Расходы на ГСМ | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 7 от 2019 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ
Добавить в «Нужное»

Семинар «Автотранспорт: кадры, учет, налоги», актуально на 28 августа 2019 г.

Содержание

Расходы на ГСМ

Нормы расхода топлива от Минтранса

Обязательных норм по расходу ГСМ для целей налогообложения нет. Однако удобнее, чтобы они были для внутреннего контроля. Иначе вам будет сложно посчитать, сколько бензина или дизельного топлива ушло на «служебный» пробег автомобиля.

Большинство компаний ориентируются на Методические рекомендации Минтранса № АМ-23-р от марта 2008 г. И правильно делают, поскольку именно с ними обычно сверяются налоговики, хотя Рекомендации формально и не обязательны к применениюПисьмо Минфина от 22.03.2019 № 03-03-07/19283.

Отмечу, что Методические рекомендации очень хорошо проработаны. Помимо базовой нормы на 100 км пробега для конкретной модели легкового автомобиля, там установлены повышающие коэффициенты к норме. Они зависят, к примеру, от времени года, величины населенного пункта, количества остановок.

Чтобы рассчитать нормативный расход топлива, базовую норму скорректируйте на коэффициенты, учитывающие условия эксплуатации. А результат умножьте на пробег в километрах и разделите на 100. Приведу пример.

Пример. Расчет нормативного расхода топлива легкового автомобиля

/ условие / В июле пробег служебного автомобиля Kia Rio 1.4 (2009 года выпуска) — 208 км, все поездки — по Москве. Базовая норма расхода — 8,6 л/100 км. Коэффициенты: 10% — за возраст автомобиля, 35% — за работу в Москве.

/ решение / Базовую норму увеличиваем на 45%10% + 35% = 45%, получаем — 12,47 л/100 км8,6 л/100 км + 8,6 л/100 км х 45% = 12,47 л/100 км. Нормативный расход на 208 км — 25,94 л12,47 л/100 км x 208 км = 25,94 л.

Что касается грузовиков, то к базовой норме расхода прибавляется дополнительный расход, который зависит от того, груз какой массы и на какое расстояние перевезен. Например, для грузовых машин с бензиновым двигателем максимальное увеличение составит 2 л на тонну груза в расчете на 100 км пробега.

Учтите, если вы будете списывать топливо для грузовиков по нормативам из Методических рекомендаций, то в форму путевого листа нужно будет включить данные о пробеге с грузом и массе груза. Только так можно соблюсти алгоритм расчета норматива, предусмотренный в документе. А если автомобиль еще и ездит не только по городу, но и за его пределами, то, чтобы применить повышающий коэффициент для расхода ГСМ в городском цикле, необходимо отдельно выделять пробег по городу.

Разрабатываем свои нормы расхода ГСМ

Если по каким-либо причинам Методические рекомендации Минтранса вам не подходят, то первый вариант решения — разработать свои нормы. Второй вариант — воспользоваться услугами специализированной фирмы, конечно небесплатно. Но этот способ мы рассматривать не будем, остановимся на первомПисьмо Минфина от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67.

Если вам не важна идеальная точность, возьмите расход из техдокументации производителя и умножьте его на все те коэффициенты, что предусмотрены Методическими рекомендациями. А для грузовика добавьте дополнительный расход горючего в расчете на перевозку тонны груза на 100 км. Эта величина в Рекомендациях по маркам и моделям не делится.

Если же вы предпочитаете точно знать, сколько топлива сжигает каждая конкретная машина, нужно сделать контрольный замер расхода горючего и оформить его актом. Брать данные техдокументации в этом случае не стоит. Жизнь показывает, что производители нередко чересчур оптимистичны в оценке расхода горючего, которую они указывают. Никогда машина не потребляет горючего столько, сколько заявлено в инструкции к ней. Реальный расход обычно больше.

Если фирма впоследствии рассчитывает использовать минтрансовские коэффициенты, достаточно одного замера. Только нужно проводить его в условиях свободных дорог и без груза. Если же коэффициенты из Методических рекомендаций компанию не устраивают, замеров должно быть куда больше. Все зависит от той степени точности, к которой вы стремитесь. Зафиксировать актами можно расход на 100 км с грузом/без груза, в городе/за городом, по пробкам/без пробок, зимой/летом и т. д.

Имейте в виду, если вы утвердите нормы расхода ГСМ, а затем сами же будете оплачивать расход в большем размере, проверяющие и суд могут посчитать расходы на сверхнормативное топливо экономически неоправданными.

И учтите: если не будет внятных документов под свои нормы, ИФНС будет перепроверять расход ГСМ по Методическим рекомендациям.

Приобретение ГСМ за наличные

Компании обычно приобретают топливо за наличный расчет либо по топливным картам. Для учета топлива используют счет 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо». Списание топлива по кредиту этого субсчета нужно отражать строго по путевым листам либо на основании данных электронной системы контроля.

