Как проверить контрагента в целях проявления должной осмотрительности
Законом не установлена ни обязанность проводить проверку контрагентов, ни порядок ее проведения. Тем не менее она позволит вам избежать целого ряда проблем. В частности, снизить риски налогового спора. В ходе ее проведения нужно изучить и проверить имеющуюся информацию о деятельности контрагента. А также правильно оформить документы по результатам проверки, ведь они послужат доказательствами проявленной вами должной осмотрительности при выборе контрагента.
Когда и зачем нужно проверять контрагента
Цель проверки контрагента – удостовериться в его добросовестности при ведении бизнеса. Проводить проверку следует перед заключением договора с новым контрагентом.
Проведение таких проверок позволит вам «отсеять» недобросовестных контрагентов еще на стадии знакомства с ними и избежать, в частности:
- финансово-хозяйственных потерь. Если контрагент окажется мошенником или банкротом, вы можете недополучить часть своей прибыли, даже обратившись в суд;
- ухудшения деловой репутации. Если проблемы с контрагентами будут повторяться, пристальное внимание налоговиков к вашей деятельности, участие в судебных спорах и т.д. могут снизить вашу привлекательность как делового партнера;
- претензий налоговых органов. Налоговики стараются выявить факты незаконного уменьшения налоговых обязательств (получения необоснованной налоговой выгоды). Для этого они проверяют реальность, экономический смысл и деловую цель сделок. А также то, исполнено ли обязательство лицом, являющимся стороной договора (п.п. 1, 2 ст. 54.1 НК РФ, п. 2 Письма ФНС от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@).
Расходы и вычеты НДС окажутся под угрозой, если ИФНС обнаружит, что вашим контрагентом является, например, фирма-однодневка или «техническая» компания (п. 4 Письма ФНС от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@, п. 13.1 Приложения к Письму ФНС от 13.07.2017 N ЕД-4-2/13650@, Письмо ФНС от 31.10.2017 N ЕД-4-9/22123@).
При этом проверяющие уделяют особое внимание тому, проявила ли организация должную осмотрительность при выборе контрагента. Для этого они изучают обстоятельства выбора контрагента и меры, предпринятые для проверки его добросовестности (п.п. 13 – 15 Письма ФНС от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@, Письмо ФНС от 23.03.2017 N ЕД-5-9/547@).
Таким образом, надлежащим образом проведенная проверка позволит вам:
- не заключить сделку, из-за которой у вас будут проблемы с налоговиками;
- избежать негативных налоговых последствий по сделке, если контрагент все-таки окажется недобросовестным. Но для этого документы, оформленные по результатам проверки, должны доказывать, что вы проявили должную осмотрительность и не могли знать о его недобросовестности (п. 3 ст. 54.1 НК РФ; п.п. 20, 21 Письма ФНС от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@).
Кто такой недобросовестный контрагент
Недобросовестный контрагент – это организация или ИП, которые не исполняют свои обязательства перед партнерами и (или) бюджетом. С позиции налогового контроля контрагент признается недобросовестным, если его главной целью являлось получение необоснованной налоговой выгоды, а не дохода от коммерческой деятельности.
Признаками недобросовестности контрагента могут являться, в частности (Письма Минфина от 17.12.2014 N 03-02-07/1/65228, ФНС от 05.06.2017 N ЕД-4-15/10588, от 24.07.2015 N ЕД-4-2/13005@, Информация ФНС России от 13.04.2020 ("Суды трех инстанций признали доказанным получение организацией необоснованной налоговой выгоды"), п. 10 Общедоступных критериев оценки рисков, утв. Приказом ФНС от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@, Письмо ФНС от 16.09.2021 N АБ-4-20/13183@), п. 5 Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 N 53):
- отсутствие регистрации в ЕГРЮЛ;
- «массовый» учредитель (руководитель);
- наличие адреса массовой регистрации;
- "миграция" между налоговыми инспекциями (неоднократное снятие и постановка на учет в налоговых органах в связи с изменением места нахождения);
- отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя контрагента (его представителя) или копий документа, удостоверяющего его личность;
- отсутствие информации о фактическом местоположении контрагента, о его производственных, складских, торговых площадях;
- отсутствие производственных мощностей, помещений, персонала, транспортных средств и т.д. для ведения заявленной деятельности;
- отсутствие очевидных свидетельств возможности реального выполнения условий договора, а также наличие обоснованных сомнений в возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом необходимого для этого времени.
