Все о кассовой книге: как вести, как делать записи, как хранить 73

Кассовая книга – это регистр, который должны вести организации и их обособленные подразделения, ведущие операции с наличными денежными средствами. То есть получающие или расходующие наличность. Причем обязанность вести кассовую книгу не зависит:

• от применяемого режима налогообложения. То есть, скажем, организации на УСН и ЕСХН тоже должны вести кассовую книгу;
• от использования онлайн-кассы. То есть и при наличии ККТ кассовая книга обязательно должна быть.

Кассовая книга ИП

Часто спрашивают, а нужно ли вести кассовую книгу ИП. По законодательству такого требования нет. Дело в том, что предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов, иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, вправе не вести кассовые документы, в том числе и кассовую книгу (подп. 4.1, 4.6 п.4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). А по НК предприниматели на любом режиме налогообложения (ОСН, УСН, ПСН, ЕСХН) хоть какой-то учет, но ведут (учет только доходов, учет доходов и расходов или учет физпоказателей).

Если ИП работает в одиночку, то кассовая книга ему действительно ни к чему. Он и так знает, сколько наличных он получил, сколько кому передал.

А вот если ИП имеет наемных работников, которые имеют дело с наличными, то кассир предпринимателя может вести кассовую книгу для своих внутренних целей – для фиксации полученных в кассу и выданных из кассы наличных. Это поможет кассиру отчитаться перед предпринимателем за все наличные суммы.

Кассовая книга 2021

Кассовая книга должна вестись по утвержденной форме № КО-4 (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Если вы решите вести кассовую книгу на бумаге, используя типографскую форму, то кассовую книгу можно купить в канцелярском магазине.

Если решите вести кассовую книгу на бумаге на компьютере (без использования специальной бухгалтерской программы), то скачайте бланк кассовой книги и используйте его.

Кассовая книга организации: кто ведет

Кассовую книгу в организации ведет (п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• или кассир, назначенный руководителем и ознакомленный со своими обязанностями под роспись;
• или сам руководитель, если он решил вести кассовую книгу самостоятельно (принял ведение книги на себя).

Как вести кассовую книгу

Порядок заполнения кассовой книги утвержден Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, а также Указаниями, утвержденными Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Приведем основные правила (подп. 4.6 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

1. Кассовая книга заполняется только за те дни, когда были операции с наличными деньгами. В остальные дни листы кассовой книги заполнять не нужно.
2. Остаток на начало дня всегда равен остатку на конец предыдущего дня.
3. В течение дня в кассовую книгу заносятся записи о каждом приходном кассовом ордере (ПКО) и расходном кассовом ордере (РКО).
4. В конце дня кассир сверяет данные кассовой книги с данными РКО и ПКО, подводит итоги приходных и расходных операций за день, выводит остаток на конец дня.
5. Сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по расчетно-платежной ведомости, нужно отразить по строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».
6. В конце дня кассир подписывает соответствующий лист кассовой книги и передает книгу в бухгалтерию вместе со всеми РКО и ПКО.
7. Главный бухгалтер или бухгалтер (а в их отсутствие – руководитель) проверяет правильность заполнения кассовой книги, сверяет данные с РКО, ПКО, указывает дневное количество РКО и ПКО прописью и ставит свою подпись.

При этом кассовая книга может вестись (подп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• на бумаге и заполняться от руки;
• на бумаге, но заполняться с помощью компьютера;
• в электронном виде.

Кассовая книга: образец

Мы не будем приводить образец кассовой книги, поскольку трудностей ее заполнение вызвать не должно. Однако опишем основные принципы заполнения кассовой книги.

На титульном листе кассовой книги надо указать:

• полное наименование организации;
• код организации по ОКПО;
• наименование структурного подразделения (если имеется);
• год или иной период, на который заводится книга. Например, книга может вестись поквартально или помесячно. Но вести книгу более года нельзя.

В верхней части указывается номер листа, при этом нумерация должна быть сквозной.

Остаток на начало дня берется из строки «Остаток на конец дня» предыдущего листа.

В графе «Номер документа» указывается номер ПКО или РКО. В графе «От кого получено или кому выдано» указывается ф.и.о. соответствующего лица.

Номер корреспондирующего счета – это счета, с которыми корреспондирует счет 50 «Касса» по каждой операции. Например:

• при выдаче денег подотчет это счет 71;
• при получении наличных денег из банка это счет 51;
• при выдаче зарплаты это счет 70.

По строке «Перенос» внизу страницы указываются суммарные данные по графам «Приход» и «Расход» на этой странице.

