Как оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях

Оформить использование личного имущества работника в служебных целях можно тремя способами. Что это за способы? Узнайте из консультации.

Компенсация за использование личного автомобиля

Если работа сотрудника носит разъездной характер и он не прочь выполнять ее на своем личном автомобиле, то можно заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Размер и порядок ее выплаты устанавливаются трудовым договором или отдельным соглашением (ст. 188 ТК РФ).

Образец соглашения об использовании личного авто работника в служебных целях можно посмотреть здесь.

Для получения компенсации и возмещения расходов понадобятся (Письмо ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@):

• заявление работника. Примерную его форму можно скачать здесь;
• копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
• документы, подтверждающие расходы на ГСМ.

 

Налог на прибыль. Компенсация за легковой автомобиль учитывается в составе прочих расходов, связанным с производством и реализацией, в пределах следующих норм (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Обращаем внимание, что платить сотруднику возмещение в большей сумме, нежели указанные нормативы, никто не запрещает, просто «все что сверху» учесть в налоговых расходах не получится.

К слову, в указанные нормативы уже заложена и стоимость затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Она не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам (Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366).

 

НДФЛ. Все виды законодательно установленных компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Это означает, что платить налог с суммы компенсации, определенной соглашением об использовании авто, не надо (Письмо Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).

 

Страховые взносы. Сумма компенсации, прописанная в соглашении, страховыми взносами также не облагается, ввиду того, что это компенсационные выплаты (Письмо Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).

Договор безвозмездного пользования автомобилем

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно и договором безвозмездного пользования (договором ссуды). По этому договору работник передает вещь (в данном случае автомобиль) в безвозмездное временное пользование работодателю, который обязуется вернуть эту вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (ст. 689 ГК РФ).

 

Образец договора можно скачать здесь.

 

Налог на прибыль. В данном случае у работодателя образуется доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом. Он включается в состав внереализационных доходов в размере, определенном исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ч. 2 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина от 19.04.2021 N 03-03-06/1/29310). Стоимость самого имущества, полученного в пользование, в доход не включается (п. 1 ст. 689 ГК РФ).

Расходы на содержание авто можно учесть при налогообложении прибыли (пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 2 ст. 260 НК РФ, Письмо Минфина от 24.07.2008 N 03-03-06/2/91).

 

НДФЛ. При передаче автомобиля по договору безвозмездного пользования у работника не возникает налоговой базы по НДФЛ, так как работодатель ему при этом ничего не платит (ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

 

Страховые взносы. При получении автомобиля в безвозмездное пользование страховые взносы начислять не надо по той же причине, почему и не нужно платить НДФЛ (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Договор аренды автомобиля

Между организацией и работником может быть заключен договор аренды личного автомобиля последнего с экипажем или без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).

Форму договора аренды автомобиля с экипажем можно скачать здесь.

Для документального подтверждения трат в виде арендной платы помимо договора понадобится еще и акт приемки-передачи ТС. А для подтверждения платы за управление и техническую эксплуатацию автомобиля — акт или иной документ, подтверждающий оказание услуг (п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

 

Налог на прибыль. Стоимость аренды автомобиля учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Там же при заключении договора аренды с экипажем учитывайте и плату за управление ТС и его техническую эксплуатацию (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495).

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (расходы на ГСМ, мойку, шиномонтаж), учитывайте в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, или в качестве материальных, но только если эти затраты возложены на организацию договором (пп. 2 п. 1 ст. 254, ст. 263, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Затраты на техобслуживание учитывайте в налоговых расходах, только если арендуете автомобиль по договору аренды без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 644 ГК РФ).

 

НДФЛ. С доходов работника в виде арендной платы НДФЛ должен быть начислен, удержан и перечислен в бюджет.

То же самое касается и платы за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если заключен договор аренды с экипажем. НДФЛ удерживайте со всей суммы платежа по договору (пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

 

Страховые взносы. При аренде автомобиля без экипажа страховые взносы начислять не надо, так как плата за право пользования имуществом объектом обложения не является (п. 1 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 01.11.2017 N 03-15-06/71986).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только на вознаграждение за оказание услуг по договору аренды (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).