Также вас должно настораживать, например:
- нахождение контрагента (его руководителя) в особых негативных реестрах;
- активное участие в судебных спорах, большое количество возбужденных в его отношении исполнительных производств;
- отсутствие лицензий и необходимых допусков к определенным видам работ;
- регистрация незадолго до заключения сделки и др.
Заметим, что это лишь часто встречающиеся характерные признаки недобросовестности. Но ее неоспоримыми доказательствами они не являются.
В частности, участие в нескольких юрлицах само по себе не свидетельствует о нарушениях законодательства. Оценку риска при выборе контрагента следует проводить по совокупности признаков (Письмо Минфина от 22.10.2020 N 03-12-13/91957).
Более того, наличие вышеуказанных признаков может быть вызвано субъективными причинами. Например, отнесение адреса к адресу массовой регистрации может быть следствием нахождения офиса в бизнес-центре. Эту информацию можно выяснить с помощью таких сервисов как Яндекс.Карты и Google Maps.
Однако наличие вышеуказанных фактов, необусловленных объективными причинами, должно вас насторожить и заставить проверить контрагента более тщательно, задать ему дополнительные вопросы. И оценить, следует ли заключать с ним сделку.
Как проверить контрагента и проявить должную осмотрительность
Проверка контрагента – это комплексное мероприятие, включающее изучение всех доступных сведений о нем. Ее предметом является проверка добросовестности контрагента как при заключении сделки с вашей организацией, так и при ведении бизнеса в целом.
Важными факторами для анализа деятельности контрагента являются (п. 14 Письма ФНС от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@, Письмо ФНС от 23.03.2017 N ЕД-5-9/547@):
- бизнес-история, известность на рынке, деловая репутация и опыт;
- публичное позиционирование и рекламное продвижение;
- наличие исполненных контрактов и рекомендаций клиентов;
- наличие необходимых ресурсов (мощностей, оборудования, персонала);
- платежеспособность контрагента или соответствие принимаемых им обязательств периоду его существования и масштабу деятельности.
Для оценки рисков при выборе контрагентов можно учитывать критерии налоговиков, используемые при отборе на выездные проверки, утвержденные Приказом ФНС от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@ (Письмо ФНС от 16.09.2021 N АБ-4-20/13183@).
Ваше руководство и ключевые сотрудники должны располагать полной информацией об обстоятельствах выбора каждого контрагента.
Для того, чтобы понимать, что будет интересовать налоговиков при проверке проявленной вами должной осмотрительности, рекомендуем ознакомиться с Приложениями 1 и 2 к Методическим рекомендациям "Об исследовании и доказывании фактов умышленной неуплаты или неполной уплаты сумм налога (сбора)" (Письмо ФНС от 13.07.2017 N ЕД-4-2/13650@). В них содержатся перечни вопросов, которые проверяющие задают руководителям и сотрудникам организаций касательно выбора контрагентов. Вот некоторые из этих вопросов.
| - Знаком ли Вам лично руководитель организации-контрагента, при каких обстоятельствах, когда Вы познакомились? - Кто в организации занимается подбором поставщиков, субподрядчиков? - Как происходит поиск контрагентов, какими источниками информации Вы пользуетесь? - Кто выступает инициатором заключения договора с Поставщиками, от кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком? - Есть в организации лица или отдел, которые несут ответственность за выбор того или иного контрагента? - Какие действия Вы предпринимали для установления деловой репутации организации-контрагента? - Вы лично общаетесь с предполагаемыми партнерами, на чьей территории? - Какие вопросы задаете при встрече, с какими документами знакомитесь? - У вас попадались недобросовестные поставщики товаров (работ, услуг), какие действия Вы предпринимали в подобных случаях? |
|---|
Для оптимизации процесса проверки следует разработать и утвердить регламент ее проведения. Он должен содержать, в частности, следующую информацию:
- перечень сотрудников, ответственных за проведение проверки (ее этапов);
- перечни используемых источников и запрашиваемых у контрагентов документов;
- сроки проведения проверок;
- порядок документального оформления результатов проверок.
