Путевые листы с 1 сентября 2023 г.

Да, нужен. Вот основания.

Устав автотранспорта — путевой лист должны оформлять все, кто использует автотранспорт для перевозок грузов либо пассажиров. Исключение — вы сдаете автомобиль в аренду без экипажап. 1 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ.

Налоги и бухучет — путевой лист нужен для учета расходов на ГСМ. Он подтверждает использование автомобиля для служебных целей и его пробег для списания ГСМ. Исключение — на автомобиле установлена электронная система контроля пробега и расхода топливаПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.

ГСМ: нормы и учет расходов

ГИБДД накажет за отсутствие или неправильное оформление путевого листа

Административный штраф: как уплатить и учесть

Как учесть штраф за нарушение ПДД

Обязательной формы нет.

Можете взять образец из учетной программы, разработать свой или использовать унифицированную форму. Главное — в ней должны быть все обязательные реквизитыСостав сведений путевого листа, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Путевой лист можно составить на бумаге или в электронном виде. Электронный путевой лист по формату ФНС можно заполнить в учетной программе или в ГИС ЭПД — Государственной информационной системе электронных перевозочных документов.

Срок действия путевого листа

Путевой лист можно оформить на 1 день, несколько дней, неделю или месяц.

В путевом листе сроком более 1 дня проставьте даты начала и окончания срока действияп. 3 Состава, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Лицо, оформившее путевой лист — полное наименование, адрес по ЕГРЮЛ, номер телефона и ОГРН организациип. 4 Состава, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Сведения о транспортном средствеп. 5 Состава, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390:
•тип автомобиля — легковой или грузовой, его марка, модель и регистрационный номер
•дата и время выезда и возвращения на парковку
•показания одометра при выезде и возвращении
•отметка «Выпуск на линию разрешен» об успешном предрейсовом контроле технического состояния автомобиля. Для легковушек, используемых для собственных нужд, отметка необязательнапп. 2, 13 Порядка, утв. Приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9

Сведения о водителеп. 6 Состава, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390:
•ф. и. о.
•с 01.09.2023: серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС
•отметка об обязательном медосмотре: число, месяц, год, время проведения; ф. и. о. и подпись медработника; название медицинской организации, если он состоит в ее штате
•запись «Прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр»п. 12 Состава, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390; п. 25 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 30.05.2023 № 266н

С 01.09.2023 в отметке можно не указывать реквизиты лицензии на проведение предрейсовых осмотровп. 12 Состава, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 (ред., действ. до 01.09.2023).

Водители обязаны проходить предрейсовые, предварительные и периодические медосмотры, психиатрическое освидетельствование, а при перевозке пассажиров и опасных грузов — также послерейсовые медосмотрыч. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ; ст. 220 ТК РФ.

Медосмотр: как оплатить и учесть

Вид перевозкип. 7 Состава, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390

Вид сообщения зависит от того, где ездит автомобиль: городское, пригородное, междугородноеп. 8 Состава, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Если в течение дня или иного периода действия путевого листа автомобиль задействован в нескольких видах сообщения, указывают их все.

Маршрут следования, пробег, расход топлива

Эти реквизиты не предусмотрены Минтрансом, но нужны налоговикам, чтобы контролировать служебное использование автомобиля и обоснованность расходов на ГСМПисьмо Минфина от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.

Можно не указывать, если автомобиль оборудован электронной системой контроля пробега и расхода топливаПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.

Ответы на ГСМ-вопросы про учет и оформление

Путевой лист легкового автомобиля на день

05.09.2023 водителю ООО «Альфа» Сазонову Ю.Ю. выписали путевой лист для перевозки генерального директора по Москве.

Путевой лист легкового автомобиля на месяц

01.09.2023 водителю ООО «Альфа» Сазонову Ю.Ю. оформили путевой лист на месяц для перевозки генерального директора по Москве и области. Всего было четыре поездки: 5, 11, 17 и 30 сентября.

Путевой лист грузового автомобиля

Водителю ООО «Альфа» предстоят два рейса для перевозки грузов в собственных нуждах компании: 8 и 9 сентября 2023 г. Ему выписали путевой лист № 28 на 2 дня.

Сейчас вести такой журнал вы не обязаны. Но если он вам нужен, например для контроля движения путевых листов, можете заполнять журнал по унифицированной форме.

Первичные документы: оформление, принятие к учету, исправление