О сроках

Завершить обязательную годовую инвентаризацию надо до 31 декабря. Ее цель – подтвердить, что данные годовой бухгалтерской отчетности соответствуют действительности. Поэтому при годовой инвентаризации проверяйте наличное имущество и все, что отражено в отчетности.
Инвентаризацию основных средств проводят 1 раз в 3 года. И если вы провели ее в 4 квартале 2020 г. и позже, можете в этом году ОС не инвентаризировать.

О документах

Составьте приказ о годовой инвентаризации. Укажите в нем, какие работники входят в инвентаризационную комиссию, что и где они будут проверять.
Для оформления результатов инвентаризации разработаны описи и акты – унифицированные формы. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов программа заполнит автоматически. Если есть – внесите фактические данные вручную.
По итогам годовой инвентаризации комиссия обычно оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполните ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.
Примеры оформления всех перечисленных бумаг – в Типовой ситуации.

О кассе

При инвентаризации кассы комиссия пересчитывает наличные деньги и сверяет с остатком по кассовой книге. Результат проверки оформляют актом ИНВ-15. Как выглядит заполненный акт можно посмотреть в Типовой ситуации.

О расчетах

Для инвентаризации расчетов с контрагентами или бюджетом понадобятся акты сверки. В случае с контрагентом, вместо акта подойдет его письмо с указанием задолженности. А в случае с бюджетом – справка о состоянии расчетов.
Проверьте сальдо по счетам 70, 71, 73 по каждому работнику. А еще – вовремя ли подотчетники сдают авансовые отчеты и правильно ли они оформлены.
Результаты инвентаризации расчетов зафиксируйте в акте ИНВ-17, пример его заполнения – в Типовой ситуации.
Выявленную при инвентаризации безнадежную дебиторку включите в бухгалтерском и налоговом учете в расходы, а безнадежную кредиторку или кредиторку без подтверждающих документов – в доходы.

Об ОС и ТМЦ

В ходе инвентаризации ОС и ТМЦ комиссия проверяет их наличие и возможность использования по назначению.
Результаты инвентаризации ОС оформляют описью ИНВ-1, а ТМЦ – описью ИНВ-3 – все данные описей программа заполнит автоматически. Если комиссия найдет расхождения между фактическими и учетными данными, исправьте фактические данные в описи в бухгалтерской программе. Тогда программа сама составит сличительную ведомость: для ОС – ИНВ-18, для ТМЦ – ИНВ-19.
Примеры заполнения описей и ведомостей для ОС и ТМЦ – в Типовых ситуациях.

Об излишках

Излишки оприходуйте по ведомостям ИНВ-18 и ИНВ-19, стоимость определите по учетной цене, то есть по цене покупки имущества тех же наименований. Ее бухгалтерские программы ставят в документе на оприходование по умолчанию.
В налоговом учете рыночную стоимость оприходованных излишков включите в доходы.

О недостачах

Недостачу ТМЦ зафиксируйте в инвентаризационной описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19. А недостачу ОС – в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18. С материально ответственного лица возьмите объяснение о причинах недостачи.
В налоговом учете недостачу ТМЦ в пределах норм естественной убыли сразу спишите в расходы. Сверхнормативные потери и недостачу ТМЦ, по которым нет норм естественной убыли, возмещает материально ответственное лицо или другой виновный. После этого возмещение учитывают в доходах, а стоимость пропавшего имущества - в расходах.
Если ущерб возмещать некому, для учета расходов нужен документ, подтверждающий отсутствие виновных. Так, при хищении надо написать заявление в ОВД и получить постановление о приостановлении предварительного следствия или дознания из-за того, что виновное лицо не установлено НДС при недостаче восстанавливать не надо.

О пересортице

Пересортица – одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта ТМЦ одного наименования. Например, излишек апельсинов "Голд" и недостача апельсинов "Ред".
В бухучете такие излишки и недостачи можно зачесть внутренними проводками по счетам 10, 41 или 43. И только потом списывать недостачи или оприходовать излишки.
В налоговом учете зачет по пересортице делать нельзя.