Серьезность проверки может зависеть от масштабов и особенностей сделки. Не имеет смысла проводить углубленную проверку, если контрагент – крупная известная компания с хорошей репутацией на рынке. Также не стоит тратить много времени, если заключается разовая сделка на небольшую сумму.
Итак, какие этапы проверки контрагента можно выделить?
Этап 1. Изучение деятельности контрагента в открытых источниках в сети Интернет
Изучите сайт потенциального контрагента. Хорошо проработанный сайт свидетельствует о серьезном подходе к осуществляемой деятельности. И, наоборот, сайт-визитка должен как минимум настораживать. Налоговики при сборе доказательств также изучают сайты организаций.
На сайтах часто размещают информацию о клиентах и партнерах. Можно связаться с ними и поинтересоваться, насколько они довольны сотрудничеством с вашим потенциальным контрагентом.
Поищите и проанализируйте рекламные объявления контрагента и отзывы о нем в Интернете и СМИ. Они послужат косвенным подтверждение реальности его коммерческой деятельности.
Полученные сведения распечатайте и сохраните. На распечатках укажите дату и время, когда вы изучали информацию о контрагенте, чтобы зафиксировать, какая информация была в открытом доступе в период его выбора в качестве участника сделки. Сохраните информацию о том, как вы узнали о контрагенте (из рекламы, через поисковый запрос, из рекомендаций третьих лиц).
Этап 2. Проверка сведений о контрагенте (его руководителе) с использованием сервисов
С помощью бесплатных сервисов в Интернет можно проверить сведения о контрагенте по его ИНН, ОГРН или названию (Ф.И.О. предпринимателя).
Рекомендуем воспользоваться нашим бесплатным сервисом «Проверка контрагента». С его помощью вы сможете оперативно шаг за шагом проверить ключевые сведения о вашем контрагенте (как организации, так и ИП) и автоматически сформировать справку о проверке с распечатками страниц с используемых сервисов. Чтобы вы ничего не упустили, мы подготовили видео-инструкцию.
Порядок проверки сведений о контрагенте-организации на примере работы нашего Сервиса (бесплатно)
| Шаги | Что делаем |
|---|---|
Проверяем сведения:
| |
Шаг 2. Сервис ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде» | Получаем выписку из ЕГРЮЛ, которая содержит большое количество информации о контрагенте (сведения о регистрации, учредителях, руководителе, видах деятельности и др.). |
Проверяем, нет ли сведений о ликвидации/реорганизации контрагента, его предстоящем исключении из ЕГРЮЛ. | |
Проверяем, есть ли у контрагента задолженность по налогам, переданная на взыскание судебному приставу-исполнителю, и представлял ли контрагент в течение прошедшего года налоговую отчетность. | |
Шаг 5. Сайт «Федресурс.Банкротство.Единый Федеральный Реестр сведений о банкротстве» | Проверяем, не значится ли контрагент в реестре банкротов. |
Проверяем, имеются ли предъявленные контрагенту другими лицами иски (дела, в которых контрагент выступает в качестве ответчика). | |
Шаг 7. Сайт ФССП | Проверяем, имеются ли незавершенные исполнительные производства в отношении контрагента. |
Проверяем действительность паспорта руководителя контрагента. Если договор подписывает представитель по доверенности, проверяем его паспорт. |
Аналогичным образом с помощью Сервиса можно проверить сведения о контрагенте-ИП.
По результатам проверки Сервис предложит вам создать, сохранить в Word и распечатать Справку о проверке контрагента. К Справке приложите распечатанные страницы из использованных сервисов.