Строка «Итого за день» — это суммарные обороты за день по графам «Приход» и «Расход». Остаток на конец дня считается по следующей формуле:

 

Остаток на конец дня = Остаток на начало дня + Оборот по графе «Приход» за день – Оборот по графе «Расход» за день

 

По строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии» отражаются суммы, зарезервированные под выдачу зарплаты и социальных выплат.

Ниже бухгалтер или главный бухгалтер прописью указывает количество приходных и расходных кассовых ордеров (по отдельности).

Лист кассовой книги: сколько экземпляров заполняется

Если кассовая книга ведется от руки с использованием типографской формы, то первая часть (неотрывная) заполняется шариковой ручкой. Она остается в кассовой книге. А вторая часть (отрывная) заполняется под копирку. Это отчет кассира. Эта часть в конце дня отрывается и хранится в бухгалтерии вместе с ПКО и РКО.

Как заполнить лист под копирку? Предварительно нужно согнуть лист по линии отреза, подложить отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для того, чтобы сделать записи после строки «Перенос», отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи на оборотной части неотрывной части листа (Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Если кассовая книга изготовлена типографским способом, то перед началом использования ее надо прошить. Затем каждый лист книги надо пронумеровать, на последней странице книги поставить печать и сделать запись: «В кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Эту запись надо заверить подписями руководителя и главного бухгалтера (Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Безусловно, вести кассовую книгу от руки не очень удобно. Поэтому проще заполнять кассовую книгу на компьютере, например в специальной бухгалтерской программе, и распечатывать. В этом случае заполняется лист кассовой книги за день, а в конце рабочего дня он распечатывается в 2-х экземплярах. Оба листа должны быть пронумерованы. Далее кассир подписывает оба листа. Первый лист остается у кассира, второй (идентичный) передается в бухгалтерию вместе с ПКО и РКО.

Сшивать первые экземпляры листов кассовой книги, которая ведется на компьютере, нужно не реже, чем раз в год. Перед этим нужно распечатать титульный лист и последний лист кассовой книги, на последнем листе надо указать общее количество листов книги. Все листы сшиваются, нумеруются, на последней странице ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера для заверения записи о количестве листов в книге. То есть получается стопка сшитых между собой листов кассовой книги.

Электронная кассовая книга

Кассовая книга может вестись полностью в электронном виде, то есть и заполняться на компьютере, и подписываться электронными подписями кассира и главного бухгалтера. Причем это должны быть квалифицированные усиленные ЭП (подп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Кассовая книга, подписанная квалифицированной ЭП, равнозначна документу на бумаге, подписанному собственноручными подписями (ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Отметим, что квалифицированная ЭП выдается на конкретное физлицо. То есть в случае увольнения кассира или главного бухгалтера, придется получать новую подпись на нового сотрудника.

При ведении кассовой книги в электронном виде ее можно не распечатывать и не сшивать. Однако мы советуем по итогам года все-таки распечатать кассовую книгу и дополнительно хранить ее на бумаге, заверив в общем порядке. Это минимизирует риски потери файла с книгой. Кроме того, в случае запроса налоговиками кассовой книги в ходе проверки, у вас уже будет на руках готовый экземпляр.

Как долго хранить кассовую книгу

Кассовую книгу нужно хранить в течение 5 лет после окончания года, за который она заполнялась (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Кассовая книга подразделения

Если обособленное подразделение организации ведет операции с наличными денежными средствами (получает их и выдает), то оно должно вести свою кассовую книгу. И неважно, открыт ли при этом у ОП банковский счет.

Порядок ведения кассовой книги обособленным подразделением точно такой же, как и самой организацией. При этом показатели кассовой книги обособленного подразделения не нужно отражать в кассовой книге самой организации. То есть в организации и в ОП ведутся две самостоятельные кассовые книги.

Вместе с тем, если ОП сдает деньги в кассу организации по ПКО, то эта операция пройдет через кассовую книгу организации (подп. 5.3 п. 5 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). А если ОП ведет операции с наличностью, однако не хранит денежные средства, а в конце рабочего дня полностью сдает их в кассу организации, то ОП может не вести кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

А как часто ОП должно передавать листы кассовой книги в бухгалтерию организации? Этот срок устанавливает руководитель организации с учетом того, что данные кассовой книги используются при составлении единой отчетности по организации.

Исправления в кассовой книге: допустимы ли

Если кассовая книга ведется на бумаге (неважно от руки или заполняется на компьютере и распечатывается), то исправить в ней неправильные записи возможно. Нужно зачеркнуть неправильную запись, рядом сделать правильную, указать дату исправления и проставить ф.и.о. и подпись кассира и бухгалтера.

А вот если велась электронная кассовая книга, то после ее подписания ЭП никакие исправления уже не вносятся (подп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).