Кадровая документация

Ни одна организация, имеющая наемных работников, не может обойтись без кадровой документации. Обязанность работодателя вести кадровый учет предусмотрена трудовым законодательством посредством указания на документы, которые должны оформляться в обязательном порядке при приеме работников на работу и в процессе их трудовой деятельности (например, трудовой договор, распоряжение о переводе и т.д.). В данной статье поговорим о том, какие кадровые документы обычно составляются работодателями.

Для чего нужна кадровая документация

Ведение кадрового учета, помимо того, что является прямой обязанностью работодателя, играет важную роль в регулировании трудовых отношений. В зависимости от того, какие цели преследует работодатель, могут оформляться документы, которые и не предусмотрены законодательством. Это означает, что нельзя недооценивать кадровую документацию как инструмент решения вопросов трудовой сферы.

Ведение трудовой книжки, например, является важным условием при назначении работнику пенсии, а уход в отпуск без вынесения соответствующего приказа может быть расценен как прогул.

Таким образом, кадровые документы фиксируют важные факты трудовой деятельности работника и решения работодателя по трудовым вопросам, которые нуждаются в документальном подтверждении.

Типы и виды документации по кадровым вопросам

Как уже было сказано ранее, некоторые документы оформляются в силу прямого указания закона, а некоторые – по инициативе работодателя. Для каких-то документов даже утверждены специальные формы, которые являются обязательными и несоблюдение которых может повлечь для работодателя негативные последствия.

Исходя из этого, выделим два типа документов:

обязательные;
дополнительные.

К первому типу документов, к примеру, относятся:

правила внутреннего трудового распорядка – регламентируют основные вопросы трудовой деятельности у данного работодателя, в том числе порядок приема на работу и увольнения, время работы и отдыха, права и обязанности работника и работодателя, ответственность сторон и др. (ст. 189 ТК РФ);
трудовой договор – соглашение между работником и работодателем, регламентирующее трудовые отношения между ними (ст. 54 ТК РФ);
трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника (ст. 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1:

Т-1 – приказ о приеме на работу;

Т-2 – личная карточка;

Т-3 – штатное расписание;

Т-5 – приказ о переводе;

Т-6 – приказ о предоставлении отпуска;

Т-8 – приказ о расторжении трудового договора и другие;

документы по охране труда и технике безопасности (инструкции, журналы инструктажей и т.д.);
положение о персональных данных и др.

Необязательными, но важными и полезными являются следующие документы:

личное дело работника (обязательно для госслужащих);
штатная расстановка;
коллективный договор (если работники потребуют его заключения, то становится обязательным) и др.

Ответственность

Трудовая инспекция обладает полномочиями по контролю за исполнением работодателем обязанностей, связанных с наймом работников, в том числе по ведению кадрового учета. В случае выявления нарушений на нерадивого работодателя будет наложен штраф (размер его будет зависеть от нарушения и обстоятельств, при которых оно было совершено), а должностное лицо, виновное в нарушении, может быть еще и дисквалифицировано. В отношении работодателя также в качестве наказания может быть применено приостановление деятельности.