Можно проверить и добавить в Справку иные сведения о контрагенте.
| Сведения о контрагенте | Источник |
|---|---|
О наличии решений о приостановлении операций по счетам | Сервис «Система информирования банков о состоянии обработки электронных документов (311-П, 440-П)» |
О включении в реестр недобросовестных поставщиков | |
О раскрытии обязательной для опубликования информации | |
О проверках органами контроля | |
О членстве в Торгово-промышленной палате | |
О наличии действующих лицензий | Сайты лицензирующих органов |
О действительности и подлинности доверенности, если договор подписывает представитель по доверенности | |
О недвижимости и автомобилях контрагента | |
Об обременениях, которые наложены на имущество контрагента |
Кроме того, можно получить следующие документы на контрагента.
| Документ | Откуда взять |
|---|---|
Выписка из реестра СМП | |
Бухотчетность контрагента в электронном виде | |
Бухотчетность контрагента-НКО в электронном виде |
Проверить наличие статуса самозанятого у контрагента-физлица можно с использованием Сервиса «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход (самозанятого)».
Кроме того, можно попросить контрагента добавить вас к нему в «друзья» в сервисе «Как меня видит налоговая» в его личном кабинете (сервис организован по принципу соцсети). Там можно найти показатели его финансово-хозяйственной деятельности и результаты мероприятий налогового контроля, проведенных в его отношении. Сервис позволяет оценить контрагента по критериям налоговой службы, просто и быстро получить доступ к его показателям, что упрощает проверку и сокращает вероятность претензий со стороны проверяющих (Информация ФНС от 22.03.2022, Информация ФНС от 16.03.2022 "В личных кабинетах ЮЛ и ИП теперь можно найти информацию о показателях финансово-хозяйственной деятельности контрагентов").
Этап 3. Запрос необходимых документов у самого контрагента
У организации-контрагента можно запросить копии:
- устава организации;
- документов, подтверждающих полномочия руководителя;
- паспорта руководителя с согласием на обработку персональных данных;
- свидетельства о госрегистрации (ОГРН) (с 01.01.2017 – Лист записи ЕГРЮЛ);
- свидетельства о постановке на налоговый учет (ИНН);
- документов, подтверждающих нахождение контрагента по юридическому и фактическому адресу.
Если контрагент – ИП, запросите копии:
- свидетельства о госрегистрации в качестве ИП (с 01.01.2017 – Лист записи ЕГРИП);
- свидетельства о постановке на налоговый учет (ИНН);
- паспорта со страницей прописки;
- документов, подтверждающих право владения (пользования) недвижимостью, где ведется деятельность.
В некоторых случаях могут понадобиться и копии иных документов, таких как:
- лицензии, разрешения, свидетельства о членстве в СРО, если деятельность контрагента предполагает наличие у него этих документов;
- доверенности на право подписи документов, если их будет подписывать не руководитель контрагента-организации или представитель контрагента-ИП.
Если сделка крупная, нужно получить от контрагента документы, подтверждающие наличие у него ресурсов для ее исполнения – производственных мощностей, кадров, имущества.
Предоставление неполного пакета запрошенных документов или несоответствие данных из этих документов данным из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) должно вас насторожить и заставить проверить контрагента более тщательно, задать ему дополнительные вопросы.
Этап 4. Анализ финансового состояния контрагента по его бухотчетности
При выборе контрагента важно получить общее представление о его финансовом состоянии, в частности, о его платежеспособности. Для этого можно проанализировать его бухгалтерский баланс (п. 18 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»).
Как упоминалось выше, бухотчетность контрагента в электронном виде можно получить на сайте ГИР БО. При ее анализе может быть полезен Государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Обратите внимание на показатели строк баланса (основные средства, запасы, заемные средства, кредиторская и дебиторская задолженность, убытки и др.), а также на их динамику. Можно провести вертикальный и горизонтальный анализ баланса, чтобы изучить изменение его структуры и показателей во времени. Коэффициентный анализ показателей также поможет получить представление о его финансовой состоянии.
Можно проанализировать не только баланс, но и другие формы бухотчетности.