При оплате наличными ГСМ оприходуйте по чекам АЗС и авансовым отчетам водителей. В бухгалтерском учете проводки будут такие.

Содержание операцииДтКт
Выданы под отчет деньги для покупки ГСМ71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»
Оприходованы ГСМ10-3 «Топливо»71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Включена в затраты стоимость ГСМ20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)10-3 «Топливо»

Конечно, если вдруг что-то не так, например ККТ не зарегистрирована, налоговики не примут наличные расходы на ГСМ. Также они могут попытаться включить эти суммы в доход водителя, облагаемый НДФЛ и взносами. Правда, от последних претензий в суде, вы, скорее всего, отобьетесь. Еще в 2009 г. ВАС решил: если организация приняла авансовый отчет, значит, ее все устроило, работник ей ничего не должен и никакого дохода у него нетПостановление Президиума ВАС от 03.02.2009 № 11714/08.

Также при покупке топлива за наличные могут возникнуть проблемы и с НДС. Поскольку при таком расчете АЗС выдают только чеки без счетов-фактур. Да, ВАС сказал, что вычет возможен и по чекам. Но Минфин с этим по сей день так и не согласилсяПостановление Президиума ВАС от 03.02.2009 № 11714/08; Письма Минфина от 26.03.2019 № 03-07-09/20252, от 12.01.2018 № 03-07-09/634.

Вывод: чтобы избежать проблем, горючее лучше приобретать по топливным картам, а не за наличку.

Приобретение ГСМ по топливным картам

Приобретение ГСМ по топливным картам отражают по накладной или акту оператора системы топливных карт, которые он составляет по итогам месяца. А сумма, перечисленная ему в начале месяца, считается авансом.

Что касается самой карты, то стоимость ее изготовления списывают единовременно. Сами карты учитывают на забалансовом счете, например 012, как бланки строгой отчетности, в условной оценке 1 руб. за одну карту. Имейте в виду, что топливная карта — не денежный документ и выдавать ее под отчет не надо. Для учета движения карт достаточно простой ведомости. В ней указывают дату, ф. и. о. работника, сдавшего карту, и работника, принявшего карту, и они ставят свои подписи. Если карта привязана к автомобилю, пусть эта ведомость лежит в нем. Бухгалтеру достаточно просматривать ее раз в месяц.

Проводки по учету ГСМ по топливным картам сделайте следующие.

Содержание операцииДтКт
Топливные карты приняты к забалансовому учету в условной оценке012 «Бланки строгой отчетности»
Пополнен баланс топливной карты60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»51 «Расчетные счета»
Приняты к учету ГСМ, отпущенные по картам10-3 «Топливо»60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Зачтен аванс в счет оплаты ГСМ60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»
Стоимость топлива учтена в расходах20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)10-3 «Топливо»

Учет топлива, израсходованного на личные нужды водителя

Теперь давайте разберемся, что делать, когда сотруднику дозволено использовать рабочий автомобиль для своих нужд. При этом за израсходованное в личных целях топливо он вносит деньги в кассу либо вы удерживаете их из его зарплаты. И первый вопрос, который сразу возникает: есть ли здесь реализация горючего работнику или нет?

Конечно, никакой реализации здесь нет. Вы всего лишь получаете компенсацию собственных затрат. Учтите, что стоимость топлива, потраченного работником на личные нужды, нельзя включить в расходы ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Также НДС, приходящийся на нее, нельзя принять к вычету.

В бухучете расчеты с работником можно оформить такими проводками.

Содержание операцииДтКт
Учтена стоимость топлива, израсходованного водителем на непроизводственные цели94 «Расчеты по претензиям»10-3 «Топливо»
Учтен НДС по топливу, израсходованному водителем на непроизводственные цели94 «Расчеты по претензиям»19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
Отнесена на расчеты с водителем стоимость топлива (с учетом НДС)73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»94 «Расчеты по претензиям»
Стоимость топлива удержана из зарплаты водителя70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Водитель внес деньги в кассу50 «Касса»73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Что касается НДС, то счет-фактуру либо кассовые чеки (если талоны и карты не используете) нужно зарегистрировать в книге покупок за минусом налога, приходящегося на стоимость топлива, потраченного водителем в личных поездках.

В налоговом учете расчеты с водителем вообще показывать не надо. В расходы нужно включить только ту стоимость топлива, которая приходится на служебные поездки.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
РСВ за 9 месяцев
КОРОНАВИРУС
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
ОПРОС
Удалось ли вам использовать пандемию коронавируса как форс-мажор?
Да, нам снизили административный штраф
Да, контрагент не стал требовать пени за просрочку
Нет, никому нет дела до наших проблем
ИНДЕКСЫ
в России Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.4%
июль 2020 г.
45000000
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

4.25%
ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Ю-СофтПрезентация диплома ACCA «Финансы и управление бизнесом» на русском языке
Нужное