численности за отчетный период (которая отражается в РСВ) суммарную численность работников за апрель-июнь нужно будет делить не на 3 месяца, а на 6. Поскольку этот расчет подается по итогам полугодия. Соответственно, при расчете ССЧ за год в знаменателе дроби нужно будет указать 12 месяцев (а не 9, если считать с даты создания организации).

Расчет по страховым взносам: количество застрахованных и ССЧ

Количество застрахованных лиц, которое отражается в строке 010 подраздела 1 расчета по взносам, необязательно совпадет со среднесписочной численностью. Так, эти показатели точно не совпадут, если организация (ИП) заключала договоры ГПХ. Ведь в количество застрахованных лиц нанятые по ГПД включаются, а в среднесписочную численность – нет.

Но даже в отсутствие договоров ГПХ число застрахованных и ССЧ запросто могут не совпасть, хотя бы из-за текучки кадров.

Допустим, в компании с начала года работает 10 человек. В марте уволились сразу трое сотрудников, 13.03 был их последний рабочий день. Поскольку в марте выплаты они еще получали, значит, и взносы с них начислялись. Поэтому за январь-март число застрахованных лиц в компании останется одинаковым – 10 человек.

А вот среднесписочная численность не будет равна 10. Ведь ССЧ за март составит: (10 чел. х 13 дн. + 7 чел. х 18 дн.) / 31 дн. = 8,26 чел.

Показатели ССЧ за январь и февраль – 10 чел., т. е. были равны количеству застрахованных лиц по РСВ.

Тогда ССЧ за I квартал составит: (10 чел. + 10 чел. + 8,26 чел.) / 3 месяца = 9,42 чел., что при округлении дает 9 чел.