Вообще анализ бухотчетности предприятия – отдельная большая тема. Поэтому мы приведем лишь несколько коэффициентов, которые можно рассчитать по данным баланса, и их рекомендуемые значения.
| Коэффициент | Формула расчета | Рекомендуемое значение |
|---|---|---|
Коэффициент общей платежеспособности отражает способность покрыть краткосрочные и долгосрочные обязательства имеющимися активами | Кобщ.пл. = А / (ДО + КО), где | больше/равно 2 |
Коэффициент независимости показывает, в какой степени активы сформированы за счет собственного капитала | Кн. = СК / ВБ, где | больше/равно 0,5 |
Коэффициент финансовой устойчивости показывает, насколько организация независима от заемных средств, и насколько ее активы финансируются за счет источников, которые можно использовать длительное время | Кфин.у. = (СК +ДО) / П, где | от 0,6 до 0,9 |
Коэффициент абсолютной ликвидности отражает способность с помощью высоколиквидных активов расплачиваться по краткосрочным обязательствам | Кабс.л. = (ДС + КФВ) / КО, где | не менее 0,2 |
Коэффициент срочной ликвидности показывает возможность погашать краткосрочные обязательства за счет быстрореализуемых и высоколиквидных активов | Кср.л. = (ДС + КФВ + ДЗ + ПОА) / КО, где | от 0,8 до 1 |
Коэффициент текущей ликвидности отражает способность погашать краткосрочные обязательства за счет оборотных активов | Ктек.л. = ОА / КО, где | 1,5 – 2,5 |
Некоторые показатели баланса должны вас насторожить, например:
- отсутствие основных средств, если контрагент занимается производством или торговлей. Отсутствие производственных мощностей может свидетельствовать о его недобросовестности. Если он арендует необходимое имущество, пусть предоставит договоры аренды. Но в любом случае нужно понимать, что отсутствие собственных внеоборотных активов (недвижимости, оборудования, транспортных средств) может затруднить взыскание долга, если контрагент откажется или не сможет погасить свои обязательства;
- увеличение кредиторской задолженности и заемных средств. Похоже, что контрагент по каким-то причинам не погашает свои обязательства. Это может свидетельствовать как о его недобросовестности, так и об ухудшении финансового положения, о росте зависимости от заемных средств;
- отражение убытков. Для налоговиков отражение убытков в течение двух лет и больше – один из критериев для отбора на выездную проверку (п. 2 Общедоступных критериев оценки рисков, утв. Приказом ФНС N ММ-3-06/333@). Для вас это тоже тревожный звонок. Поинтересуйтесь у контрагента, с чем связана эта ситуация.
Этап 5. Знакомство с руководителем контрагента
Если налоговики захотят проверить, проявили ли вы должную осмотрительность, они, скорей всего, спросят руководителя и (или) сотрудников, знаком ли им лично руководитель контрагента, при каких обстоятельствах и когда произошло знакомство (Письмо ФНС от 13.07.2017 N ЕД-4-2/13650@).
ФНС на своем сайте разъясняет, что при заключении договора, желательно лично встретиться с руководителем контрагента. При отсутствии возможности личной встречи (по причине географической удаленности и т.д.), для обсуждения условий сделки возможно использование видеосвязи.
В каком бы формате не проходили переговоры, составьте протокол, в котором будут зафиксированы место и время их проведения, состав участников и предмет обсуждения. Протокол должен подписать руководитель контрагента.
При наличии контрольно-пропускного режима факт личной встречи подтвердите данными входа (выхода) руководителя контрагента на территорию вашей организации.
Вас должно сильно насторожить, если руководитель контрагента ведет себя подозрительно, в частности, отрицает связь с организацией-контрагентом, избегает личного контакта, отказывается предоставить копию паспорта (например, под предлогом его утери), уклончиво отвечает на вопросы, прямо касающиеся взаимодействия с его организацией, и т.д.
Этап 6. Документальное оформление результатов проверки
По результатам проверки создайте досье на контрагента, с которым заключаете сделку. В него нужно включить:
- справку о проверке контрагента в открытых интернет-сервисах и распечатки с этих сервисов;
- копии документов, полученные от контрагента (копии устава, паспорта руководителя и др.);
- распечатки сведений из интернет-ресурсов, полученные в ходе проверки.
Если ведете досье в электронном виде, сохраните на компьютере все нужные файлы по каждому контрагенту в отдельной папке.
Сохраните деловую переписку с контрагентом. Она может стать одним из доказательств реальности сделки и проявленной должной осмотрительности для судей.
