Об обязательности

График отпусков должны утвердить все работодатели. Исключение – микропредприятия, которые заключают с работниками типовые трудовые договоры. Штраф за отсутствие графика отпусков – 25 000 руб. для малых предприятий, 50 000 руб. – для остальных компаний.
В график впишите всех работников, включая внешних и внутренних совместителей, кроме работников по срочным трудовым договорам до 6 месяцев.
График обязателен для работодателя и работников, его нельзя изменить по инициативе одной стороны, кроме случая, когда у сотрудника есть право на отпуск в удобное время.

Об утверждении

График отпусков на 2023 год нужно утвердить не позднее 16.12.2022. К этому времени надо договориться с персоналом и зафиксировать даты отпусков в графике.
Используйте унифицированную форму Т-7 или ту, что предложит учетная программа. Руководителю достаточно поставить на графике визу «Утверждаю», издавать отдельный приказ об этом не нужно.
Ознакомьте работников с графиком отпусков под роспись. Для этого дополните документ еще одной графой или заведите ведомость, где работник поставит дату ознакомления и подпись.
Пример оформления графика – в Типовой ситуации.

О продолжительности отпуска

Продолжительность ежегодного отпуска большинства работников – 28 календарных дней за рабочий год, праздничные дни сюда не входят.
Рассчитывать дни отпуска пропорционально отработанному времени закон не требует. Отпуск за текущий рабочий год предоставьте полностью – частично за уже отработанные дни, частично – авансом.
Новый сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев работы. Но, по соглашению сторон, вы можете предоставить его как раньше, так и позже.
Определить продолжительность отпуска работника поможет Калькулятор отпускного стажа.

О разделении на части

По согласованию с работником ежегодный отпуск можно разделить на части, но одна из них должна быть минимум 14 дней. Остаток разрешено дробить как угодно, даже по одному дню, главное – договориться об этом и зафиксировать в графике. Но только на выходные дни предоставлять отпуск нельзя.

О неиспользованных отпусках

Неиспользованные ежегодные отпуска за прошлые периоды не сгорают, неважно, за сколько лет работы они накопились. Работник должен их отгулять.
Отпуск за прошлые периоды можно включить в график отпусков, а можно предоставить и вне графика по заявлению работника.
Заменить накопившиеся дни основного отпуска денежной компенсацией нельзя. А какие можно – читайте в Типовой ситуации.

Об удобном отпуске

На него имеют право женщины перед декретом или после него, один из родителей детей-инвалидов либо многодетный родитель. Полный список таких работников – в Типовой ситуации.

Об изменении графика

Изменения в график отпусков вносите при переносе отпуска. Работник должен написать заявление, указав причину переноса и новые даты отпуска. На основании заявления оформите приказ и передайте на подпись руководителю.
В графике отпусков укажите реквизиты приказа о переносе отпуска и новую дату его начала. Приказ о внесении изменений в график издавать не нужно. Примеры заявления и приказа о переносе – в Типовой ситуации.